Osobní složky (papírové i elektronické) zaměstnance by měly být po jeho odchodu vyčištěny od všech údajů a dokumentů, které již nejsou potřeba. V zásadě by v osobních složkách měly zůstat jen základní dokumenty o pracovním poměru (historie pracovního poměru), hodnocení zaměstnance pro budoucí pracovní posudky a údaje a doklady, které slouží pro ochranu práv zaměstnavatele (např. v případě vedení soudního sporu se zaměstnancem). Zaměstnavatel by měl mít dále stanovenu dobu uchování osobních složek (např. 10 až 15 let) a po jejím uplynutí by měl osobní složky vyskartovat, případně vymazat.

Pokud si zaměstnavatel hodlá ponechat některé osobní údaje bývalého zaměstnance (např. soukromá kontaktní data), aby s ním nadále mohl udržovat komunikaci (tzv. alumni programy - zasílání pozvánek na různé akce), musí si před odchodem zaměstnance získat jeho souhlas.

U mzdové agendy jednotlivé doby uchování vyplývají z právních předpisů (např. mzdový list 30 let).