Doklady v místě pracoviště zaměstnavatele

S účinností od 5. 1. 2012 tak mají zaměstnavatelé povinnost mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu.

Cílem následujících řádků je poukázat na některé parametry této povinnosti, a to rovněž s přihlédnutím ke změnám, které přinesla novela zákona o zaměstnanosti
od 1. 1. 2015.

Řada nesmyslů a „doporučení“

Protože šlo od uvedeného data o zcela novou povinnost zaměstnavatelů a ani kontrolní orgány ji neměly „ošahanou“, objevily se v souvislosti s ní různé výklady a doporučení, z nichž pár se pohybovalo až na hraně zdravého rozumu. Připomeňme si některé:

1. Nebude-li mít zaměstnavatel na svém pracovišti kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu dotčených zaměstnanců, dopouští se správního deliktu v podobě umožnění výkonu nelegální práce a hrozí mu vysoká pokuta.

Divili byste se, ale s takovým závěrem přišlo dokonce samo Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV). Zcela přitom pominulo, že nelegální prací rozumí zákon o zaměstnanosti ve svém ustanovení § 5 písm. e) bod 1 výkon závislé práce mimo pracovněprávní vztah (tedy mimo pracovní poměr, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce). To, že na příslušném pracovišti není z toho či onoho důvodu k dispozici kopie dokladu prokazujícího existenci pracovněprávního vztahu, nemůže samo o sobě znamenat, že pracovněprávní vztah nevznikl (vždyť zaměstnanec může být dokonce už přihlášen do registru pro účely odvodu pojistného).

2. Každý zaměstnanec je povinen u sebe pro tento účel nosit kopii požadovaného dokladu.

Pánové zřejmě v klopě saka nebo v kapse montérek, dámy ve své kabelce… Je třeba poznamenat, že povinnost je adresována zaměstnavateli a její splnění nemůže být vázáno na to, jestli zaměstnanec bude, nebo nebude chtít postupovat výše uvedeným způsobem. V řadě případů je navíc takový postup jen stěží realizovatelný. Na podobné bázi jsou doporučení, aby si zaměstnanec nafotil zmíněný doklad do svého mobilního telefonu a v případě potřeby ukázal telefon inspektorovi orgánu inspekce práce.

Naštěstí se situace vyvinula tak, že Státní úřad inspekce práce vydal přijatelnou metodiku (k nalezení je na jeho webových stránkách www.suip.cz) a v ní např. dovozuje, že ve vztahu k řidičům dálkové přepravy se splnění popsané povinnosti zaměstnavatelem kontroluje v místě řídícího pracoviště, tedy tam, kde se nachází vedoucí zaměstnanec, který zaměstnanci ukládá pracovní úkoly, nebo že povinnost lze splnit i tak, že zaměstnavatel neprodleně doručí předmětné doklady na místo, kde byla kontrola zahájena.

Forma kopií dokladů

Papírová podoba kopií dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu je nabíledni. Nutno však upozornit, že svoji povinnost splní zaměstnavatel nejenom předložením zmíněných dokladů v této podobě, ale též v podobě elektronické. Ostatně jak se ve své zprávě ze dne 30. 5. 2012 vyslovil Úřad pro ochranu osobních údajů, je to forma z hlediska ochrany osobních údajů zaměstnanců vhodnější.

Podle vyjádření zmíněného Úřadu je zaměstnavatel povinen při plnění povinnosti dle ustanovení § 136 ZOZ přijmout taková opatření (vytvořit takové podmínky), která zabezpečí osobní údaje uvedené v těchto dokladech před neoprávněným či nahodilým přístupem třetích osob. Z pohledu zajištění bezpečnosti osobních údajů lze proto doporučit, zejména na „dočasných“ pracovištích, jako je staveniště apod., uchování dokladů s osobními údaji v elektronické podobě (na CD, flash disku, v počítači nebo notebooku, apod.), a to za podmínky, že elektronická data budou řádně zabezpečena heslem a šifrováním, aby v případě odcizení jejich nosiče nemohlo dojít k přístupu neoprávněné osoby k osobním údajům. Tímto způsobem lze současně zajistit, že k osobním údajům v pracovněprávních dokladech budou mít přístup pouze ti zaměstnanci zaměstnavatele, kteří jsou k tomu s ohledem na svoje pracovní zařazení oprávněni (tj. zejména příslušní vedoucí zaměstnanci).

Samozřejmě, inspektor musí mít možnost si prostřednictvím své vlastní výpočetní techniky nebo výpočetní techniky kontrolovaného zaměstnavatele tyto dokumenty vytisknout.

Kdy povinnost neplatí

Z povinnosti dle ustanovení § 136 ZOZ neexistovala do konce minulého roku žádná výjimka. Novelou tohoto právního předpisu s účinností od 1. 1. 2015 bylo ale doplněno pravidlo, že splnění této povinnosti se nevyžaduje, jestliže zaměstnavatel oznámil okresní správě sociálního zabezpečení den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Za účelem ověření této skutečnosti mají orgány inspekce práce možnost získávat dálkovým přístupem informace z registru pojištěnců a dalších informačních systémů.

Byť lze novelu ustanovení § 136 ZOZ v obecné rovině ocenit, obávám se, že s ohledem na speciální právní úpravu účasti na nemocenském pojištění zaměstnanců vykonávajících práci na základě dohody o provedení práce (pokud odměna z této dohody nepřesáhne v kalendářním měsíci částku 10 000 Kč, účast na nemocenském pojištění zaměstnanci nevzniká), na zákonnou lhůtu, ve které je povinen zaměstnavatel vznik účasti na nemocenském pojištění ohlásit (do 8 dnů od vzniku pracovněprávního vztahu), resp. na možnou dohodu mezi zaměstnavatelem a místně příslušnou okresní správou sociálního zabezpečení o konkrétním dni, do jehož uplynutí bude tato povinnost plněna hromadně ke všem nově nastoupivším zaměstnancům, nemá změna až tak velký praktický a pozitivní dopad.

Výše možné pokuty

Nebylo žádným tajemstvím, že v roce 2014 si zaměstnavatelé povinností mít na svých pracovištích kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu hlavu až tolik nelámali. Z jednoduchého důvodu – porušení této povinnosti mohlo skončit toliko uvedením v protokolu o kontrole vyhotoveném orgánem inspekce práce dle ustanovení § 12 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád). Pokuta žádná nehrozila, protože k ní chyběla skutková podstata přestupku nebo správního deliktu, pod kterou by se takové protiprávní jednání zaměstnavatele dalo podřadit.

V současné době už ale riziko pokuty hrozí. Do ustanovení § 139 odst. 2 písm. f) ZOZ co do přestupku a do ustanovení § 140 odst. 2 písm. e) ZOZ co do správního deliktu byly novelou účinnou od 1. 1. 2015 skutkové podstaty doplněny, a pokud zaměstnavateli povinnost mít na svých pracovištích kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu vznikne a nesplní ji, může mu orgán inspekce práce uložit pokutu až do výše 500 000 Kč.