Emailová flexibilita aneb dobrý sluha ale zlý pán

Nezdá se to jako problém, nicméně existují zaměstnání, kde je zvýšená míra flexibility a nutnosti “být k dispozici”, jako jsou dispečeři, investiční bankéři nebo právníci, a tam už tento problém dosáhl hranice, kde začínají velké společnosti přijímat kroky k tomu, aby jejich zaměstnanci stále zvládli rozlišovat pracovní a osobní život. Problém je o to větší, že emaily ve velkém množství, zejména v mezinárodních korporacích s velkým počtem zaměstnanců, zabírají stále větší část náplně práce. Společnost Atos[1], podnikající v sektoru informačních technologií, se rozhodla udělat analýzu, kolik přijde za průměrný den emailů každému z jejích 80 000 zaměstnanců. Čísla byla neuvěřitelná, jednalo se o více než sto emailů denně. Co bylo ještě horší, je fakt, že zaměstnanci považovali cca 15 % z nich za užitečné a zbylých 85 % za neužitečné, které si ale stále dál přeposílali, ve strachu, aby nikdo nic nezmeškal. Co se týká efektivity práce, tak průměrnému zaměstnanci zabrala práce s těmito přibližně 500 emaily týdně asi 15-20 hodin, během kterých je dostával, četl je, odpovídal, mazal a přeposílal. Atos na tohle reagoval tím, že se rozhodl interní emaily postupně zrušit a nahradit je chat programem pro rychlou komunikaci.[2]

Začněme příkladem, jak se dá bojovat za to, aby bylo zaměstnanci více jasné, kde je ta dělicí čára mezi prací a volnem: dobře známý výrobce automobilů Volkswagen nastavil v prosinci 2011 servery pro svými zaměstnanci užívané telefony Blackberry tak, že emaily se mohou posílat pouze mezi 07:00 a 18:15, tedy v periodě přesně půl hodiny před začátkem standardní pracovní doby a půl hodiny po jejím skončení. Zaměstnanci mimo tuhle dobu přes služební Blackberry neodešlou nic a musí počkat do rána. Psychologové argumentují tím, že si lidé lépe odpočinou, že jim opatření umožní nepřemýšlet o práci, když mají relaxovat a věnovat se rodině a koníčkům a zejména, že díky těmto opatřením se sníží riziko syndromu vyhoření[3], který je stálou hrozbou zejména na postech, které jsou psychicky náročnější. Navíc u řešení složitějších problémů je pro velké množství lidí naprosto nezbytné, aby o věci měli čas v klidu nějakou dobu přemýšlet a neustálé přicházení dalších a dalších podnětů v různé denní a noční hodiny tomu většinou příliš nepomáhá.

Proč tedy přesto lidé komunikují i o půlnoci? Společnost, která se rozhodne se nevázat způsobem, jaký předvedl Volkswagen, je na trhu konkurenceschopnější, neboť díky lepší komunikaci svých zaměstnanců dosahuje lepších hospodářských výsledků a lépe reaguje na aktuální vývoj. To ostatně zjistili i ve jmenované automobilce a výše zmíněné pravidlo zrušili pro seniorní management u kterého se očekává, že obchodní rozhodnutí musí dělat bez zpoždění.

Ideálem tedy bude jakýsi kompromis, o který se snaží například ve společnosti Henkel, kde existuje výjimka na emaily mezi Vánocemi a Novým rokem, kde zaměstnancům nepřicházejí absolutně žádné emaily a ti si tohle nařízení pochvalují.

Další a další zaměstnavatelé se přidávají, některé s velkým počtem zaměstnanců, například telekomunikační společnost Deutsche Telekom, nebo německé ministerstvo práce a sociálních věcí[4]. Nedávný vývoj (k dubnu 2014) je, že ve Francii se připravuje zákon, který je přímo určen k ochraně práv zaměstnanců tímto způsobem.[5]

Email je dobrý sluha ale zlý pán - začal jako komunikační nástroj internetu, sehrál a stále sehrává obrovskou roli v mezinárodní spolupráci, nicméně to, co je na něm dobré - tedy snadnost a rychlost, ho zároveň stahuje ke dnu. Problém spočívá v tom, že stejně snadno a rychle se dá poslat i email, který nemá pro příjemce, nebo pro 80 000 příjemců, prakticky žádnou hodnotu, a to vůbec nezmiňuji čistě spamovou poštu, která je kapitolou sama pro sebe. V otázce regulace příjmu emailů se střetávají práva zaměstnavatele si domluvit svobodně se zaměstnancem v pracovní smlouvě téměř cokoliv, včetně odpovídání na emaily ve tři ráno, s ochranou zaměstnance jakožto slabší strany prováděnou státem.

Český zákoník práce je ve vymezení výše zmíněné otázky stručný. Suše definuje, že závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě[6]. Zajímá nás pracovní doba, tedy doba, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci[7], a doba, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele. Pokud zohledníme, že k vykonávání určité práce patří i čtení emailů a odpovídání na ně, tak z výkladu zákona plyne, že zaměstnanec v době odpočinku[8] (době, která není pracovní dobou), není povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci (ergo zaměstnanec nemá žádnou zákonnou povinnost číst mimo pracovní dobu pracovní emaily). Praxe je ale jiná a potřeba komunikace silnější. Nadcházející roky ukážou, zda email jako primární nástroj vnitrofiremní komunikace přežije, nebo se stále více společností vydá cestou Atosu a zda budou státy chránit své občany před návalem korespondence zasahující do jejich volného času.

[1] http://uk.atos.net/en-uk/home/we-are/company-profile.html

[2] http://www.bbc.co.uk/news/technology-16055310

[3] http://www.szu.cz/uploads/documents/czzp/edice/plne_znani/brozury/syndrom_20vyhoreni.pdf

[4] http://ibnlive.in.com/news/germany-bans-managers-from-calling-or-emailing-staff-after-work-hours/461070-79.html

[5] http://www.bbc.co.uk/news/magazine-26958079

[6] § 2 odst. 1

[7] § 78 odst. 1 písm. a)

[8] § 78 odst. 1 písm. b)