K čemu slouží apostila a za jakých podmínek se vyžaduje?

Apostilou je standardizovaná doložka fyzicky připojená k listině, která stvrzuje vyšší ověření pravosti veřejné listiny, vč. podpisu a razítka na listině. Apostila zajišťuje uznání úředních dokumentů v zemích, které jsou stranami Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, sjednané v Haagu dne 5. října 1961 (tzv. Haagské úmluvy o apostile). V každé zemi, která je smluvní stranou Haagské úmluvy o apostile, je ustanoven orgán, který má kompetenci k ověřování listin apostilou. Apostila zpravidla bývá vyhotovena v jazyce státu, v němž byla vydána a současně v dalších světových jazycích (např. v anglickém nebo francouzském jazyce).

K uplatnění listiny vydané veřejným orgánem České republiky v zahraničí existují obecně tři možnosti. Tou první a nejjednodušší je opatření listiny úředně ověřeným (soudním) překladem s razítkem soudního tlumočníka či překladatele. Druhou je opatření listiny apostilou a současně ověřeným (soudním) překladem. Třetí a zároveň nejsložitější možností je opatření listiny ověřeným (soudním) překladem, který je třeba superlegalizovat. V tomto článku se zaměříme na druhou z výše uvedených variant – tedy na apostilu.

Kdy je nutné listinu opatřit apostilou?

Listinu je nutné vždy opatřit apostilou a ověřeným překladem do jazyka cílové země při splnění následujících dvou podmínek: (i) cílová země nemá s Českou republikou uzavřenou dvoustrannou mezinárodní smlouvu, která upravuje osvobození od ověření a tato země současně (ii) není smluvním státem Haagské úmluvy o apostile. Pokud totiž cílová země má s Českou republikou uzavřenou dvoustrannou mezinárodní smlouvu, která upravuje osvobození od ověření, není apostila nutná a stačí zajistit jen soudní překlad listiny pro její následné uplatnění v zahraničí – v praxi se většinou jedná o členské státy Evropské unie. Naopak, pokud cílová země nemá s Českou republikou uzavřenou bilaterální smlouvu osvobozující od ověření a není ani stranou Haagské úmluvy o apostile, apostila v takovém případě nestačí a je nutné listinu superlegalizovat. Superlegalizace spočívá v ověření pravosti podpisů a otisků úředních razítek a pečetí na veřejné listině.

Mezi listiny, které se v praxi nejčastěji nechávají apostilovat, můžeme zařadit například listiny dokládající studium (diplomy či doklady o státní zkoušce nebo jiném ukončeném vzdělání), matriční dokumenty (rodný list, oddací list, úmrtní list), zdravotní doklady ověřené Ministerstvem zdravotnictví, listiny vydané finančními orgány, listiny obchodního charakteru (faktury, výpisy z obchodního rejstříku), listiny vydané notářskými a justičními orgány, výpisy z rejstříku trestů atd.

Jak opatřit listinu apostilou?

Předtím, než se vydáte na příslušný úřad, který apostilu vydává, je nutné si zpravidla zakoupit kolky, jejichž prostřednictvím se hradí správní poplatek za vydání apostily a které se dají zakoupit na pobočkách České pošty. Získání apostilní doložky je u každého dokumentu odlišné, a to z toho důvodu, že různé úřady ověřují různé typy dokumentů. Ověření oficiálních listin, které mají být použity v cizině a nevztahuje se na ně osvobození od dalšího ověření na základě bilaterální mezinárodní smlouvy nebo právního předpisu Evropské unie, obecně zastřešuje Ministerstvo spravedlnosti, které vydává apostily k listinám vydaným nebo ověřeným soudy či soudními exekutory.

Pro matriční dokumenty je k vydávání apostil příslušné Ministerstvo zahraničních věcí. Značně specifické jsou doklady o vzdělání, pro které apostilu sice vydává Ministerstvo zahraničních věcí, ale nejprve je nutné dokumenty legalizovat na Ministerstvu školství. Na listiny vydané notářem naopak vydává apostilní doložky Notářská komora.

Evropské nařízení o zjednodušení požadavků na předkládání veřejných listin v Evropské unii

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/1191, ze dne 6. července 2016, o podpoře volného pohybu občanů zjednodušením požadavků na předkládání některých veřejných listin v Evropské unii, přineslo významné osvobození taxativně vymezeného okruhu veřejných listin od všech forem legalizace, včetně osvobození od požadavku opatřovat tyto listiny apostilou. Díky tomu je užívání takto vymezených listin na území EU ještě o poznání jednodušší, jelikož předmětné listiny není potřeba opatřovat aspotilou. Nařízení se vztahuje zejména na veřejné listiny, které jsou vydávány soudy anebo správními úřady, notáři, případně diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky jednotlivých členských zemí EU. Jedná se např. o listiny týkající se narození, úmrtí, manželství, výpisů z trestního rejstříku a podobně, přičemž celý taxativně vymezený seznam těchto listin je uveden ve zmiňovaném nařízení.

Závěr

Apostila se v praxi užívá k prokazování pravosti českých úředních dokumentů v zahraničí, zejména pak v zemích mimo EU. Na stejném principu pak funguje i uplatňování listin vydaných zahraničními veřejnými orgány v České republice. Pokud potřebujete listinu opatřit apostilou, je nejprve vhodné si zjistit, který konkrétní úřad je k jejímu vydání oprávněn, což je posuzováno podle typu listiny, jenž má být apostilou opatřena. Apostila nicméně ověřuje pouze pravost úřední listiny, a nikoliv její obsah, což je třeba mít vždy na paměti při jejím uplatnění v zahraničí. V každém případě je apostila velmi praktický a často využívaný institut, který významně usnadňuje použití listin v cizině, jelikož smluvní stranou Haagské úmluvy o apostile je značná část světových mocností.