Jednotné měsíční hlášení: ulehčí zaměstnavatelům i zaměstnancům

Místo desítek formulářů jedno měsíční hlášení

Dosud byli zaměstnavatelé povinni podávat pravidelná hlášení zahrnující často totožné údaje o zaměstnancích a jejich mzdách, a to vcelku rozsáhlému spektru institucí – od České správy sociálního zabezpečení, přes Finanční správu, až po Úřad práce či Český statistický úřad. Nově by mělo většinu těchto podání nahradit jednotné měsíční hlášení zasílané Ministerstvu práce a sociálních věcí, které bude následně požadované údaje sdílet příslušným institucím samo.

Jaké povinnosti zaměstnavatelům zůstanou a jaké přibydou?

Do evidence zaměstnavatelů se bude nově přihlašovat každý nový zaměstnavatel, a to ještě předtím, než k výkonu práce nastoupí jeho první zaměstnanec (2-15 dní předem). Současně budou zaměstnavatelé povinní přihlásit každou svoji mzdovou účtárnu, která jim vede evidenci mezd. Pokud naopak zaměstnavatelem být přestane, musí se z evidence do 8 dní odhlásit.

Do evidence zaměstnanců budete povinní registrovat vašeho nového pracovníka před nástupem výkonu práce buď kompletně, anebo jen částečně s tím, že zbylé údaje budete moci doplnit až po jeho nástupu (nejpozději však do 8 dní). Když si tak nebudete jistí, že zaměstnanec skutečně nastoupí, ušetříte si částečnou registrací administrativní práci, pokud to tak skutečně dopadne. A co pak v takovém případě dělat? Mělo by stačit poslat České správě sociálního zabezpečení jednoduché storno.

Napadá Vás otázka, jak to je, pokud zaměstnáváte cizince? Pak se ptáte správně – u nich totiž možnost částečné registrace mít nebudete, bude třeba je do evidence zaměstnanců přihlásit kompletně již před nástupem do práce.

Pokud již zaměstnavateli jste a plnili jste dosud svoje ohlašovací povinnosti, nebudete se v novém systému muset registrovat znovu úplně od začátku. Nicméně Vaší povinností bude doplnit ty údaje, které jste odevzdávali jiným institucím než České správě sociálního zabezpečení. Tuto povinnost je třeba splnit do 8 dní od spuštění systému jednotného hlášení.

Některé povinnosti vám pak jako zaměstnavatelům naopak ubydou. Vedle již zmíněného odpadnutí nutnosti vyplňovat velké množství formulářů a dokládat často totožné údaje různým institucím nově například nebudete muset odevzdávat evidenční listy důchodového pojištění.

A co změny přinesou pro zaměstnance?

I zaměstnanci by si s jednotným měsíčním hlášením měli přijít na své. Významný benefit by mělo přinést například při vyřizování jejich žádostí o přiznání podpory v nezaměstnanosti či dávek státní sociální podpory, anebo při podávání daňových přiznání, která budou díky údajům poskytnutým Finanční správě předvyplněná a ušetří zaměstnancům čas jejich vyplňováním a omezí chybovost.

První měsíční hlášení podáváme v dubnu 2026

Od července letošního roku již probíhá zkušební provoz nového systému, ten ostrý by se měl spustit 1. 4. 2026. Do června 2026 budete povinní doposlat měsíční hlášení za měsíce leden, únor a březen. Od 1. 7. 2026 pak vejde v účinnost povinnost částečné či kompletní registrace zaměstnanců před jejich nástupem do práce a v případě částečné registrace povinnost dodat chybějící údaje do 8 dní po zahájení výkonu práce.

Hlášení se bude podávat do 20. dne následujícího měsíce s tím, že tento den bude také posledním, do něhož budete moci hlášení opravit a komunikovat s Českou správou sociálního zabezpečení případné nejasnosti. K podání můžete využít systém České správy sociálního zabezpečení, případně její datovou schránku, kterou jednotné měsíční hlášení zašlete ve formátu .xml.

Nepodceňte přípravu, za neplnění povinností vám hrozí pokuty

Nový zákon přináší i nové sankce. Pokud se ve stanovené lhůtě nepřihlásíte do evidence zaměstnavatelů anebo zaměstnance do evidence zaměstnanců, vystavujete se nebezpečí, že budete až o 100 000 korun lehčí. A za nepodání jednotného měsíčního hlášení vám hrozí pokuta až 5 000 korun za každého zaměstnance.

Zavedení jednotného měsíčního hlášení bude pro většinu zaměstnavatelů i dodavatelů účetních a mzdových služeb znamenat nutnost úpravy jejich účetních softwarů tak, aby se této legislativní novince přizpůsobili. Všem tak doporučujeme, aby přípravy nepodcenili a začali je řešit co nejdříve. Za případnou pokutu to rozhodně nestojí.