Splnit veškeré povinnosti, které se vážou k přijímání nových zaměstnanců, může být za současného stavu pro zaměstnavatele značně problematické. V této souvislosti se na nás klienti obrátili s dotazem, zda je možné uzavřít pracovní smlouvu elektronicky či s naskenovaným podpisem, a zda musí posílat uchazeče o zaměstnání k lékaři na vstupní prohlídku.
K alternativním možnostem uzavření pracovní smlouvy
Pro pracovní smlouvu předepisuje ust. § 34 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „zákoník práce“), písemnou formu. Písemná forma je vedle její klasické podoby, tj. na papíře podepsaná vlastnoručními podpisy zaměstnance a zaměstnavatele, zachována také v případě, kdy je pracovní smlouva vyhotovena elektronicky, a současně elektronicky podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Tím se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahující údaje umožňující jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Za zaručený elektronický podpis se poté považuje takový elektronický podpis, který umožňuje jednoznačnou identifikaci podepisující osoby a který byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které jsou, resp. mohou být, pod výlučnou kontrolou této podepisující osoby. Zaručený podpis je zároveň připojen k datové zprávě takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoli následnou změnu dat. Pracovněprávní jednání může být eventuálně odesílatelem odesláno z datové schránky do datové schránky adresáta, neboť to má stejné účinky, jako kdyby byla písemnost podepsána uznávaným elektronickým podpisem.[1]
V elektronické podobě učiněné pracovněprávní jednání může být doručeno druhé straně jen elektronicky. Aktuální pravidla pro doručování zaměstnanci jsou však dle ust. § 334 a násl. zákoníku práce pro zaměstnavatele přísná, a to i v případě doručování elektronických dokumentů. Písemnosti týkající se vzniku pracovního poměru, stejně jako mzdový výměr, musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. V pracovněprávních vztazích je sice možné doručovat právní a jiné úkony rovněž elektronicky prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, základní podmínkou pro elektronické doručení však je, že zaměstnanec s tímto způsobem doručování vysloví předem písemný souhlas a poskytne zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování (adresu elektronické pošty nebo identifikátor datové schránky).[2]
Zákoník práce výslovně počítá s tím, že k doručení písemnosti zaměstnanci doručované elektronicky dojde až dnem, kdy převzetí zaměstnanec potvrdí zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem. V případě, že se zpráva zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátí zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo v případě, že zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdí zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem, je elektronické doručení písemnosti neúčinné. Z toho vyplývá, že zaměstnanec musí mít v každém případě pro účinné elektronické doručení zřízen uznávaný elektronický podpis (nebo datovou schránku), což v mnoha případech splněno nebude.
Distanční uzavření pracovní smlouvy po internetu tak připadá v úvahu pouze s použitím elektronického podpisu, který bude naplňovat zákonné požadavky, a dále za dodržení podmínek pro elektronické doručování podle zákoníku práce.
Jako rizikovou vnímáme i situaci, kdy osoba oprávněná za zaměstnavatele podepisovat pracovní smlouvy vloží do elektronického dokumentu svůj naskenovaný podpis, a tento dokument následně elektronicky zašle na jiné místo pověřenému zaměstnanci, který dokument vytiskne a osobně doručí novému zaměstnanci, který ho opatří svým vlastnoručním podpisem. V tomto případě z našeho pohledu hrozí jak postih ze strany inspektorátu práce pro nedodržení písemné formy pracovní smlouvy, tak zvýšená možnost zneužití naskenovaného podpisu neoprávněnou osobou. Podpis je citlivým údajem, s nímž by měl každý subjekt nakládat obezřetně, a to i za současné situace. Při posuzování konkrétního případu jsme v minulosti získali vyjádření Státního úřadu inspekce práce, který mimo jiné uvádí, že pro kontrolní činnost ze strany inspektorátu práce je stěžejní, zda není pochybnost o formě právního jednání a jednajících osobách. V případě naskenovaného podpisu je velice pravděpodobné, že taková pochybnost bude založena – naskenovaný podpis do dokumentu může vložit kdokoli. Občanský zákoník navíc umožňuje vlastnoruční podpis nahradit mechanickými prostředky jen tam, kde je to obvyklé, což nebývá případ pracovněprávních jednání. Z důvodu právní jistoty musíme doporučit, aby se zaměstnavatelé ve výše popsaném případu při podepisování pracovní smlouvy nadále drželi použití vlastnoručního podpisu za obě smluvní strany. Vlastnoručně podepsat pracovní smlouvu přitom může též osoba zaměstnavatelem k takovému právnímu jednání zmocněná či pověřená, a to i jednorázově.
