Jak zjednodušit uzavírání smluv na dálku

Restrikce volného pohybu osob, uzavření hranic a další opatření, která stát vydal v reakci na hrozbu pandemie, v uplynulých měsících znemožnila jednu z nejběžnějších věcí: sejít se na jednom místě a uzavřít smlouvu písemně současným podpisem listiny všemi smluvními stranami. Ke slovu se tak více než kdy jindy, dostaly distanční (mezi nepřítomnými osobami) způsoby uzavírání smluv. V minulosti nejobvyklejší způsob, tedy zasílání listiny obsahující smlouvu doporučeným dopisem, nebyl v době epidemie z časových důvodů optimální volbou.

Jaké jsou další možnosti distančního uzavírání smluv, jak si distanční způsob uzavírání smluv zjednodušit, a co je v této souvislosti vhodné ve smlouvě ujednat? A naopak, jaká obvyklá smluvní ujednání nám mohou distanční způsoby uzavírání smluv komplikovat?

Smlouva jako nabídka a přijetí, co lze sjednat, co lze vynechat?

Písemná smlouva mezi nepřítomnými se pravidelně uzavírá tak, že jedna strana vytvoří písemný návrh smlouvy (nabídku) v listinné podobě, podepíše ji a pošle ji druhé straně (poštou, kurýrem), nebo doručí osobně. Druhá strana listinu podepíše (přijetí nabídky) a pošle ji zpět navrhující straně. Smlouva je uzavřena, až když přijetí (podepsaná nabídka) dojde druhé straně.

Občanský zákoník nám naštěstí umožnuje si výše uvedený postup zjednodušit nebo upravit.

Přijetí podpisem bez doručení

Nejjednodušší možností je sjednat si, že smlouva je distančně uzavřená už ve chvíli, kdy druhá strana nabídku podepíše (přijetím nabídky), aniž by bylo nutné přijatou nabídku doručit zpátky tomu, kdo nabídku učinil (navrhovateli). Doručení podepsané nabídky navrhovateli je možné pro pořádek nahradit jen zasláním informace o tom, že k přijetí nabídky a k uzavření smlouvy došlo, například emailem. Bohužel v praxi, kde se využívá distanční způsob uzavírání většího počtu smluv na denní bázi, dochází poměrně často k tomu, že přijatá (podepsaná) nabídka už zpátky k navrhovateli nikdy nedorazí, a proces uzavření smlouvy proto není správně zakončen. Ujednání o přijetí podpisem bez doručení přijaté nabídky riziko tohoto opomenutí v praxi eliminuje a stojí tedy za zvážení i z tohoto důvodu.

V posledních ujednáních smlouvy bývá často uvedeno, že smlouva je uzavřená podpisem poslední smluvní strany. Je těžké posoudit, jestli má jít o úpravu okamžiku uzavření smlouvy při distančním uzavírání, nebo zda text tohoto ujednání jenom odráží skutečnost, že smlouva se bude podepisovat všemi účastníky smlouvy najednou a doručení podepsaného návrhu tedy následuje fakticky okamžitě po přijetí (každý účastník si hned vezme určený počet podepsaných vyhotovení smlouvy). Vhodnější je proto výslovně uvést, že se jedná o úpravu způsobu uzavírání smlouvy a uplatní se i pro distanční uzavření smlouvy.

Reálné přijetí nabídky

Pro zjednodušení uzavírání smluv na dálku přichází v úvahu i tzv. reálné přijetí nabídky. Nabídka je přijatá a k uzavření smlouvy dojde tím, že se smluvní strana, adresát nabídky, podle nabídky zachová (zejména přijme nebo poskytne plnění). Může jít například o nabídku na koupi určité konkrétní věci. Ten, kdo prodej věci nabízí, v nabídce uvede, že nabídku je možné přijmout zaplacením určité částky. Pokud má adresát nabídky o uzavření smlouvy zájem a zaplatí uvedenou částku, dochází zaplacením (zachováním se podle nabídky) k uzavření smlouvy. Podle občanského zákoníku je možné tímto způsobem smlouvu uzavřít, když si to smluvní strany dohodnou, ale dokonce i tehdy, když to vyplývá z praxe stran nebo pokud je to obvyklé. Ve smlouvách přitom bývá často takový způsob uzavření vyloučen, a není možné ho využít. Vhodnější než vylučovat vždy, je proto u některých typů smluv s touto možností počítat a konkrétní podmínky jejího využití upravit.

Jiné způsoby úpravy postupu uzavírání smluv

Další možností, jak zjednodušit proces uzavření smlouvy, je například ujednání o tom, že nabídka bude přijatá, pokud jedna strana na nabídku do určité doby neodpoví (přijetí mlčením). To je samozřejmě možné jen pokud smluvní strana, která má být svým mlčením zavázaná, nejdříve souhlasí s tím, že její mlčení v určitém konkrétním případě bude znamenat přijetí nabídky. Nelze tedy bez dalšího někomu poslat návrh například na koupi domu a do nabídky napsat, pokud se nám do 14 dnů neozvete (neodmítnete naši nabídku), pak jste uzavřeli smlouvu. Je ale možné nejdříve s někým uzavřít smlouvu, v níž se druhá strana zaváže, že bude v určitém konkrétním případě reagovat na určité konkrétní nabídky jejich odmítnutím a pokud k odmítnutí nedojde, bude uplynutím sjednané doby nabídka přijata.

Není-li smluvní strana snadno k zastižení, nebo pokud je smluvních stran víc, může být vhodné využít i doručení přijatého návrhu určitému zástupci (například advokátovi).

Do kdy je nutné přijmout nabídku u smlouvy uzavírané na dálku?

Pokud návrh smlouvy posíláte písemně, a adresát nabídky chce nabídku přijmout, musí zareagovat ve lhůtě, která je v nabídce určena. Když z jakéhokoliv důvodu není lhůta v nabídce uvedena, pak ze zákona platí přijetí v přiměřené lhůtě vzhledem k povaze navrhované smlouvy a prostředkům použitých pro zaslání nabídky. Lhůta tedy bude jiná podle toho, o jak složitou smlouvu jde, ale i podle toho, zda pro doručení použijeme datovou schránku (o tom více v pokračování článku), nebo jestli k doručení návrhu smlouvy použijeme Českou poštu. Z praxe lze jednoznačně doporučit si dobu pro přijetí nabídky sjednat tak, aby bylo jasné nejen jak, ale i do kdy je možné na návrh smlouvy reagovat a kdy už je pozdě.

zdroj: bnt journal