Elektronická forma pracovněprávních dohod a ujednání o odměňování zaměstnanců

Pracovní smlouva je dvoustranným právním jednáním, vyžaduje tedy souhlas a podpis obou smluvních stran. Totéž platí i pro jakékoliv změny a dodatky, u kterých je taktéž třeba podpisu obou smluvních stran, tedy podpisu zaměstnance i zaměstnavatele.

Nyní se dostáváme k velice zajímavému bodu, a to ke stanovení mzdy a odměny. Většina zaměstnavatelů stanovuje mzdy a odměny jednostranným interním rozhodnutím, a to vnitřním předpisem. V této situaci musí být zaměstnanec s vnitřním předpisem seznámen před začátkem výkonu práce. Další možností, jak informovat zaměstnance o výši mzdy, je dle ustanovení § 113 zákoníku práce mzdový výměr. Zaměstnavatel je povinen v den nástupu do práce zaměstnanci vydat písemný mzdový výměr, který obsahuje údaje o způsobu odměňování, o termínu a místě výplaty mzdy, jestliže tyto údaje neobsahuje pracovní smlouva nebo vnitřní předpis. Ohledně změn mzdového výměru postačí zaměstnance o změnách písemně informovat, například elektronicky formou e-mailu, nejpozději v den, kdy změna nabývá účinnosti. V tomto případě je vždy nutné z důvodů prevence budoucích soudních sporů dbát na to, aby bylo doručení této změny zaměstnanci prokazatelné.

Dohoda o mzdě je, jak již bylo výše uvedeno dvoustranným právním jednáním, zaměstnavatel ji sjednává se zaměstnancem písemně a je třeba podpisu obou smluvních stran. Mnoho HR specialistů si v současné době láme hlavu tím, jak si tento proces uzavírání dohod administrativně usnadnit. Dle zákoníku práce se na pracovněprávní vztahy subsidiárně použije občanský zákoník, v tomto případě ustanovení o písemné formě smlouvy. K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě je třeba podpisu jednajícího. Tam, kde je to obvyklé může být podpis nahrazen mechanickými prostředky, například razítkem, a jiný právní předpis stanoví, jak lze písemnost elektronicky podepsat při právním jednání učiněném elektronickými prostředky.

Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky, pokud je umožněno zachycení obsahu a určení jednající osoby. Dle komentáře k občanskému zákoníku (MELZER, F., TÉGL, P. a kolektiv: Občanský zákoník - velký komentář. Svazek III. § 419−654. Praha: Leges, 2014, s. 635) podpis plní funkci identifikace jednajícího a dále je i zárukou autentičnosti, resp. ochrany před falšováním.

Co se týká formy podpisu, z komentáře k občanskému zákoníku vyplývá, že je možné učinit podpis vlastnoručně „tužkou na papír“ či je možný podpis elektronický. Zákon o elektronickém podpisu byl zrušen po 16 letech své existence a byl nahrazen novým zákonem o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. V tomto zákoně je stanoveno, že k podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná jiným způsobem než je uvedeno v § 5 a § 6 odst. 1 zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, kde je stanovena povinnost použít uznávaný elektronický podpis, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná vůči veřejnoprávnímu podepisujícímu nebo jiné osobě v souvislosti s výkonem jejich působnosti. V soukromoprávních vztazích by měl postačit jakýkoliv další typ elektronického podpisu, tedy téměř jakákoliv data v elektronické podobě.

Další možností, jak se zbavit administrativy spojené s uzavíráním dohod o mzdách a odměnách zaměstnanců, je využití tzv. biometrického podpisu. Jedná se o způsob, který je využíván například na úřadech a v zahraničí, podepisující se nepodepisuje na listinu, ale na elektronické zařízení, např. speciální „čtečku“ k podpisu určenou tužkou. Tento způsob by s jeho zavedením nesl značné finanční náklady, avšak zjednodušil by vedení administrativy a umožnil vedení evidence pouze v elektronické podobě.

Závěrem lze shrnout, že ujednání o mzdě a způsobu odměňování nepatří mezi základní náležitosti pracovní smlouvy, avšak mzda musí být sjednána, stanovena nebo určena před začátkem výkonu práce, za kterou má tato mzda či odměna příslušet. Jestliže je mzda sjednána dohodou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, je třeba podpisu obou smluvních stran, tento způsob může být i ve formě elektronického podpisu či tzv. biometrického podpisu. Za nejvhodnější považuji určení odměňování zaměstnanců vnitřním předpisem, jelikož se jedná o způsob administrativně méně náročný a odpadá zde nutnost jednat s každým zaměstnancem samostatně. Nicméně, je nutné dbát na to, aby se zaměstnanec s tímto vnitřním předpisem seznámil.