Vyslání zaměstnanců do zahraničí – na co si dát pozor i po rozvolnění krizových opatření?

Rozhodnete-li se vyslat svého zaměstnance k výkonu práce do zahraničí, doporučujeme předem ověřit, jaké povinnosti pro Vás jako zaměstnavatele nebo Vašeho zaměstnance vyplývají z právního řádu státu, do něhož zaměstnance k výkonu práce vysíláte. Každý přijímající stát má vlastní pravidla, a tudíž i jednodenní a na první pohled nevinná pracovní cesta může v některých případech přinést četné povinnosti. Povinnost předem oznamovat zahájení i ukončení každé pracovní cesty či vyslání bohužel značně zvyšuje administrativní zátěž pro Vaši společnost. Euforii z nově nabyté „svobody pracovního cestování“ by proto měla vystřídat obezřetnost.

Pokud byste zaměstnance vyslali v rámci území EU, můžeme uvést hned několik povinností, které vycházejí z evropských směrnic a jejichž splnění je příslušnými úřady přijímajících států poměrně striktně kontrolováno a vymáháno.

Může se jednat především o povinnost:

• oznámit vyslání zaměstnance příslušnému úřadu přijímajícího státu;
• určit kontaktní osobu pro účely příslušného úřadu přijímajícího státu;
• uchovávat a zpřístupňovat vybrané pracovněprávní dokumenty v úředním jazyce přijímajícího státu (např. pracovní smlouvu, výplatní pásky, rozvrh pracovní doby);
• evidovat dobu vyslání a podle její délky aplikovat pracovněprávní předpisy přijímajícího státu atd.
• zajistit potvrzení o příslušnosti k právním předpisům sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění (formulář A1)

Tyto a další povinnosti dopadají i na situace, kdy zaměstnance vysíláte k výkonu práce mimo území EU, včetně požadavku v předstihu pro Vašeho zaměstnance získat příslušná pobytová anebo pracovní oprávnění.

Při nesplnění výše naznačených povinností mohou zaměstnavateli nebo zaměstnanci hrozit závažné postihy od vysokých finančních pokut přes zákaz činnosti zaměstnavatele na území přijímajícího státu až k vyhoštění zaměstnance, a proto je opravdu nutné situaci řešit.

Například při pracovní cestě na Slovensko je nezbytné oznámit vyslání zaměstnance předem a při nedodržení podmínek hrozí pokuta až do výše 100 000 EUR. Další obdobná sankce může být uložena společnosti za nedostačující dokumentaci pro kontrolu jako jsou výše uvedené pracovní smlouvy, výplatní pásky či rozvrh pracovní doby.

Pokud spolupracujete se zahraničními společnostmi ve skupině, upozorňujeme, že obdobná pravidla jsou od července 2019 nastavena i v České republice, která má sankce stanoveny až do výše 100 000 Kč, resp. až 500 000 Kč za nedodržení požadavků na dokumentaci.

Dále si dovolujeme upozornit, že daňová legislativa většiny jurisdikcí nezaznamenala žádné změny pravidel pro určení místa zdanění příjmu ze závislé činnosti zaměstnanců, určení tzv. daňového rezidenství a určení tzv. stálé provozovny zaměstnavatele.

K žádným výkladovým nebo legislativním změnám nedošlo ani v souvislosti s covid-19, restrikcemi pohybu osob, karanténními opatřeními atd. Připomínáme proto, že pro vysílání pracovníků do zahraničí, včetně například umožnění výkonu práce z home office umístěného mimo ČR, je třeba kromě výše uvedeného brát i nadále vždy v úvahu veškeré obecné souvislosti a pravidla mezinárodního zdaňování zaměstnanců i zaměstnavatelů. Jak pro zaměstnance, tak i zaměstnavatele, mohou totiž vznikat v zemi vyslání nezanedbatelné daňové povinnosti, a to i v rámci krátkodobých vyslání.