Ochrana osobních údajů ve společenstvích vlastníků jednotek a bytových družstvech - část II.

Z toho pro oba typy právnických osob plynou s tím související právní povinnosti, a to zejména povinnost analyzovat, zda je konkrétní zamýšlené jednání v souladu s GDPR, a pokud ke zpracování osobních údajů dojít má, pak musí taková osoba splnit řádně a včas i další legální povinnosti vůči subjektům údajů. Těmito subjekty údajů zdaleka nejsou pouze členové SVJ nebo BD. Aktuální legislativní vývoj, včetně povinností v souvislosti s ochranou osobních údajů, klade na členy statutárních orgánů stále náročnější povinnosti, což může být jeden z důvodů pro rozvoj profesionálních statutárních orgánů.

První část článku si můžete přečíst zde.

Evidence členů, jaké údaje lze a jaké nelze evidovat

Zatímco za tímto bodem další uvedené části kapitoly nemusejí spadat do pravidelné agendy společenství vlastníků nebo bytového družstva, evidence členů a jejich osobních údajů bude součástí činnosti námi posuzovaných osob vždy.

Jeví se zcela logické, že SVJ i BD, která jsou fakticky sdruženími osob, musejí vést evidence svých členů, a zpracovávat tak jejich osobní údaje. Pro bytové družstvo se uplatní ust. § 580 z. o. k., dle kterého družstvo seznam členů vede a zapisuje do něj mimo jiné jméno, příjmení, bydliště a případně adresu pro doručování. Bytová družstva pak tuto evidenční povinnost nezřídka podrobněji upravují ve stanovách či směrnicích.[1]

Může být nicméně překvapující, že společenství vlastníků povinnost vést evidenci členů až do července 2020 vůbec neměla (k tomu dále), a bylo by proto možné uvažovat o tom, že do léta roku 2020 se mohla zcela obejít bez plnění povinností dle GDPR, resp. předtím dle zákona o ochraně osobních údajů. Jak bude ovšem popsáno níže, fakticky bylo vedení takových evidencí, a tedy zpracovávání osobních údajů, esenciální nutností, ať již z důvodu povinnosti vyhotovovat vyúčtování (a tedy vědět, komu vyúčtování vyhotovit, kam jej doručit, kam vrátit přeplatek či případně po kom vymáhat pohledávku), či z důvodu poskytovat na žádost svému členovi určité osobní údaje o jiném členovi a mnoho dalších. Chybějící přímou povinnost pro SVJ vést seznamy svých členů tak nahrazovala nejen praxe, ale i odborná advokátní veřejnost,[2] která dovozovala takovou povinnost alespoň nepřímo z ust. § 1177 o. z. v tehdejším znění.[3]

Od 1. 7. 2020 je tato povinnost, jak bylo konstatováno, uzákoněna výslovně. Dle ust. § 1178 odst. 1 o. z. „Osoba odpovědná za správu domu vede seznam vlastníků jednotek a osob, kterým vlastník přenechal byt k užívání, v rozsahu stanoveném v § 1177.“ Má-li být evidován „vlastník“, potažmo „osoba“ odvozující od něj užívací práva, pak dle ust. § 3019 jsou údaji identifikujícími fyzickou osobu zejména (!) jméno, bydliště a datum narození, u podnikajících osob IČO. Toto specifické označení fyzických osob založila již dříve judikatura. Nejvyšší soud ČR[4] současně definoval nutné identifikační znaky právnické osoby, pročež právnická osoba, je-li zapsaná do obchodního rejstříku, bude definována obchodní firmou (názvem), sídlem a identifikačním číslem.

Dle ust. § 1177 o. z.[5] „Vlastník jednotky oznámí bez zbytečného odkladu osobě odpovědné za správu domu a pozemku (…) své jméno, bydliště, jméno a bydliště osoby, které přenechal byt k užívání na dobu nikoli přechodnou, a počet osob, které budou mít v bytě domácnost. To platí i v případě změny těchto údajů.“

SVJ bude zacházet ale i s dalšími údaji. Ve smyslu ust. § 1185 odst. 2 o. z. mohou spoluvlastníci a manželé zmocnit „společného zástupce“, což nutně dle textace zákona nemusí být jeden z nich, může se jednat o třetí osobu.

Od roku 2014 pak občanský zákoník také výslovně zakotvil (ust. § 1196 odst. 2), že SVJ může zastupovat vlastníky jednotek při uplatňování práv vzniklých vadou jednotky, a nutně tedy musí disponovat informacemi plynoucími z nabývacího titulu (neboť vada je zásadně rozpor s kupní smlouvou) a rovněž informacemi o plynutí záruční doby, tj. o vzniku vlastnického práva toho kterého vlastníka. Máme však za to, že uvedené právo SVJ se uplatní víceméně jen u odpovědnosti z vad společných částí domu a pozemku, neboť SVJ je oprávněno pouze k jejich správě. V takovém případě bude oprávněné evidovat z nabývacího titulu nanejvýše stranu prodávající, resp. obecně převodce (aby bylo zjevné, kdo je ve věci odpovědnosti za vady pasivně legitimován), což bude nejčastěji developer, a tam již bude nutné o zpracování osobních údajů uvažovat jen zřídka.

