Jak by měl zaměstnavatel naložit s osobními údaji neúspěšných, ale přesto potenciálně zajímavých uchazečů o zaměstnání?

Nastíněnou situaci z personálního života zaměstnavatelů bude tento článek rozebírat zejména optikou zásady zákonnosti zpracování osobních údajů, obsažené v článku 5 odst. 1 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“). Uvedená zásada říká, že zpracování osobních údajů je zákonné pouze tehdy, pokud je podloženo alespoň jedním zákonným důvodem uvedeným v článku 6 Nařízení.

Pouze pro pořádek je hned na úvod nezbytné vyjasnit, že zpracování osobních údajů uchazečů o práci od okamžiku začátku výběrového řízení do jeho skončení je nezbytné pro provedení opatření přijatých před případným uzavřením pracovní či jiné smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení). Pro fázi samotného výběrového řízení je proto tak často nadužívaný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení) nejen nadbytečným, ale dokonce nesprávným zákonným důvodem zpracování osobních údajů.

Má-li zaměstnavatel zájem, ponechat si po proběhnutí výběrového řízení shromážděné osobní údaje (včetně CV) části neúspěšných uchazečů pro účely jejich budoucího oslovení s novou nabídkou, připadají v úvahu dva zákonné důvody (tituly) zpracování osobních údajů, a to souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení) a oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení). Použití souhlasu (se všemi jeho nevýhodami) je v nastíněném případě tou nejjistější variantou. Pokud neúspěšný uchazeč o zaměstnání písemně vysloví svůj souhlas s dalším zpracováním svých osobních údajů pro účely budoucích výběrových řízení, který splňuje všechny zákonné náležitosti (viz. čl. 7 Nařízení), může zaměstnavatel osobní údaje příslušného uchazeče nadále zpracovávat. Odvážnější a více neformální variantou je pak podložit další zpracování osobních údajů neúspěšného, avšak potenciálně zajímavého uchazeče o zaměstnání titulem spočívajícím v oprávněném zájmu zaměstnavatele. Tento oprávněný zájem bude spočívat v realizaci zájmu zaměstnavatele na ponechání si kontaktů, životopisů a dalších ve výběrovém řízení získaných údajů potenciálně zajímavých uchazečů a jejich kontaktování ohledně budoucího výběrového řízení. Při zvolení této varianty pak není zapotřebí aktivní projev vůle každého z uchazečů, jak je tomu v případě souhlasu. Je však zapotřebí dotčené uchazeče o existenci a realizaci oprávněného zájmu zaměstnavatelem řádně informovat a dát jim možnost vyslovit s dalším zpracováním osobních údajů nesouhlas (tzv. právo vznést námitku dle čl. 21 Nařízení).

Ať už se zaměstnavatelé rozhodnou vydat cestou souhlasu či oprávněného zájmu, jednu věc mají oba přístupy společné. Zaměstnavatel by měl v každém případě uchazeče o zaměstnání v dostatečné míře informovat o skutečnosti, že jejich osobní údaje zpracovává, proč tak činí a jakou dobu bude ve zpracování pokračovat – tedy jinými slovy splnit informační povinnost dle čl. 13, popř. čl. 14 Nařízení. Bez ohledu na skutečnost, že informovat uchazeče o zaměstnání je povinností zaměstnavatele, totiž navíc platí, že čím lépe jsou uchazeči o zpracování svých osobních údajů zaměstnavatelem informováni, tím menší je prostor pro případná nedorozumění a z nich plynoucí jednání uchazečů směřující k uplatnění jejich práv Nařízením garantovaných.

V neposlední řadě je rovněž zapotřebí připomenout, aby zaměstnavatelé měli na paměti rovněž zásadu minimalizace (čl. 5 odst. 1 písm. c) Nařízení). V kontextu uvedené zásady je zapotřebí zpracovávat pouze ty údaje uchazečů, které jsou pro obsazení příslušné pracovní pozice skutečně relevantní. Zaměstnavatel tak např. může sledovat profily svých potenciálních zaměstnanců na platformě LinkedIn (neboť tato je přímo určena k profesní sebeprezentaci uchazečů), soukromé sociální sítě jako Facebook či Instagram by mu pak s ohledem na uvedenou zásadu minimalizace měly zůstat zapovězeny. Za zmínku pak stojí rovněž zásada omezení uložení (čl. 5 odst. 1 písm. e) Nařízení), na jejímž základě by pak údaje neúspěšných uchazečů měly být zaměstnavatelem zpracovávány pouze po přiměřeně dlouhou dobu. Jestliže je tedy následující výběrové řízení, na které by zaměstnavatel aktuální neúspěšné uchazeče chtěl pozvat v nedohledné (či několik let vzdálené) budoucnosti, měl by zaměstnavatel buď využít zmíněný souhlas se zpracováním osobních údajů, anebo osobní údaje neúspěšných uchazečů vymazat.