Podle čl. 10 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení"), smí být zpracování osobních údajů rozsudků v trestních věcech a trestných činů či souvisejících bezpečnostních opatření prováděno pouze (1) pod dozorem orgánu veřejné moci (v ČR pod dohledem Ministerstva spravedlnosti ČR ve spolupráci s Ministerstvem vnitra ČR) a dále tehdy, (2) jedná-li se o zpracování osobních údajů oprávněné dle lokálního práva.
Vzhledem k tomu, že výpis z rejstříku trestů může obsahovat údaje o odsouzení dotčené osoby, jedná se v takovém případě nejen o zvláštní kategorii osobních údajů, ale zároveň také o takové osobní údaje, které je možné zpracovávat (s výjimkou zpracování vedeného Rejstříkem trestů) jen tehdy, pokud to stanoví zákon - s tím, že v případě uchazečů o zaměstnání a dále u zaměstnanců je tak nutné vycházet ze zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, a dále zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů.
U uchazečů o zaměstnání smí potenciální zaměstnavatel požadovat údaje týkající se trestní bezúhonnosti ve smyslu § 30 odst. 2 zákoníku práce ve spojení s § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti jen za předpokladu, že bezúhonnost je stanovena jako zákonný předpoklad k výkonu dané práce, anebo je-li bezúhonnost požadována na danou pracovní pozici zaměstnavatelem (je-li takovýto požadavek na konkrétní pracovní pozici rovněž objektivně ospravedlnitelný).
Rovněž pak i u samotných zaměstnanců je dále možné požadovat (a následně uchovávat či jinak zpracovávat) osobní údaje týkající se trestní bezúhonnosti pouze tehdy, je-li bezúhonnost stanovena jako předpoklad pro danou pracovní pozici zákonem, anebo je-li ospravedlnitelně vyžadována zaměstnavatelem pro danou pracovní pozici, a to v souladu s § 316 odst. 4 písm. h) zákoníku práce.
S ohledem na výše uvedené je tak vaše společnost oprávněna požadovat údaje o trestní bezúhonnosti jen od uchazečů pracujících na pozici, kde je bezúhonnost vyžadována zákonem nebo vaší společností, pokud je to u dané společnosti odůvodnitelné (zatímco tedy například u pracovníka pracujícího s hotovostí by takový požadavek byl odůvodnitelný, tak například u pracovníka zajišťujícího úklid by zřejmě takovýto požadavek neobstál).
Pro úplnost je pak třeba odlišit samotné uchování výpisu z rejstříku trestů, kdy z ustálené praxe Úřadu pro ochranu osobních údajů vyplývá, že pro zjištění trestní bezúhonnosti není nutné další uchování výpisu (postačí jen ověření skutečností uvedených uchazečem a příslušný záznam), zejména pak v případě, že by výpis z rejstříku trestů obsahoval údaje o odsouzení dané osoby.
