Legalizace a ověřování listin, apostila a superlegalizace

V praxi tedy rozlišujeme dva základní směry ověřování:

1. Legalizaci veřejných listin vydaných v ČR a jejich použití v zahraničí, a
2. Legalizaci veřejných listin vydaných na území jiných států, pro použití v ČR

Oba případy mají svá specifika a postupy, ve kterých se laická veřejnost často ztrácí. Následující článek přináší přehled pravidel, režimů ověřování a praktických doporučení, jak správně postupovat.

Ověřují se všechny druhy veřejných listin, matričních dokladů, listin vydané finanční či státní správou, státními institucemi na území ČR, dále pak i listiny vydané soukromými subjekty (zde hovoříme o firmách, společnostech, právnických osobách), souvztažně i fyzických osob. Pojem legalizace listin/ apostila může zůstat pro mnoho soukromých/individuálních jedinců záhadná právní procedura, v jejichž labyrintu se velice špatně orientují.

Vždy záleží na dané instituci, státním orgánu moci, či jiných výkonných orgánech – kdo listinu vydal. Listiny musí být vždy originálem (nebo potvrzeno elektronickým/digitálním podpisem) , kde se ověřuje pravost podpisu daného úředníka/ce na listině podepsaného a správně orazítkovaného daným úřadem. Apostila a ověřování listin není jen nudné razítkování a kontrola, ale slouží k Vašemu 100% správnosti/ verifikovanosti listiny, kterou se budete prokazovat v zahraničí. Každá jednotlivá veřejná listina může být napadnutelná její pravost u soudu (tzv.falsum), ověřením apostilou/ legalizací získává jasnou formu pravosti dokumentu vydaného na území daného státu.

Listiny vydané v ČR pro použití v zahraničí

Ve zkratce lze říci, že jsou zde pouze 3 právní formy využitelnosti listiny v zahraničí:

Automatické použitelnosti Režim apostilizace Režim superlegalizace

- znamená to, že veřejná listina vydaná na území jednoho státu může být předložena na území dalšího státu bez ověření a má stejné postavení v zemi předložení jako měla v tuzemsku. Mezi Českou republikou a danou zemi je uzavřena bilaterální smlouva o právní pomoci.

- zde je země smluvním státem Haagské Úmluvy, z roku 1961

- tímto režimem je postupováno tehdy, pokud mezi dvěma státy není signifikována mezinárodní smlouva, ani nejsou signatáři Úmluvy

Země Haagské Úmluvy a požadavek k apostilizaci listin

Jakmile se dostaneme do fáze, kdy máme veřejnou listinu a víme do jaké země určení je určena, tak si jednoduše vyselektujeme jaký právní režim na listinu použijeme.

Proces legalizace listin/a postily není zase tak jednoznačně jednoduchý, jelikož vždy záleží jaký orgán moci ji vydal (máme zde nezměrnou škálu institucí a orgánů, kteří vydávají a podepisují listiny:

1. Notáři
2. Advokáti
3. Správní moc/ instituce
4. Společnosti/ alias právní osoby
5. Soudní a policejní orgány moci
6. Soukromé subjekty - fyzické osoby

Veřejná listina musí obsahovat signifikaci a razítko dané instituce/ společnosti/jednotlivce (tu máme širokou škálu podpisů plných mocí). Dále listina bude ověřena legalizací/apostilou (kde se kontroluje pravost podpisu daného úředníka. Daný úředník nejenom že musí být oprávněn podepisovat listiny svým oprávněním státního zaměstnance (nelze nechat podepisovat listiny každým úředníkem v „baráku“), nese si odpovědnost za vydanou listinu a její pravost. Apostilu vystavují jeho hierarchicky vyšší úřad (zde již mluvíme o profesních komorách – Notářská komora, advokátní komora, Hospodářská komora ČR) nebo daná ministerstva. Prosím nemást informace – že každá listina je určena univerzálně na MZV (Hradčanské nám.5). Doporučujeme v případě nesrovnalostí či dotazů (pouze na listiny vydané v ČR, a nebo jeho konzulárními úředníky na území ČR – tímto se rozumí velvyslanectví a zastoupení daných zemí na území ČR) směřovat na jejich e-mail: legalizace@mzv.cz

Telefonní hovory a dotazy ohledně cen, termínů a jiných dotazů Vám nikdo erudovaně neodpoví, pokud danou listinu neuvidí (zasílejte scany listin v e-mailu, či jiných komunikačních prostředcích).