Jak doručit důležité písemnosti nepřítomnému zaměstnanci a neudělat chybu?

Důležité písemnosti

Nejprve je nutné si uvědomit, které jsou ony „důležité“ písemnosti. Ustanovení § 334 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „zákoník práce“) sem řadí písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. například návrh na uzavření pracovní smlouvy, návrh dohody o změně pracovní smlouvy, výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, ale i písemné upozornění zaměstnance na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci podle § 52 písm. g) zákoníku práce. Mezi důležité písemnosti zákoník práce řadí i odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo důležité písemnosti týkající se odměňování, ale i záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného zaměstnance.

Doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

Pokud není zaměstnanec přítomen na pracovišti, zákon ukládá zaměstnavateli doručovat zaměstnanci uvedené důležité písemnosti mj. prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, což v praxi znamená zejména využití služeb České pošty s. p. V takovém případě je nutné odeslat uvedenou písemnost doporučeně do vlastních rukou s dodejkou, kdy ve smyslu ustanovení § 336 odst. 2 zákoníku práce musí být takové doručení doloženo písemným záznamem o doručení. Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převezme.

Zaměstnavatel je povinen doručovat zaměstnanci na adresu, kterou mu zaměstnanec písemně sdělil. Pokud se však zaměstnanec na uvedené adrese nezdržuje a neoznámí zaměstnavateli novou adresu pro doručování, pak se písemnost považuje za doručenou dnem, kdy došlo k uvedeném znemožnění přijetí písemnosti.

Pokud není zaměstnanec zastižen při doručování písemnosti, je nutné zanechat zaměstnanci oznámení o uložení písemnosti na poště a současně i poučení o následcích odmítnutí převzetí písemnosti a o neposkytnutí nezbytné součinnosti při doručení písemnosti, kdy úložní doba činí 15 dní. K doručení písemnosti pak dojde posledním dnem uvedené lhůty. Pakliže ovšem poučení o následcích odmítnutí převzetí písemnosti chybí, k platnému doručení písemnosti nedojde. Pokud zaměstnanec odmítne písemnost převzít, nebo neposkytne nezbytnou součinnost k doručení, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k takovému jednání zaměstnance došlo. Pokud ovšem chybí příslušné poučení, i zde k platnému doručení písemnosti nedojde.

Doručování prostřednictvím datové schránky

Pokud zaměstnanec vlastní datovou schránku jakožto fyzická osoba (nikoliv fyzická osoba podnikající) a v nastavení datové schránky umožní příjem soukromých zpráv, je možné takovému zaměstnanci doručovat důležité písemnosti prostřednictvím této datové schránky, pakliže ovšem zaměstnanec písemně souhlasil s takovým způsobem doručování. Písemnost se pak považuje za doručenou dnem, kdy se zaměstnanec přihlásil do datové schránky, nejpozději však 10. dne po takovém doručení v důsledku tzv. fikce doručení.

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Uvedený způsob doručení připadá v úvahu tehdy, pokud zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování.

Písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a k doručení dojde, pokud zaměstnanec potvrdí převzetí uvedené písemnosti zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou uznaným elektronickým podpisem (tzv. elektronická doručenka) nejpozději do 3 dnů od odeslání písemnosti. Při pozdějším doručení (potvrzení) se písemnost považuje za nedoručenou.

Novela zákoníku práce - zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony

Dne 1. října 2023 nabývá účinnosti první část novely zákoníku práce - zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony, která se týká mj. doručování písemností zaměstnanci. Další dvě části novely nabudou účinnosti 1. ledna 2024 a 1. ledna 2029.

Mezi důležité písemnosti, pro které zákon vyžaduje specifický postup při doručování, budou patřit pouze dokumenty týkající se skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (kromě dohody o ukončení), odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa a platební nebo mzdový výměr.

Dle ustanovení § 334a zákoníku práce bude zaměstnavateli umožněno zvolit si způsob doručení uvedené důležité písemnosti. Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací anebo prostřednictvím datové́ schránky anebo kdekoliv bude zaměstnanec zastižen je postaveno naroveň osobnímu doručení písemnosti na pracovišti zaměstnavatele. Prostřednictvím provozovatele poštovních služeb může zaměstnavatel doručit písemnost zaměstnanci pouze v případě, že není možné doručení na pracovišti zaměstnavatele.

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel využít tehdy, pokud s tím zaměstnanec vyslovil písemný souhlas v samostatném dokumentu a pokud poskytl k tomuto účelu elektronickou adresu. Není možné, aby šlo o adresu v dispozici zaměstnavatele. Písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele a je doručena dnem, kdy zaměstnanec potvrdí převzetí. Napříště však nebude nutné potvrzení uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Pokud zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

V případě doručování prostřednictvím datové schránky již nebude nutné vyžadovat písemný souhlas zaměstnance. Postačí pouze, pokud zaměstnanec neznepřístupnil datovou schránku pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby. Písemnost se stává doručenou dnem přihlášení zaměstnance do datové schránky nebo uplynutím 10 dní ode dne dodání do datové schránky.