Co přináší schválená novela zákoníku práce? – 2. díl

Dne 19. 9. 2023 byla novela zákoníku práce vyhlášena ve Sbírce zákonů jako zákon č. 281/2023 Sb.

Vedle zákoníku práce dochází k novelizaci také například občanského soudního řádu, zákona o inspekci práce či zákona o daních z příjmu.

Účinnost novely

Většina ustanovení zákona má nabýt účinnosti první den měsíce následujícího po měsíci, ve kterém bude zákon publikován ve Sbírce zákonů.

Vzhledem k publikaci ve Sbírce zákonů již v září, konkrétně 19. 9. 2023, nabyde zákon účinnosti 1. 10. 2023. Ustanovení o dovolené pracovníků s DPP či DPČ nabydou účinnosti až k 1. 1. 2024.

Přehled změn

O novele a změnách, které přináší, jsme pro Vás připravili dvoudílný článek, jehož druhou část právě čtete. Cílem našeho článku je představit v základních bodech finální přehled zásadních změn, které ovlivní dosavadní, již dlouhá leta zaběhlé pracovněprávní vztahy a postupy.

Níže představujeme další čtyři změny, první čtyři změny jsme představili v prvním dílu našeho článku, který si můžete přečíst zde.

1. Zavedení pravidel pro výkon práce na dálku

Novela stanoví, že výkon práce na dálku lze sjednat zásadně prostřednictvím písemné dohody, jejíž obsah není zákoníkem práce blíže stanoven. Ačkoli je ponecháno na vůli smluvních stran, co vše si prostřednictvím této dohody sjednají, doporučujeme, aby v ní byly upraveny alespoň základní podmínky výkonu, mezi které se řadí zejména místo/a výkonu práce, způsob komunikace, rozvržení pracovní doby včetně rozsahu práce, nebo také neméně důležitá oblast BOZP.

Dohodu je možné ukončit výpovědí v zákonem stanovené 15denní výpovědní době, nicméně je možné, aby si smluvní strany mezi sebou sjednaly nejen jinou délku výpovědní doby, ale dokonce i nevypověditelnost dohody. Samozřejmostí je možnost dohodu ukončit dohodou smluvních stran.

Nad rámec smluvního ujednání bude mít zaměstnavatel možnost výkon práce na dálku zaměstnanci nařídit, avšak pouze pokud dojde ke kumulativnímu splnění zákonem stanovených zvláštních podmínek. K nařízení výkonu práce na dálku tak může dojít pouze (i) stanoví-li tak opatření orgánu veřejné moci, (ii) umožňuje-li vzdálený výkon povaha vykonávané práce, (iii) je-li určené místo k výkonu práce na dálku způsobilé, a zároveň (iv) bude-li nařízen na dobu nezbytně nutnou.

Samotný výběr místa výkonu práce však již nenáleží zaměstnavateli, nýbrž zaměstnanci, který tak musí učinit na písemnou výzvu zaměstnavatele bez zbytečného odkladu, případně mu sdělit, že takovým vhodným místem nedisponuje.

S výkonem práce na dálku jsou neoddělitelně spjaty náklady. Za účelem jejich náhrady byl do zákoníku práce doplněn nový § 190a, který upravuje tři možné způsoby, jakými lze náklady spojené s výkonem práce na dálku vyřešit.

Prvním, ale zároveň i administrativně náročným způsobem, je ten, že vzniklé náklady zaměstnanec prokáže a v takto jím prokázané výši mu budou uhrazeny.
Dalším způsobem je úhrada paušální částky, jejíž výše bude určená vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí dle údajů zveřejněných ČSÚ v pravidelném (tj. k 1. 1. nového roku) či jiném mimořádném termínu. Úhrada paušální částky však musí být předem písemně sjednána, nebo stanovena vnitřním předpisem – taková náhrada do zákonné minimální výše nebude předmětem zdanění ani odvodů, vyšší však ano.
Poslední možný způsob řešení náhrady nákladů spočívá ve zcela opačném přístupu spočívajícím v písemné dohodě se zaměstnancem o tom, že náhrada nákladů mu nepřísluší.

Výběr jakéhokoli ze shora uvedených způsobů náhrady nákladů spojených s výkonem práce na dálku však nemá žádný vliv na právo zaměstnance požadovat náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce dle § 190 zákoníku práce, k jejíž úhradě je zaměstnavatel i nadále povinen, a to dle dokladů předložených zaměstnancem.

Požádá-li písemně těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec pečující o dítě mladší 9 let, nebo zaměstnanec pečující převážně sám o osobu na něm závislou (min. II. stupeň závislosti), o umožnění výkonu práce na dálku, a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, musí své zamítavé rozhodnutí písemně odůvodnit.

2. Žádosti o rodičovskou dovolenou přesněji

Pro účely podání žádosti o rodičovskou dovolenou zákoník práce doposud nestanovoval požadavek obligatorní písemné formy, ačkoli v praxi se ve většině případů jednalo o standardní postup. To se však novelou mění, a proto zaměstnanci, kteří chtějí svého zaměstnavatele požádat o rodičovskou dovolenou, tak mohou učinit jedině prostřednictvím písemné žádosti.