Na druhou stranu, uzavírání písemné pracovní smlouvy s novými zaměstnanci (zejména jsou-li v současné době v karanténě), může být nebezpečné pro osoby na straně zaměstnavatele, které se k tomuto zaměstnanci vydají za účelem zajištění jeho vlastnoručního podpisu pracovní smlouvy. Koronavirus dle zjištění odborníků přežívá po nějakou dobu též na neživých předmětech, kterým může být i obyčejný papír zachycující obsah pracovní smlouvy. Zaměstnavatel tak může riskovat riziko nákazy své nebo svých zaměstnanců, které vyšle za budoucími zaměstnanci, a to i když se s tímto zaměstnancem nesetkají tváří v tvář. Takovým jednáním by zaměstnavatel mohl přispět k šíření infekčního onemocnění, ohrozil by zdraví svých zaměstnanců a v konečném důsledku by takové jednání mohlo být posouzeno i jako trestný čin šíření nakažlivé lidské nemoci z nedbalosti. V tomto ohledu je nutné doporučit podpis pracovní smlouvy s osobami, kterou jsou aktuálně v karanténě, odložit, a to i pro případ, že se u nich nemoc nikterak neprojevuje, neboť i přesto mohou vir přenášet.
Pokud by měla být papírová pracovní smlouva doručována mezi stranami pracovněprávního vztahu poštou, je třeba vzít v potaz, že právní jednání působí vůči nepřítomné osobě od okamžiku, kdy jí projev vůle dojde a měla by být dodržena ustanovení zákoníku práce o doručování (§ 334 a násl. zákoníku práce), která jsou bohužel poměrně striktní. Pracovní smlouvu, jakožto písemnost týkající se vzniku pracovního poměru, by měla být zaměstnanci doručena do vlastních rukou osobně na pracovišti, v bytě zaměstnance nebo kdekoliv bude zastižen, anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací; teprve není-li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Pro doručování "poštou" platí, že doručení musí být doloženo písemným záznamem o doručení a smlouva uzavřená s provozovatelem poštovních služeb by měla naplňovat pravidla podle § 336 odst. 2, 3 a 4 zákoníku práce. Pro doporučené psaní bude každopádně muset budoucí zaměstnanec na poštu, neboť Česká pošta kvůli pandemii přestala doručovat doporučené dopisy domů. Na pobočce zůstane doporučené psaní uloženo po dobu 30 dnů.[3]
Čestné prohlášení namísto vstupní prohlídky a zdravotního průkazu
Zaměstnavatel je povinen nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho zdravotní způsobilosti a již před nástupem nového zaměstnance je povinen zjišťovat, zdali u něj nejsou dány zdravotní překážky výkonu práce. Ke splnění této povinnosti zaměstnavateli slouží vstupní prohlídka, která musí být obligatorně provedena vždy před vznikem pracovního poměru.[4] Pracovní poměr přitom vzniká dnem, který byl sjednán v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, a to bez ohledu na skutečnost, zda zaměstnanec do práce skutečně nastoupil. Povinnost zajistit vstupní prohlídku by tedy za současné situace tížila např. také zaměstnavatele, jehož provozovna je v důsledku opatření vlády uzavřená, a proto nechal zaměstnance ještě před jeho nástupem do práce doma, neboť pro něj nemá žádnou práci, nebo jej nechal doma z preventivních důvodů.
