Archivačních lhůt a vyjimečných situací týkajících se jednotlivých dokumentů, je opravdu hodně, navíc jsou lhůty uvedeny hned v několika zákonech.
Základní pravidla a dobu, po kterou je nutné uchovávat účetní záznamy, upravují čtyři základní předpisy:
- zákon o účetnictví
- zákon o daních z příjmu
- zákon o DPH
- a zákon o archivnictví a spisové službě
V souladu se zákonem o účetnictví 563/1991 Sb. dle § 31 platí povinnost archivace následovně :
- účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
Lhůta pro stanovení daně z příjmu činí 3 roky a počíná dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje například při uplatnění daňové ztráty, nebo daňové kontroly.
Maximální doba prodloužení je 10 let.
Obecné ustanovení o uchování daňových dokladů dle 235/2004 Sb. zákona o dani z přidané hodnoty v § 35 uvádí povinnost archivace daňových dokladů pro osobu povinnou k dani, tak i příjemce plnění. Doba uchování daňových dokladů činí 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Archivaci dokumentů, jako jsou například dokumenty o vzniku, přeměně, statuty, stanovy, jednací řády, výroční zprávy, dokumentace o zrušení a zániku a další jiné, řeší zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
Pokud účetní jednotka archivuje v souladu se všemi předpisy, významně ušetří starosti s následným dokazováním či prokazováním skutečností, které byly rozhodné pro stanovení základu daně.
Z tohoto důvodu je vhodné vypracovat interní směrnici pro oběh, zpracování a archivaci dokladů v konkrétní společnosti nebo pro konkrétního podnikatele. Aplikací směrnice a jejím důsledným dodržováním se tak lze vyhnout případným sankcím.
Společnost či podnikatel se může obrátit také na profesionální firmy, které nabízí kompletní servis archivace jak v papírové, tak i v elektronické podobě a konečnou skartaci dokumentů.
Zdroj:
- 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty
- 563/1991 Sb. o účetnictví
- 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
- 586/1992 Sb. o daních z příjmů
- 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů
Diskuze k článku ()