Podle současné právní úpravy platí, že vaše společnost je oprávněna předávat osobní údaje třetí osobě jen za předpokladu, že s ní uzavřela za účelem dalšího zpracování osobních údajů smlouvu o zpracování osobních údajů.
Nezávislá poradenská společnost je z pohledu Nařízení chápána jako zpracovatel ve smyslu čl. 4 odst. 8, neboť zpracovává osobní údaje pro správce.
Smlouva o zpracování osobních údajů může být jak v písemné, tak i v elektronické formě.
Podle čl. 28 Nařízení by měla mít následující náležitosti:
- popsaný rozsah zpracování, které může být realizováno jen na základě doložených pokynů správce (daných v souladu se smlouvou a příslušnými právními předpisy);
- závazek mlčenlivosti osob podílejících se na zpracování;
- přijetí veškerých opatření nezbytných k zabezpečení osobních údajů (dle čl. 32 Nařízení);
- závazek zpracovatele splnit zákonné podmínky pro případné další zpracování prostřednictvím subzpracovatele;
- součinnost poskytovaná správci v souvislosti s uplatněním práv subjektů údajů na jejich práva vyplývající ze zpracování osobních údajů (tj. na přístup k osobním údajům; výmaz, opravu a omezení osobních údajů; přenositelnost osobních údajů);
- prohlášení o vymazání osobních údajů po dosažení účelu / skončení platnosti smlouvy;
- zajištění práva správce na provedení kontroly (auditu / inspekce) na dodržování povinností zpracovatele při zpracování osobních údajů.
Pokud tedy vaše společnost zajišťuje zpracování mezd svých zaměstnanců prostřednictvím třetí osoby (externí mzdové agentury), pak je nezbytné, aby s ní uzavřela smlouvu o zpracování osobních údajů, a to tak, aby buď "hlavní" zpracovatelská smlouva obsahovala (zřejmě na základě dodatku) ujednání o ochraně osobních údajů s výše uvedenými náležitostmi, nebo aby byla uzavřena samostatná smlouva o zpracování osobních údajů (vedle "hlavní" zpracovatelské smlouvy) - s tím, že doporučuji ošetřit rovněž výslovně, že za zpracování mzdových údajů jako osobních údajů s ohledem na Nařízení a další právní předpisy již nenáleží žádná odměna (příp. že tato odměna je již součástí odměny poskytované za služby dle "hlavní" zpracovatelské smlouvy).
