Podle čl. 12 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení"), platí, že správce je povinen přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektu údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace o zpracování jeho osobních údajů a učinil veškerá sdělení reagující na uplatněná práva subjektů údajů ve vztahu ke zpracování jeho osobních údajů.
Dle výše uvedeného ustanovení Nařízení je pak správce povinen takovéto informace poskytnout písemně nebo jinými prostředky, například ve vhodných případech v elektronické formě - s tím, že může dojít i k ústnímu předání informací (pokud je identita dané osoby doložena jinými způsoby).
Pokud pak subjekt údajů - váš bývalý zaměstnanec - požádal přímo o kopii svých osobních údajů, je vaše společnost v souladu s čl. 15 odst. 3 Nařízení povinna mu tuto kopii vydat v elektronické formě, pokud tuto formu použil i ve své žádosti sám zaměstnanec (a za předpokladu, že sám nepožádal o jakoukoli jinou formu).
Nicméně forma žádosti a následného předání kopie osobních údajů (nebo poskytnutí jiných informací o zpracování osobních údajů / reakce na uplatnění jiných práv subjektů údajů) neznamená, že by vaše společnost nemohla ověřit totožnost žadatele - naopak přímo z čl. 12 odst. 6 Nařízení vyplývá vaší společnosti jako správci právo (v případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele) požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti daného subjektu - ať už ověřením rodného čísla, adresy trvalého pobytu, nebo (zejména v případech žádostí o velké množství údajů nebo dokonce zvláštní kategorie osobních údajů) i o nahlédnutí do občanského průkazu / jiného dokladu potvrzujícího totožnost žadatele.
