Archivace mzdové agendy Zdroj: Fotolia

Archivace mzdové agendy

Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.

Pavlína Vášová

Pavlína Vášová

Accountant, bnt attorneys-at-law s.r.o., pavlina.vasova@bnt.eu

Pavlína Vášová

Accountant, bnt attorneys-at-law s.r.o., pavlina.vasova@bnt.eu

Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).

Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).

Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:

  • mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
  • záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
  • doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
  • stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.

Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týká, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.

Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.

Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.

Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde

Zdroj: BNT journal

zaměstnavatel účetnictví mzda

Líbil se vám náš článek? Ohodnoťte ho, prosím.
Hodnotilo 8 čtenářů

Diskuze k článku 1 komentářů

KarelSvoboda | 15.10.2018 09:07
Mzdové doklady

Jsem začínající podnikatel a účetnictví si dělám sám. Zajímá mě, jak dlouho musím skladovat jednotlivé účetní doklady. Na http://ideaclub.cz/media/jak-dlouhou-uchovavat-ucetni-doklady jsem se dočetl, že v případě mzdových dokladů je tato doba nejdelší a to pro účely důchodového pojištění. Jelikož prý osoba, která totiž není například spokojená s výpočtem svého důchodu, se může obrátit na OSSZ, která posléze bude požadovat od všech zaměstnavatelů žadatele potřebné dokumenty. Zajímalo by mne však, zda postačí mít tyto doklady v elektronické podobě či zda musejí být v podobě fyzické. Jak to je? Co se děje v případě ztráty těchto dokladů?

Všechny komentáře se zobrazí po vstupu do diskuze

Vstoupit do diskuze

Nejoblíbenější články