V mnohých případech však zcela opomíjí související právní aspekty a nedostatečně se vypořádávají i se souvisejícími riziky. Vystavují se zvýšenému riziku vzniku pracovních úrazů u zaměstnanců a odpovědnosti za ně a případným sankcím či soudním sporům. V tomto článku se podíváme, na co by se měl zaměstnavatel před umožněním práce na dálku, jak z tuzemska, tak ze zahraničí, zaměřit.
Obecně k zavedení práce na dálku
Novela zákoníku práce přináší s účinností od 1. října 2023 zaměstnavateli novou povinnost uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku, dohodne-li se s ním na tomto způsobu práce. Za nedodržení této povinnosti pak nově zaměstnavateli hrozí pokuta až do výše 300 tisíc korun.
Oproti původnímu návrhu novela nezakládá žádné kategorii zaměstnanců nárok na výkon práce na dálku. Někteří zaměstnanci, jako např. rodiče dětí do 9let, však mají nárok na odůvodnění toho, proč jim výkon práce na dálku zaměstnavatel neumožní.
Dohoda je nicméně většinou pouze jedním z více dokumentů, který danou problematiku u zaměstnavatele upravuje. Za nejvhodnější způsob zakotvení práce na dálku je zpravidla považována kombinace právě dohody a vnitřního předpisu. Dohoda obvykle upravuje konkrétní otázky ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci, zatímco vnitřní předpis stanovuje základní a obecné podmínky výkonu práce na dálku.
Obsah dokumentace k práci na dálku
Oproti původním očekáváním novela blíže nestanovuje, co má dohoda o práci na dálku upravovat. Máme za to, že v rámci správného nastavení výkonu práce na dálku by dohoda, v kombinaci s vnitřním předpisem, měla pokrývat zejména níže uvedené oblasti, a to vždy při zohlednění konkrétních podmínek výkonu práce u zaměstnavatele a jeho potřeb.
-
Režim rozhodný pro práci na dálku
V případě umožnění práce na dálku doporučujeme důkladně zvážit volbu režimu práce na dálku. Z dikce zákoníku práce lze dovozovat, že u zaměstnance pracujícího na dálku lze uplatňovat a rozlišovat v zásadě dva režimy, a to režim, i) kdy si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám, a kdy ii) rozvrhuje pracovní dobu zaměstnavatel.
V případě, že si rozvrhuje zaměstnanec pracovní dobu sám, neuplatní se na něj některá ustanovení zákoníku práce, jako je například rozvržení pracovní doby, prostojů a přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy. Na rozdíl od právního stavu před novelou zákoníku práce pak zaměstnanci, který si rozvrhuje pracovní dobu sám, nově přísluší mzda nebo plat za práci přesčas a náhradní volno a náhrada mzdy a příplatek za práci ve svátek. Zaměstnavatel ale po něm nemůže vyžadovat, aby byl dostupný v určitých hodinách. Pokud zaměstnavatel potřebuje, aby byl zaměstnanec dostupný v čase určeném zaměstnavatelem, tzn. aby se účastnil pracovních schůzek, jednal s klienty, a to v provozních hodinách zaměstnavatele, bude zpravidla mít zájem na vlastním rozvržení pracovní doby.
V této souvislosti upozorňujeme, že i při práci na dálku, nehledě na zvolený režim rozvrhování pracovní doby, platí povinnost zaměstnavatele pracovní dobu evidovat.
-
Náklady na výkon práce na dálku
Novela dále přináší změnu v konceptu hrazení nákladů vzniklých při práci na dálku. Nově tak může zaměstnavatel zaměstnanci hradit i) skutečně vynaložené a prokázané náklady, ii) náklady paušální částkou stanovenou Českým statistickým úřadem, nebo si může iii) se zaměstnancem písemně sjednat, že náhrady nákladů nebo jejich části zaměstnanci nepřísluší. Volba záleží na zaměstnavateli a jeho dohodě se zaměstnancem. Speciální úprava se uplatní u „dohodářů“, ti budou mít nárok na náhradu nákladů pouze v případě, že si toto právo zaměstnavatel se zaměstnancem výslovně sjednají.
-
Bezpečnost a ochrana zdraví při práce (BOZP)
V oblasti BOZP zákoník práce ani zvláštní právní předpisy nerozlišuje mezi tím, zda je práce vykonávána na pracovišti nebo mimo něj. Při práci na dálku se proto i po novele použije obecná úprava BOZP v plném rozsahu. Dokumentace by tak měla reflektovat konkrétní podmínky výkonu práce na dálku. Primárně by měla zakotvovat pravidla pro školení zaměstnanců, a to jak před umožněním práce na dálku, tak během jeho průběhu. Zároveň by měla být stanovena pravidla pro kontrolu pracoviště zaměstnance. Ověřování plnění jednotlivých povinností k BOZP lze řešit např. tzv. check-listem, na základě kterého zaměstnanec pravidelně ověřuje a potvrzuje vhodnost jeho pracoviště k výkonu práce na dálku. Je tedy vhodné zakotvit konkrétní místo, ze kterého bude práce na dálku probíhat tak, aby bylo možné co nejlépe identifikovat hrozící rizika a přijmout opatření k jejich eliminaci.
Úprava BOZP by měla být nastavována v součinnosti s bezpečnostním technikem, který je s ohledem na jeho kvalifikaci schopen jednotlivé procesy vhodně nastavit.
-
Další aspekty
Nad rámec výše uvedeného je v dokumentaci možné řešit otázky jako je i) místo výkonu práce ii) ochrana dat a svěřeného majetku, iii) způsob přidělování a odevzdávání práce, iv) možnost zaměstnavatele kdykoliv po zaměstnanci požadovat návrat do kanceláře apod.
Specifika výkonu práce dálku ze zahraničí
Specifickým případem je situace, kdy má zaměstnanec vykonávat práci na dálku ze zahraničí. Pro tyto účely nelze vytvořit univerzálně platná pravidla pro práci nad dálku, neboť bude vždy nezbytné posoudit právní úpravu státu, ze kterého má být práce vykonávána, aplikovatelné mezinárodní a evropské právo a posoudit případné povinnosti a rizika zaměstnavatele.
Pokud tak chce zaměstnavatel umožnit práci na dálku ze zahraničí, musí pravidla posoudit separátně ke každému ze států, ve které zvažuje umožnit práci na dálku. V rámci tohoto posouzení by se měl přitom zaměřit na posouzení zejména následujících aspektů:
- rozhodné právo – zejména, zda se na zaměstnance nemůže aplikovat právní úprava státu, ze kterého je práce vykonávána;
- imigrační aspekty – zda se s výkonem práce nepojí vízová povinnost;
- BOZP – pokud se zaměstnanci při práci v zahraničí stane pracovní úraz, bude jeho šetření zpravidla pro zaměstnavatele velice komplikované;
- sociální zabezpečení – kde bude probíhat odvod sociálního zabezpečení, zvážit získání certifikátu A1;
- daňové aspekty – potenciální riziko vzniku stálé provozovny a odvody na sociálním zabezpečení;
- pojištění zaměstnance – vhodnost uzavření cestovního pojištění;
Lze shrnout, že kromě povinnosti sjednat možnost výkonu práce na dálku v písemné dohodě a způsobů úhrady nákladů novela podrobnější úpravu podmínek výkonu práce na dálku, včetně slibované úpravy BOZP, nakonec nepřináší. Zaměstnavatelé tak musí i na dále spoléhat na vlastní nastavení podmínek, za kterým práci na dálku umožní.
Diskuze k článku ()