Kdy lze skartovat whistleblowing oznámení?

Oblast ochrany oznamovatele (tzv. whistleblowing) a zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, již určitě není třeba představovat. Se základními parametry povinností, které z tohoto zákona vyplývají, se povinné subjekty již musely seznámit. Pokud tedy neignorují své právní povinnosti a nevystavují se tak řadě rizik, do pokut, přes negativní reputaci až po pozornost některého z kontrolních úřadů.

To ale neznamená, že by při postupu podle zákona o ochraně oznamovatelů nevznikaly otázky, výkladové nejasnosti a pochybnosti.

Jednou z mála řešenou oblastí je souvislost tohoto zákona a povinnosti související s archivací a skartací, kterou má většina povinných subjektů podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obvykle je to vnímáno jako dvě odlišné a nesouvisející právní úpravy. Dříve či později se však tyto dva zákony střetnou.

Archivace a skartace

Zákon o archivnictví ukládá určeným původcům vést spisovou službu, povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. S tím souvisí i další povinnosti, jako je skartační řízení (§ 7) či povinnost vydat spisový řád (§ 66 odst. 1), jehož součástí je i spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Původci pak následně označují dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.

V rámci skartačního řízení se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce nebo jeho právní nástupce.

Tato činnost obvykle není zcela jednoduchá, ať už z technického, procesního nebo právního hlediska (různé lhůty pro uchování dokumentů a informací podle různých předpisů). Proto je obvykle svěřena buď konkrétní osobě, která ji vykonává pro celého původce, nebo dokonce svěřena celému útvaru. Tyto osoby tedy mají přístup k veškerým listinám, které se dotýkají činnosti původce, a jsou to ony, kdo rozhodují o skartaci a také ji provádí. Jen zřídkakdy dovolí, aby jim do této činnosti někdo zasahoval, protože za přestupky podle zákona o archivnictví lze uložit vysoké finanční sankce.

Retenční lhůty podle zákona o ochraně oznamovatelů

Ze zákona o ochraně oznamovatelů vyplývá, že příslušná osoba (whistleblowing officer) vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

a) datum přijetí oznámení,

b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,

c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,

d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.

V rámci šetření a evidence podaných oznámení bude docházet ke zpracování osobních údajů ve velkém rozsahu a může dojít i ke zpracování osobních údajů zvláštní kategorie.

Příslušná osoba je dále povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Do této evidence, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup pouze příslušná osoba, případně pověřený zaměstnanec Ministerstva spravedlnosti při využití tzv. externího oznamovacího kanálu.

Po uplynutí této lhůty je nutné dokumenty a související informace nevratně vymazat, pokud k jejich dalšímu uchování není zvláštní právní důvod, například probíhající správní nebo soudní řízení. V takovém případě je pochopitelně možné oznámení a související dokumenty uchovat déle a zlikvidovat je až po pravomocném ukončení navazujícího řízení.

Ač to zákon výslovně neuvádí, lhůtu 5 let je nezbytné analogicky uplatnit i na informace vedené v evidenci oznámení, případně na jakékoliv další informační systémy, kde budou uchovány informace o oznámeních s možností identifikovat konkrétní osoby.

Střet zákona o archivnictví a whistleblowing zákona

Jak již bylo uvedeno výše, u původců ve smyslu zákona o archivnictví, kteří jsou také povinnými subjekty podle zákona o ochraně oznamovatelů, se skartaci věnují konkrétní pověřené osoby. V organizaci je obvykle nastaven jednotný postup, který je automaticky vyžadován i u dokumentace týkající se ochrany oznamovatele.

S ohledem na smysl právní úpravy ochrany oznamovatele je však nutné z tohoto zaběhlého procesu vystoupit. Právě na základě specifické úpravy v zákoně o ochraně oznamovatelů.

Jak uvádí i Metodika k aplikaci zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, od Ministerstva spravedlnosti, zákon v § 20 stanoví zákaz poskytnutí údajů o oznamovatelích, dalších chráněných osobách a oznámeních samotných. Totožnost oznamovatele a dalších chráněných osob není možné sdělit bez jejich písemného souhlasu třetí osobě, s výjimkou situace, kdy by příslušná osoba byla povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů (např. případ dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení podle trestního řádu). Tento zákaz se týká i třetích osob v rámci dané organizace, tedy např. pracovníků archivu, útvaru back-office, externí společnosti zajišťující úschovu a likvidaci dokumentů atd.

Je rovněž nutné, aby povinný subjekt zajistil, že k oznámením a jejich obsahu nebude mít přístup nikdo jiný než příslušná osoba. Řádné fungování vnitřního oznamovacího systému a nastavení pravidel pro ochranu oznamovatele a informací souvisejících s přijetím a prošetřením whistleblowing oznámení není odpovědností příslušné osoby, nýbrž povinného subjektu.

Jasná pravidla pro skartaci whistleblowing dokumentů

Veškerou dokumentaci související s whistleblowing agendou musí vést od počátku až do konce pouze whistleblowing officer, který v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů provede v příslušných lhůtách také skartaci. Proto je nutné, aby došlo k dohodě whistleblowing officera a osoby pověřené skartací, byl nastaven postup, který nebude odporovat spisovému a skartačnímu řádu, ale aby zároveň byla zachována důvěrnost požadované zákonem o ochraně oznamovatelů. A tento postup také dokumentovat a zavést do praxe.