Žádost musí zaměstnanci podat alespoň v 30denním předstihu, přičemž v ní musí uvést nejen termín nástupu na rodičovskou dovolenou, ale také dobu jejího čerpání.

Naopak frekvence podávání žádostí není omezena, přičemž tak zaměstnanci mají možnost žádosti podávat opakovaně, a to především za účelem prodloužení stávající rodičovské dovolené.

3. Možnosti flexibilní úpravy pracovní doby

I nadále je zaměstnavatel, jako tomu bylo v dosavadní právní úpravě, povinen přihlížet při plánování směn k potřebám zaměstnanců pečujících o dítě.

Zákon stanovuje okruh osob, tzv. pečujících zaměstnanců, kteří mohou zaměstnavatele písemně požádat o kratší pracovní dobu nebo o jinou vhodnou úpravu stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší pracovní doby. Jedná se o těhotné zaměstnankyně, zaměstnance pečující o dítě mladší než 15 let nebo zaměstnance, kteří pečují převážně sami o osobu na nich závislou (min. II. stupeň závislosti).

Zaměstnavatel je povinen jejich žádosti vyhovět, nebrání-li tomu vážné provozní důvody. Nevyhoví-li žádosti, je povinen toto písemně odůvodnit.

S výše uvedeným souvisí také institut obnovení, resp. částečného obnovení původního rozsahu pracovní doby, kdy zaměstnanec, jehož žádosti o kratší pracovní dobu nebo o jinou vhodnou úpravu stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší pracovní doby bylo vyhověno, může písemně požádat zaměstnavatele o obnovení nebo částečné obnovení rozsahu původní týdenní pracovní doby.

Zaměstnavatel nemá povinnost žádosti o obnovení vyhovět, ovšem má povinnost takové zamítnutí písemně odůvodnit.

4. Změny v elektronickém doručování pracovněprávní dokumentace

V prvé řadě je nutné upozornit na změnu týkající se tzv. důležitých pracovněprávních dokumentů, tedy dokumentů doručovaných v přísnějším režimu (dle § 334 zákoníku práce „do vlastních rukou“), jejíž rozsah byl oproti dosavadnímu znění novelou zúžen – v novele zákoníku práce jsou tyto označovány jako „písemnosti“ a jedná se o následující:

jednostranné písemnosti týkající se skončení pracovního poměru/právních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr
1. např. výpověď, okamžité zrušení nebo zrušení ve zkušební době
odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se takového místa
mzdový výměr
vytýkací dopis (dle judikatury)

Novela upouští od dosavadního hierarchického způsobu doručování, čímž tak zaměstnavateli umožňuje, aby si sám zvolil způsob, jakým bude pracovněprávní dokumentace zaměstnanci doručena. Výjimku představuje doručování prostřednictvím poštovních služeb, ke kterému může zaměstnavatel přistoupit pouze v případě, že doručení na pracovišti zaměstnavatele není možné.

Další zásadní změnu představuje další zpřístupnění elektronického způsobu doručování důležitých pracovněprávních dokumentů.

Pro doručování prostředky elektronické komunikace, zpravidla e-mailem, novela stanovuje následující podmínky, a to:

předchozí (odvolatelný) souhlas zaměstnance učiněný prostřednictvím samostatného písemného prohlášení spolu s určením soukromé elektronické adresy, a dále
povinnost zaměstnavatele opatřit dokument uznávaným elektronickým podpisem.

Pokud však bude dokument doručován zaměstnancem, nebude již elektronický podpis vyžadován.

Ještě předtím, než však bude souhlas ze strany zaměstnance prostřednictvím písemného prohlášení udělen, musí zaměstnavatel zaměstnance vždy o elektronickém způsobu doručování písemně informovat.

Co se týká samotného procesu, je zákonem stanovena fikce doručení 15 dnů ode dne jejího dodání, jejímž uplynutím se zpráva považuje za řádně doručenou. Uplatní se však jen v případě, že doručení zprávy nebude zaměstnancem potvrzeno nebo se odeslaná zpráva nevrátí jako nedoručitelná.

Předchozí souhlas není nově vyžadován pouze v případě doručování do datové schránky zaměstnance. Jedinou překážkou může být v tomto ohledu jen, pokud by si zaměstnanec datovou schránku znepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. U doručování do datové schránky se uplatní fikce doručování v případě neotevření zprávy v 10 dnech od jejího dodání.

Závěr

Vzhledem k tomu, že novela představuje zásadní změny v dosavadní pracovněprávní úpravě, připravujeme pro Vás sérii několika článků, v rámci kterých se zaměříme na konkrétní témata a zásadní výše obecně popsané změny. Upozorníme nejen na případná rizika, ale rovněž nabídneme praktické rady a doporučení, jak si interně nastavit adaptační proces správně a efektivně.