Účetní jednotky oceňují účetní SW pořízený úplatně pořizovací cenou stanovenou v souladu s účetními předpisy. Tato pořizovací cena je podrobněji definována především v § 47 odst. 1 vyhlášky č. 500/2002 Sb.. V tomto ustanovení jsou uvedeny náklady, které jsou součástí ocenění dlouhodobého nehmotného majetku a jeho technického zhodnocení. Jde o náklady, které jsou vynaložené do doby, kdy je tento majetek uveden do stavu způsobilého k užívání, tj. do dokončení pořizovaného majetku a splnění stanovených funkcí a povinností stanovených zvláštními právními předpisy pro jeho užívání (viz § 6 odst. 8 vyhlášky).
Tento zde uvedený výčet však není úplný, vzniknou-li poplatníkovi i jiné náklady v souvislosti s pořizováním majetku, musí být připočteny k pořizovací ceně. V úvahu pro ocenění nového účetního SW z nákladů zmíněných v § 47 odst. 1 vyhlášky přichází např. náklady na:
- přípravu a zabezpečení pořizovaného majetku, zejména odměny za poradenské služby a zprostředkování (provize),
- předprojektové přípravné práce,
- úroky z úvěru na pořízení SW, pokud se tak účetní jednotka rozhodne,
- dopravné,
- instalace,
- zkoušky a testování před uvedením SW do stavu způsobilého k užívání atd.
V § 47 odst. 2 vyhlášky jsou naopak uvedeny náklady, které součástí ocenění dlouhodobého nehmotného majetku a jeho technického zhodnocení nejsou. Jde např. o náklady na:
- opravy a údržbu,
- kursové rozdíly,
- smluvní pokuty a úroky z prodlení, popřípadě jiné sankce ze smluvních vztahů,
- náklady na zaškolení pracovníků.
Součástí ocenění účetního jsou tedy kromě ceny účetního SW náklady související s jeho instalací a nastavováním, a to do jeho uvedení do stavu způsobilého k užívání, tj. do doby, od kdy je SW možné začít používat.
Do pořizovací ceny dlouhodobého majetku je třeba kromě externích nákladů zahrnovat i vnitropodnikové služby související s jejich pořizováním (tj. vlastní přepravné, cestovní náklady vlastních zaměstnanců či jiná činnost vlastních zaměstnanců při pořizování resp. zavádění účetního SW), tj. je třeba provádět aktivaci těchto služeb. To se však v praxi příliš neprovádí.
Naopak součástí ocenění účetního SW nejsou náklady na proškolení zaměstnanců bez ohledu na to, kdy bylo školení prováděno (účtuje se např. na účet 518). Je tedy třeba se snažit rozlišit náklady na nastavení účetního SW (instalace, nastavení parametrů atd.) a zaškolování pracovníků.
Účetní jednotky mnohdy chybně oceňují majetek, pořizovací cena dlouhodobého majetku totiž často neobsahuje všechny vedlejší náklady pořízení. Účetní jednotky zahrnují chybně přímo do nákladů částky vedlejších pořizovacích nákladů, které by měly být součástí ocenění majetku (tj. součástí pořizovací ceny dlouhodobého majetku) či technického zhodnocení. Jedná se mj. o dopravné, provize, montáž, projekční práce, vnitropodnikové služby atd. Pořizovací cena dlouhodobého hmotného majetku pak neobsahuje všechny vedlejší náklady pořízení.
