Mizející podpis a jeho důsledky

Kolega úředník mi popisoval situaci, kdy v rámci řízení o přestupku se obviněný při ústním jednání doznal ke všem svým hříchům a zavázal se škodu uhradit. Podepsal veškeré dokumenty a zmizel. I se svým podpisem. Ten samozřejmě až následně – o několik týdnů později, když se poškozená strana domáhala plnění, viník řekl, že o ničem neví. A úřad s hrůzou zjistil, že žádný z dokumentů není podepsaný!

A mně samotné? Jedu si takto jednoho dne svým autem s uspokojením, že v dnešním 30stupňovém horku mám vše splněno. Sice si vezu práci domů… A s povzdechem se podívám na složku, která leží na sedadle spolujezdce. Všichni účastníci smlouvu ve složce podepsali (a že jich bylo!), takže mě čeká jen kontrola, která mi zabere pár minut. Zaměřím pozornost na podpisy a marně je na dokumentu hledám… Kde jsou?! Vůbec nechápu, co se stalo… Vzala jsem z domu nějaké pero a dvě hodiny účastníky obcházela. A v tom okamžiku mi to dojde! Mizející inkoust! Neodolal teplu a má dvouhodinová práce je fuč!

V tomto případě mě čekají pouze další dvě hodiny, abych smluvní strany znovu navštívila. A co když budu v situaci, že už není možné podpis zajistit? Nebo hůře – protistrana už mi dokument podruhé nepodepíše? Přemýšleli jste někdy nad tím, čím Váš klient žádost (o cokoliv) podepisuje?

Dopady používání mizejícího inkoustu mohou být nedozírné: od výslechů na policii, přes svědectví u soudu a převody majetku, po směnky…

Žádný právní předpis neříká, jaké typy tiskáren či inkoustů by měla organizace používat, aby byl dokument trvanlivý nebo alespoň aby se jeho trvanlivost o pár měsíců, ideálně let, prodloužila. Některým organizacím to je vlastně možná jedno. Není to jedno ovšem těm, kteří spadají do režimu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon o archivnictví“), tedy veřejnoprávním původcům. Mnoho dokumentů, které veřejnoprávní původci vytvoří, jsou archiválie. Po uplynutí skartační lhůty dokumenty běží (samozřejmě že neběží, nechají se odvézt) do státního archivu. A tam zase leží, dokud lhůta běží. A ležet by měly tak, aby byly stále čitelné. To je jeden důvod. Druhým může být nutnost prokázat nějakou skutečnost v dokumentu uvedenou. Ale ona ta skutečnost už může být dávno pryč – jednoduše zmizela.

V rámci veřejnoprávních původců jsme schopni nastavit vnitřní pravidla tak, aby k takové situaci nedošlo – používáme kvalitní papíry, inkousty či lasery a vhodná pera. Ale co klient? Jakým způsobem jemu zabráníme, aby nám dokument podepsal právě takovým mizejícím inkoustem? Ono se taky může stát, že to udělá schválně. Teď nás potřebuje, takže se podepíše, ale pak je vděčný, že jeho podpis na dokumentu chybí.

Pesimisté řeknou, že pokud to žádný právní předpis neukládá, což je pravda, tak to hodím za hlavu a budu dál klidně spát. A má pravdu. Žádný právní předpis neukládá klientovi povinnost podepsat dokument něčím, co chceme my jako veřejnoprávní původci. A to proto, že povinnosti lze ukládat jen na základě zákona a nikdo nesmí být nucen činit to, co zákon neukládá (toliko čl. 4 odst. 1 a čl. 2 odst. 3 usnesení č. 2/1993 Sb., o vyhlášení Listiny základních práv a svobod jako součásti ústavního pořádku České republiky).

Takže co? Vlídně nabídněte své pero, o jehož kvalitě z pohledu trvanlivosti jste skálopevně přesvědčeni, a pokud odmítne, tak ho nezatýkejte a ani nenuťte pod výhrůžkou pokuty, ale dokument vezměte kolegyni či kolegovi na podatelnu, kteří Vám ho zaevidují v elektronickém systému spisové služby (což by měli tak jako tak) a z vytvořeného obrazu dokumentu Vám udělá konverzi (převod) z moci úřední. Tak se Vám z analogového dokumentu podepsaného pochybným perem stane digitální dokument s doložkou, že souhlasí s originálem (prvopisem), který byl v podobě analogové. A máte ho na věky (s trochou nadsázky samozřejmě).

A abychom měli jasno, jak všechny tyto procesy provádět, měli bychom je popsat v našich vnitřních předpisech, ideálně ve spisovém řádu, který je vydaný u veřejnoprávních původců jako povinná směrnice dle § 66 odst. 1 zákona o archivnictví.

Trvanlivostí se zlehka (ale okrajově a neúplně) zabývá prováděcí vyhláška k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, tedy vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „prováděcí vyhláška“). Ta ve svém § 8 odst. 5 hovoří o trvanlivosti zápisu v podacím deníku:

Veřejnoprávní původce provede zápis v evidenční pomůcce srozumitelně a přehledně a v evidenční pomůcce vedené v listinné podobě také čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu.

Pro jiné dokumenty bohužel trvanlivost zápisu neurčuje. Ani (kupodivu!) základní předpis vztahující se na soukromoprávní úkony, tedy zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, který upravuje podepisování, nehovoří o ničem tak velmi důležitém jako trvanlivosti podpisu.

Právo stanovit pravidla podepisování dává veřejnoprávnímu původci také další ustanovení prováděcí vyhlášky, a to v § 17 odst. 1:

Veřejnoprávní původce stanoví podmínky podepisování … ve spisovém řádu.

Veřejnoprávní původce může do spisového řádu vložit větu typu:

Listinné podání musí být podepsáno stálým, nesmazatelným inkoustem (modrým nebo černým); podpis provedený různými pery s mizejícím či gumovatelným inkoustem se nepovažuje za vlastnoruční podpis zaručující trvanlivost zápisu.

Takové ustanovení je v mezích zákona, protože konkretizuje povinnost uloženou vyhláškou (trvanlivost) a neukládá žadateli nic navíc, než co je k dosažení tohoto cíle nezbytné. Vymahatelnost je ovšem polemická. Nepřesvědčíme-li žadatele, pak jedinou ochranou je právě okamžitá konverze dokumentu a uložení v digitální podobě, kde podpis zůstane stále oproti jeho analogové sestře.

V rámci vydávaného vnitřního předpisu se můžeme dále opřít o ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými editory. Zde také najdeme ale jen letmou zmínku, a to v rámci psaní adres v kapitole 14.4.2. Zde je zakotveno, že adresa musí být napsána tak, aby nemohlo dojít k jejímu vymazání. Sláva! Adrese normotvůrci dávají vysokou důležitost! Na podpis, ale i na ostatní text trochu zapomněli. Ale pozor – české státní normy nejsou závazné, ale doporučující. Proto ta ostražitost vůči nucení klienta k podpisu něčím, co nechce.

Tento článek byl vytvořen (z malé části) za pomoci umělé inteligence.