Archivace mzdové agendy
Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.
Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).
Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).
Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:
- mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
- záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
- doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
- stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.
Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týká, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.
Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.
Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde.
Zdroj: BNT journal
Další články
Strategie České advokátní komory pro umělou inteligenci
V České advokátní komoře jsme založili Sekci pro umělou inteligenci a nové technologie. Sekce vlastně není úplně nová, nový je především její název. Předtím v rámci ČAK fungovala Sekce pro IT a GDPR. S ohledem na to, že se od ČAK teď především očekává, že bude reagovat na rozvoj umělé inteligence, rozhodli jsme se její název změnit. Když se podíváte na seznamy profesí „na odstřel“ kvůli umělé inteligenci, jsou na nich právníci na poměrně čelních pozicích.
Korekce místo první sankce? Návrh nového institutu ve správním trestání
Správní trestání zpravidla vychází z toho, že zjistí-li správní orgán přestupek, zahájí řízení, v němž rozhodne o odpovědnosti a případném správním trestu. Tento model chrání legalitu i rovnost. Vedle úmyslného, nebezpečného nebo opakovaného jednání však existují první, objektivně drobná a rychle napravitelná pochybení, zejména v evidenčních a oznamovacích povinnostech.
Obstrukce dlužníka v insolvenci jako trestný čin – možnost obrany věřitelů
Dlužník 11 let blokoval insolvenci námitkami podjatosti a žalobami. Nejvyšší soud potvrdil: jde o trestný čin. Co to znamená pro věřitele?
Česko zásadně mění přístup k trestání korporací. Místo odsouzení umožní dohodu „bez škraloupu“, stejně jako na Západě
Trestně odpovědné jsou v Česku už pár let nejenom fyzické osoby, ale i ty právnické. Od července 2026 se přitom výrazně rozšiřují možnosti řešení firemní trestní odpovědnosti.
Chybné nebo neexistující odůvodnění jako důvod nepřezkoumatelnosti správního rozhodnutí
Odůvodnění správního rozhodnutí není úřední formalita ani prostor pro mechanické převyprávění spisu. Je to část rozhodnutí, v níž musí být rozpoznatelné, proč správní orgán dospěl právě k danému výroku.
