Novela zákoníku práce: elektronické uzavírání smluv a dohod

Přehled novelizovaných oblastí pracovního práva můžete najít v naší dvoudílné sérii článků zde a zde. Jak jsme Vám slíbili, nyní jsme si pro vás připravili navazující cyklus článků, které se dílčími novelizovanými oblastmi budou zabývat více do detailu. V následujícím článku Vás seznámíme s první oblastí změn, a to novinkou elektronického uzavírání smluv a dohod.

Krátce ke stavu před novelizací

Podle původního znění zákoníku práce bylo uzavření pracovní smlouvy či dohody, případně jejich změny či dvojstranné ukončení, mnohem obtížnější, jelikož takové právní jednání spadalo do režimu tzv. „přísného doručování“ podle § 335 a násl. zákoníku práce.

Největší překážkou elektronické komunikace v praxi byla nutnost obou stran použít uznávaný elektronický podpis a složitý proces vzájemného potvrzování doručování.

Nová možnost elektronického uzavírání

Nové ustanovení § 21 zákoníku práce zavádí výslovně možnost uzavírání dvoustranných smluv a dohod, včetně jejich změn či ukončení prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků (sítě nebo služby elektronických komunikací) jako například e-mailu či vhodného HR podepisovacího systému, a to za současného vypuštění nadbytečný formálních překážek.

Současně jsou právě tato dvojstranná právní jednání vyňata z režimu tzv. „přísného doručování“, což umožňuje právě zjednodušení postupu jejich uzavírání.

Pojem sítě nebo služby elektronických komunikací

Sítí nebo službou elektronických komunikací je myšlen primárně e-mail, ale případně i další „méně formální“ způsoby elektronické komunikace – jako například vhodný HR podepisovací systém apod.

Je pak už na zaměstnavateli, jakou vhodnou cestu elektronické kontraktace zvolí, tato však musí vždy splňovat požadavky § 21 zákoníku práce, které si shrneme níže.

Elektronická adresa zaměstnance

Komunikace v rámci uzavírání smluv a dohod se zaměstnancem či uchazečem o zaměstnání musí probíhat na jeho soukromou e-mailovou adresu, kterou za tímto účelem zaměstnavateli výslovně sdělil.

Elektronická adresa zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele je důležitým bodem, který je jednoduché přehlédnout, zvlášť pokud se uzavírá dodatek k pracovní smlouvě se zaměstnancem, který již u zaměstnavatele pracuje.

Jde o to, že e-mailová adresa nesmí být ovládána zaměstnavatelem, a to z toho důvodu, aby k e-mailu měl zaměstnanec vždy svobodný a neomezený přístup.

Zákon nepředepisuje povinnou listinnou podobu pro sdělení e-mailové adresy zaměstnance, tj. na papíře, toto sdělení může proběhnout jakýmkoliv doložitelným postupem. V každém případě doporučujeme, aby takto bylo vždy činěno s uvedením, že e-mailová adresa může být používána pro elektronické uzavírání smluv a dohod.

Okamžik uzavření smlouvy

V rámci elektronického uzavírání smluv a dohod je třeba, aby došlo k výměně projevů vůle obou stran – zaměstnance a zaměstnavatele, a to podpisem uzavírané smlouvy či dohody.

Výsledkem tohoto procesu pak má být podepsaná smlouva nebo dohoda, kterou musí zaměstnavatel zaslat, resp. doručit, na soukromou e-mailovou adresu zaměstnance. Tímto doručením je smlouva či dohoda uzavřena.

Odstoupení zaměstnance

Zákon nově dává zaměstnanci možnost písemně odstoupit od takto elektronicky uzavřené smlouvy či dohody při splnění následujících podmínek: (i) neuplynulo více než 7 dní od uzavření smlouvy či dohody, (ii) zaměstnanec nezačal s výkonem práce dle uzavřené smlouvy či dohody.

Odstoupení není možné od dohody o ukončení vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

Jak na to v praxi?

V případě, že se zaměstnavatel rozhodne umožnit či využívat cestu uzavírání smluv a dohod týkající se vzniku, změny či zániku pracovněprávních vztahů elektronicky, bude nutné zavést určité interní postupy a připravit k tomuto relevantní dokumentaci.

V této souvislosti zaměstnavatelům můžeme doporučit zejména následující postup:

1. od zaměstnance či uchazeče o zaměstnání prokazatelně a doložitelně získat jeho soukromou e‑mailovou adresu pro účely uzavírání smluv a dohod elektronicky;
2. se zaměstnancem či uchazečem o zaměstnání se prokazatelně (například e‑mailovou komunikací) domluvit na obsahu smlouvy či dohody;
3. obě strany musí vyjádřit souhlas s dohodnutým zněním smlouvy či dohody – doporučujeme využít takové řešení, které umožňuje zaznamenání prostých elektronických podpisů stran;
4. na zaměstnancem sdělenou e-mailovou adresu zaslat finální vyhotovení uzavřené smlouvy či dohody.

Doporučujeme také zálohovat veškerou komunikaci, jež se týkala uzavírání pracovní smlouvy.

Pokud jde o dokumentaci a řešení, které je vhodné pro výše uvedené zavést, jde zejména o:

1. vhodný formulář pro sdělení soukromé e-mailové adresy s dostatečným poučením (úprava stávajícího dotazníku uchazeče, kariérní stránky či samostatný formulář apod.);
2. interní postup (směrnice či pokyny), jak má HR oddělení při kontraktaci postupovat, včetně stanovení pravomocí k zavazování zaměstnavatele;
3. výběr vhodného systému elektronické komunikace (e-maily, HR systém, podepisovací systémy apod. či jejich kombinace).

Závěr

Celkově lze shrnout, že nová legislativa o elektronickém uzavírání smluv a dohod a jejich ukončení a změn přináší další kroky k modernímu a flexibilnímu přístupu k pracovněprávním vztahům, který reflektuje současné trendy v digitálním světě práce.

Je však důležité, aby zaměstnavatelé byli seznámeni s novými pravidly a postupy a včas je implementovali do svých firemních procesů, aby mohli bezpečně uzavírat pracovní smlouvy s novými zaměstnanci.

Pokud byste měli jakékoli dotazy týkající se elektronického uzavírání smluv a dohod, nebo obecně k problematice pracovního práva, či potřebovali pomoci s aktualizací Vaší stávající pracovněprávní dokumentace, neváhejte se na nás kdykoli obrátit.