Časté dotazy našich uživatelů:
Máme dotaz ohledně zápisu z jednání zastupitelstva naší obce - jak podrobný může být a co vše tam lze uvést? Nechceme se dostat do konfliktu s právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Vzhledem k tomu, že zasedání zastupitelstva obce jsou veřejná (§ 93 odst. 3 zákona o obcích), není důvěrnost projednávaných věcí tak intenzivní jako v případě jednání rady obce.
Pokud se jedná o zápis z jednání zastupitelstva obce, jehož součástí jsou i usnesení, přijatá během jednání, rozlišujeme dvojí způsob zpřístupnění těchto zápisů - poskytování informací (i) oprávněným osobám a (ii) neomezenému okruhu osob.
Zákon (§ 16 a § 17 zákona o obcích) vymezuje okruh osob, které jsou oprávněny nahlížet do zápisů z jednání a pořizovat si z nich výpisky - občané obce či kraje starší 18 let s trvalým pobytem na území obce či kraje, vlastníci nemovitostí na území obce či kraje a cizí státní příslušníci mající trvalý pobyt na území obce či kraje, stanoví-li tak mezinárodní smlouva.
Při nahlížení tímto způsobem musí dokumenty obsahovat veškeré záležitosti, včetně osobních údajů. Při prodeji nemovitosti musí být uvedena i přesná identifikace kupce, aby byl právní úkon od počátku jasný a určitý a nemohla být namítnuta jeho neplatnost. Osobní údaje lze v tomto případě zpracovávat i bez souhlasu dotčených osob.
O poskytování informací neomezenému okruhu osob se hovoří v případech, kdy jsou dokumenty zveřejněny v tisku, na internetu či jiném médiu.
V takovém případě mají k informacím přístup i jiné osoby než osoby oprávněné podle zákona - s tím, že v takovém případě mohou být informace týkající se osobnosti, projevů osobní povahy, soukromí fyzické osoby a její osobní údaje podle § 8a zákona o svobodném přístupu k informacím poskytovány jen v souladu s právními předpisy upravujícími jejich ochranu (tj. v tomto případě Nařízení GDPR a zákon o zpracování osobních údajů).
Z toho důvodu je nutné při zveřejňování informací v tisku či na internetu osobní údaje anonymizovat (pokud není dán souhlas se zpracováním osobních údajů dotčených osob), či jejich rozsah omezit tak, aby nedošlo k porušení zákona, ale sdělení stále splňovalo svůj účel - Úřad pro ochranu osobních údajů v tomto směru doporučuje, aby se v tisku / na internetu zároveň uvedla informace o tom, že je daná verze zápisu upravena a původní znění je z důvodu ochrany osobních údajů k dispozici k nahlédnutí pouze na příslušném obecním (městském) úřadě.