Specifické údaje eviduje SVJ o svých statutárních, potažmo všech volených orgánech. Občanský zákoník totiž v ust. § 1205 odst. 2 požaduje, aby člen voleného orgánu byl svéprávný a bezúhonný ve smyslu živnostenského zákona. Bezúhonnost se v případě osoby, která nemá trvalý pobyt v ČR, dokládá výpisem z rejstříku trestů. Kromě toho pak pro zápis zvoleného do veřejného rejstříku (rejstřík společenství vlastníků) bude nutné kromě již zmíněných osobních údajů uvést rodné příjmení, místo a okres narození.[6] Jelikož se k návrhu na zápis změn do rejstříku společenství přikládá (zpravidla) rovněž čestné prohlášení o tom, že zapisovaná osoba zákonné podmínky splňuje a souhlasí se svým zápisem, na kterém by měl být podpis legalizován (úředně ověřen), je dalším údajem, který SVJ zpracovává, číslo občanského průkazu zvolené osoby.

Počínaje dnem 1. 1. 2021 je pak společenství vlastníků povinno archivovat po celou dobu svého trvání zápisy ze shromáždění včetně příloh (občanský zákoník ve znění novely provedené zákonem č. 33/2020 Sb.). Do občanského zákoníku tak bylo inkorporováno ust. § 158a, dle kterého: „Právnická osoba uchovává po celou dobu své existence zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami (odst. 1). Rozhoduje-li orgán podle odstavce 1 mimo zasedání v písemné formě, uchovává právnická osoba i všechny dokumenty související s takovým rozhodováním (odst. 2).“ Zajímavé je, že zmíněná novela č. 33/2020 Sb. neobsahuje pro část, kterou se mění občanský zákoník, žádná přechodná ustanovení.

Nutně tak archivuje např. údaj o přítomnosti či nepřítomnosti člena či jeho zástupce na shromáždění (§ 1206 odst. 2 o. z.) a zejména jeho podpis na prezenční listině nebo na hlasovacích lístcích z korespondenčního hlasování. Do přijetí této novely bylo praktické tyto přílohy uchovávat víceméně jen po dobu, po kterou hrozilo soudní napadení předmětného usnesení, tedy zpravidla po dobu tří měsíců od přijetí usnesení či jeho zveřejnění.

Občanský zákoník ohledně povinných náležitostí stanov mimo jiné požaduje, a tedy současně umožňuje, zakotvit určité povinnosti členů SVJ přímo do stanov [ust. § 1200 odst. 2 písm. c)]. Společenství vlastníků si tak může do stanov zakotvit jakékoli jiné osobní údaje, které bude zpracovávat, bude-li takové usnesení v souladu s kogentními ustanoveními občanského zákoníku, zejména může v úvahu přicházet povinnost evidence e-mailových kontaktů či mobilních telefonních čísel členů či nájemníků a jiných osob užívajících bytové jednotky.

Protože bude výkon funkce člena voleného orgánu v SVJ, resp. člena představenstva nebo jiného orgánu v bytovém družstvu, postaven na roveň zaměstnaneckého poměru,[7] mělo by SVJ a BD plnit také povinnosti jakožto zaměstnavatel dle zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále „zák. práce“). Může tedy vést pro tyto účely osobní spis (ust. § 312 zák. práce), může rovněž evidovat, zda a jaké srážky z příjmu jsou takovému členovi – „zaměstnanci“ prováděny.

Zcela jistě by bylo možné nalézt i jiné dílčí oblasti, ze kterých plyne pro společenství vlastníků, resp. bytové družstvo, možnost či povinnost spravovat a zpracovávat osobní údaje.

Lze tedy úspěšně shrnout, že SVJ je oprávněno evidovat tyto osobní údaje:

• jméno, příjmení, resp. obchodní firmu člena,
• datum narození, resp. IČO člena,
• bydliště, místo podnikání, resp. sídlo člena,
• adresu člena pro doručování,
• údaje o společném zástupci manželů či spoluvlastníků, kteří jsou členy,
• údaje o subjektu převádějícím vlastnické právo na člena SVJ v případě, že SVJ bude uplatňovat vady společných částí dle ust. § 1196 odst. 2 o. z.,
• veškeré osobní údaje, jejichž zpracování je plněním práv a povinností SVJ založenými stanovami SVJ,
• svéprávnost člena voleného orgánu,
• bezúhonnost člena voleného orgánu, eventuálně včetně výpisu z rejstříku trestů,
• rodné příjmení, místo a okres narození člena voleného orgánu,
• číslo občanského průkazu člena voleného orgánu,
• údaj o tom, zda se člen SVJ či jeho zástupce účastnil shromáždění,
• podpis člena SVJ či jeho zástupce na prezenční listině ze shromáždění či hlasovacím lístku,
• jiné osobní údaje, jejichž povinnou evidenci založí SVJ stanovami – např. e-mail či mobilní telefon,
• zda a jaké srážky z příjmu z výkonu funkce jsou členovi voleného orgánu prováděny.