Na základě ustanovení § 96 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vést evidenci odpracované doby, práce přesčas, noční práce, pracovní pohotovosti, doby odpracované v době pracovní pohotovosti u jednotlivých zaměstnanců včetně vyznačení jejich začátku a konce. Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit mu nahlédnout do jeho evidence pracovní doby a pořizovat si z nich výpisy.
Nic dalšího k tomu zákoník práce ani žádný jiný právní předpis nestanoví. Je tedy pouze na zaměstnavateli, jaký způsob evidence pracovní doby zvolí. Je však nutné, aby z této evidence bylo patrné, jak měl zaměstnanec stanoven začátek a konec směn, začátek a konec skutečné práce, kolik hodin zaměstnanec odpracoval za den, za týden, za měsíc, kolik z toho bylo přesčas, případně v noci a zvlášť vést hodiny pracovní pohotovosti. Dále by pro kontrolu mělo být možné z evidence vyčíst, zda byl dodržen nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami a v týdnu. Vzhledem k tomu, že to má být evidence vedená zaměstnavatelem, je vhodné, aby byla podepsaná příslušným vedoucím zaměstnancem (většinou přímým nadřízeným), který ručí za správnost uvedených údajů.
Pokud zaměstnavatel využívá jako evidenci pracovní doby evidenci docházky (ať elektronicky, nebo ručně vedenou), která není ze zákona povinná, je třeba si uvědomit, že docházka - to je rozdíl mezi odchodem a příchodem - pouze označuje, jakou dobu se zaměstnanec zdržuje na pracovišti, případně v objektu zaměstnavatele, a nemusí být a zpravidla ani není totožná se skutečně odpracovanou dobou. Je tedy možné a vhodné, aby do této evidence docházky dělal vedoucí ručně zásahy, co se týká skutečně odpracované doby (např. ve vztahu k přesčasové práci, což je nejen odpracovaná doba nad stanovenou pracovní dobu, ale konaná navíc "na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem").
Příklad:
Zaměstnavatel seznámil zaměstnance v souladu s ustanovením § 84 zákoníku práce písemně a alespoň 2 týdny předem s jeho rozvrhem týdenní pracovní doby. Podle něho mu směny začínaly v 6.00 hodin a končily ve 14.30 hodin. Dle elektronické evidence docházky vedené zaměstnavatelem prošel zaměstnanec snímacím zařízením v 5.50 hodin a areál zaměstnavatele opustil ve 14.45 hodin. Výkon práce zahájil ale až v 6.00 hodin a ukončil ji na konci směny ve 14.30 hodin. Tyto údaje se objeví u zaměstnavatele v evidenci pracovní doby dle ustanovení § 96 odst. 1 zákoníku práce. Celkem 25 minut před začátkem směny a po jejím skončení se do pracovní doby nezapočítává, nejde o žádnou práci přesčas.
