Archivace mzdové agendy
Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.
Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).
Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).
Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:
- mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
- záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
- doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
- stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.
Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týká, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.
Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.
Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde.
Zdroj: BNT journal
Další články
Černá skříňka českého školství: Alokační algoritmus DiPSY ve světle GDPR a judikatury SDEU
Zavedení centrálního alokačního algoritmu do přijímacího řízení na střední školy znamenalo revoluci v obsazování volných kapacit a konec taktického podávání zápisových lístků. Kdo však o přijetí uchazeče skutečně rozhoduje?
EET 2.0 Nová elektronická evidence tržeb
Nová elektronická evidence tržeb se zavádí od 1. 1. 2027; má být jednodušší a modernější. Co všechno je potřeba vědět?
Kamerové systémy na pracovišti jako kontrolní priorita inspekce práce v roce 2026
Kamerový systém na pracovišti bývá vnímán především jako téma ochrany osobních údajů. Program kontrolních akcí Státního úřadu inspekce práce na rok 2026 ale řadí kontroly zaměřené na používání kamerových systémů na pracovištích mezi pět hlavních priorit kontrolní činnosti, a to společně s cílenými kontrolami odměňování zaměstnanců. Ochrana osobních práv zaměstnanců je zároveň samostatnou kontrolní oblastí v rámci pracovněprávních vztahů.
Od nejnižší ceny k nejlepší hodnotě aneb inovativní zadávání IT veřejných zakázek
Zatímco výběr IT systémů podle nejnižší ceny často vede k technologickému dluhu a závislosti na jediném dodavateli, hodnocení založené na kvalitě umožňuje veřejné správě získat funkční řešení na míru. Praktický návod a poznatky z rozhodovací praxe ÚOHS ukazují, jak správně nastavit kvalitativní kritéria i proces hodnocení tak, aby zakázka byla právně neprůstřelná a přinesla nejlepší poměr ceny a výkonu.
Domácí násilí a jeho trestání: zažila jsem situaci, kdy pachatel musel podle rozsudku oběti posílat každý den růži
Čekatelka na Okresním státním zastupitelství v Chebu, Karolína Sochová, obhájila rigorózní práci na téma týkající se trestného činu týrání osoby žijící ve společném obydlí, známém pod laickým názvem jako „domácí násilí“. Co všechno ve své praxi zažila? A jaká jsou úskalí prokazování násilí za zavřenými dveřmi?