Vstupní prohlídka probíhá u poskytovatele pracovnělékařských služeb, a umožňuje-li to zákon, u tzv. praktického lékaře nového zaměstnance. Za současné situace, kdy je celá řada lékařů v karanténě a kdy chybí základní ochranné pomůcky pro lékaře, představuje každý nový pacient přicházející do čekárny a ordinace lékaře riziko nejen pro samotného lékaře, ale také pro ostatní pacienty, kteří s nimi přijdou do styku. Vláda proto svým usnesením[5] ze dne 15. března 2020 č. 214 rozhodla, že po dobu trvání aktuálního nouzového stavu lze u zaměstnanců, jejichž pracovněprávní vztah vznikne ode dne 15. 3. 2020, nahradit posouzení zdravotní způsobilosti uchazeče o zaměstnání čestným prohlášením, jehož vzor[6] tvoří přílohu č. 1 zmíněného usnesení. Čestné prohlášení může nahradit také vydání zdravotního průkazu podle zákona o ochraně veřejného zdraví, který se vydává například pro činnosti spojené s výrobou či distribucí potravin. Čestné prohlášení by mělo být datováno nejpozději k okamžiku vzniku pracovního poměru. Vstupní prohlídku však bude nutné provést dodatečně, a to nejpozději do 90, resp. 30 dnů po ukončení nouzového stavu, jak plyne z mimořádného opatření Ministarstva zdravotnictví ze dne 13. května 2020, č. j.: MZDR 20020/2020-1/OVZ (upraveno autorem po vydání mimořádného opatření).
Pozn. aut.: Usnesení vlády č. 214 bylo nahrazeno usnesením vlády č. 280 ze dne 23.03.2020, obsahově se však nic nemění.[7]
Závěrem
Jak je z výše uvedeného patrné, k možnosti vyhnout se uzavření písemné pracovní smlouvy v její papírové podobě nedává příliš prostoru ani současná nouzová situace. Za neuzavření písemné pracovní smlouvy přitom hrozí zaměstnavateli pokuta za přestupek podle zákona o inspekci práce, a to až ve výši 10 milionů korun.
Naopak tam, kde nebude možné před vznikem pracovního poměru po dobu trvání nouzového stavu provést vstupní prohlídku, může zaměstnanec vykonávat práci u svého nového zaměstnavatele na základě čestného prohlášení o své zdravotní způsobilosti k vykonávané práci.
[1] Pro poskytovatele certifikačních služeb usazené mimo území ČR jsou podmínky lehce modifikované, detailnější úpravu je možné nalézt např. zde: PUTNA, Mojmír. § 335 [Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací]. In: BĚLINA, Miroslav, a kol. Zákoník práce. 3. vydání. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2019, s. 1371.
[2] Souhlas může zaměstnanec udělit též v elektronické podobě, a to za předpokladu, že bude podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo učiněn prostřednictvím datové schránky.
[3] https://www.ceskaposta.cz/omezeni-vnitrostatnich-sluzeb
[4] V některých případech se musí podrobit vstupní prohlídce také zaměstnanec vykonávající práci na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti, a vždy také osoby vykonávající práci ve vztahu obdobného vztahu pracovněprávnímu (např. služebněprávní vztahy příslušníků bezpečnostních sborů a armády České republiky, pracovní vztahy soudců, služební poměry úředníků orgánů státní správy), viz ust. § 59 odst. 1 písm. b) bod 2 ZSZS.
[5] Usnesení vlády České republiky č. 214/2020 Sb. ze dne 15. března 2020 o přijetí krizového opatření.
[6] Vzor čestného prohlášení je dostupný zde: https://apps.odok.cz/attachment/-/down/IHOABMRE43BS
[7] Usnesením vlády č. 280 ze dne 23.03.2020 je dostupné zde.
Diskuze k článku ()