Archivace mzdové agendy
Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.
Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).
Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).
Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:
- mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
- záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
- doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
- stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.
Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týká, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.
Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.
Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde.
Zdroj: BNT journal
Další články
Nová pravidla pro úhradu vakcín: když vyšší spotřeba vede k úsporám na celospolečenské úrovni
Od 1. ledna 2026 vstoupila v účinnost novela zákona o veřejném zdravotním pojištění, která zavádí zcela nový režim pro úhradu léčivých přípravků obsahujících očkovací látky a monoklonální protilátky určené k profylaxi (dále jen „vakcíny"). Nově bude rozhodování o výši a podmínkách úhrady vakcín probíhat ve správním řízení, které povede Státní ústav pro kontrolu léčiv. Do rozhodovacího procesu se zapojí také Ministerstvo zdravotnictví a jeho speciální poradní orgán.
Kdo posuzuje žádost o azyl? Ústavní soud koriguje praxi obecných soudů při výkonu trestu vyhoštění
Ústavní soud vymezil jasné hranice mezi pravomocemi soudů a správních orgánů v případech, kdy se trest vyhoštění střetává se žádostí o mezinárodní ochranu. Připomněl, že o azylu rozhoduje výhradně Ministerstvo vnitra a že vyhoštění začíná až jeho skutečným provedením. Nález tak zásadně mění pohled na střet trestního řízení a mezinárodní ochrany.
Elektrokoloběžky v silničním provozu
Elektrokoloběžky se v posledních letech staly zcela běžnou součástí silničního provozu. Jejich majitelé je používají k vlastnímu transportu jak mezi blízkými obcemi například při každodenním dojíždění do zaměstnání, tak především ve městech. Tam často využívají služeb poskytovaných subjekty nabízejícími tzv. sdílení elektrokoloběžek. S tím vším se samozřejmě pojí účast těchto elektrokoloběžek v provozu na pozemních komunikacích.
Co nás Duolingo naučilo o retenci a jak se na to dívá GDPR
Duolingo připomíná roky neaktivity. Z pohledu GDPR to ale otevírá zásadní otázku: kdy už uchovávání osobních údajů přestává být legální?
Nový zákon o kritické infrastruktuře III. – Manažer kritické infrastruktury
Kdo stojí mezi kritickou infrastrukturou a státem? Manažer kritické infrastruktury je novou klíčovou rolí, která přináší nejen jasně vymezené povinnosti a požadavky, ale i praktické dopady pro fungování organizací. Co tato pozice obnáší a na co si dát pozor?
