Tento nesoulad může být způsoben nezaúčtováním některých skladových pohybů, či naopak účtováním na účty zásob bez zaevidování těchto pohybů ve skladové evidenci, příp. výdeji zásob do mínusu, chybným výpočtem průměrných cen apod. Tyto chyby bývají způsobeny špatným nastavením účtování ve skladové evidenci, problémy v oběhu dokladů, špatným použitím software, ve kterém se vede skladová evidence a účetnictví atd.
Základním předpokladem pro minimalizaci chyb tohoto typu v oblasti zásob je správná evidence zásob, tj. správné zachycení pořízení zásob a veškerých následných pohybů těchto zásob (spotřeba, přesun mezi sklady, prodej atd.). Je proto třeba mimo jiné dodržovat i následující pravidla:
- K přehlednosti evidence zásob napomůže vhodné analytické členění jednotlivých syntetických účtů zásob (především 112, 132) odpovídající členění zásob ve skladové evidenci. Je třeba zásoby členit tak, aby byly naplněny požadavky účetních předpisů na analytické účty v oblasti zásob (mj. ČÚS č. 001 - Účty a zásady účtování na účtech, ČÚS č. 015 - Zásoby), tj. např. podle jednotlivých druhů či skupin zásob (materiál, zboží atd.), hmotně odpovědných osob, místa uložení, evidovat zvlášť zásoby zapůjčené či odeslané ke zpracování, skladování atd.
- Je vhodné zvolit takové členění, aby byla usnadněna kontrola zůstatků účtů zásob na skladovou evidenci. Tj. aby stav zásob materiálu a zboží v účetnictví (účty 112, 132) seděl na příslušný sklad ve skladové evidenci. Aby tak bylo možné ze skladové evidence zjistit, z jakých položek se skládá zůstatek např. na účtu 112 atd. V praxi to není úplnou samozřejmostí. Vhodné nastavení v oblasti evidence a účtování zásob může velmi usnadnit práci se zásobami a usnadnit kontrolu jejich evidence a účtování. Kontrolu je třeba provádět častěji než pouze jedenkrát ročně v rámci účetní závěrky.
- V praxi se často provádí inventarizace zásob jen zcela formálně. Místo toho, aby se zjišťoval skutečný stav zásob a ten se porovnával se stavem zásob na skladě, se "inventurní soupis" zásob "vyjede" ze skladové evidence a tento soupis se takřka automaticky považuje za skutečný stav zásob bez nějaké větší kontroly. Na skladě pak mohou být evidovány zásoby, které již neexistují, či naopak některé zásoby nejsou vůbec evidovány. Správně by se soupis zásob měl vyhotovit při fyzické inventuře zásob a tento soupis teprve pak kontrolovat na skladovou evidenci, praxe je ale často jiná. K inventarizaci by se nemělo přistupovat jako k nějaké nepříjemné povinnosti, otravující život účetních, ale jako k důležitému a nenahraditelnému prvku kontroly.
