Pokud má zaměstnavatel podezření, že by mu z důvodu prodlení mohla vzniknout vážná újma, má možnost poštu otevřít i bez výslovného zákonného zmocnění? Článek 13 Listiny základních práv a svobod („Listina“) stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství, ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem, s výjimkou případů a způsobem, které stanoví zákon. To platí rovněž v případě zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným zařízením (tedy např. i e-mailem).
Jak vyplývá z výše uvedeného článku 13 Listiny, narušit listovní tajemství lze pouze v případech a způsobem, které stanoví zákon. Pro zaměstnavatele je potom tímto zákonem zejména zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů („zákoník práce“). Dle § 316 odst. 1 zákoníku práce zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky či jeho telekomunikačních zařízení. Dodržování zákazu podle věty první je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat. Odstavec druhý téhož paragrafu říká, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.
Takto ústavně zaručená ochrana soukromí je dále rozvedena v právu podústavním, zejména v jeho soukromoprávní části – viz § 86 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého: „Nikdo nesmí zasáhnout do soukromí jiného, nemá-li k tomu zákonný důvod. Zejména nelze bez svolení člověka narušit jeho soukromé prostory, sledovat jeho soukromý život nebo pořizovat o tom zvukový nebo obrazový záznam, využívat takové či jiné záznamy pořízené o soukromém životě člověka třetí osobou, nebo takové záznamy o jeho soukromém životě šířit. Ve stejném rozsahu jsou chráněny i soukromé písemnosti osobní povahy.“
Další ochranu poskytují předpisy veřejného práva, např. § 7 zákona č. 251/2016 Sb., o některých přestupcích, ve znění pozdějších předpisů (přestupek proti občanskému soužití), nebo § 182 zákona č. 40/2009 Sb., trestního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (porušení tajemství dopravovaných zpráv).
Přestože je zákonná dikce v tomto případě poměrně striktní, lze podle našeho názoru usoudit, že narušit listovní tajemství bude zaměstnavatel v těchto případech oprávněn. Zejména v případech, kdy bude na pracoviště doručena pošta adresovaná zaměstnanci, který je dlouhodobě nepřítomen, a z okolností by mohlo vyplývat riziko vzniku bezprostřední újmy (zejména majetkové) z důvodu prodlení. V takových případech se totiž nacházejí v kolizi dvě ústavně zaručená práva. Jednak právo adresáta na ochranu listovního tajemství, jednak právo zaměstnavatele na ochranu jeho majetku zakotvené v čl. 11 Listiny. Zejména potom v momentě, kdy platí obecný zákaz podle § 316 odst. 1 zákoníku práce, tedy když zaměstnanci nebyl ze strany zaměstnavatele dán souhlas s užíváním pracovních a výrobních prostředků pro jiné než pracovní účely[1], neboť v takovém případě může zaměstnavatel legitimně očekávat, že zejména e-mailová či jiná korespondence bude pouze pracovní, a nikoliv soukromé povahy. Tento postup lze potom podle našeho názoru analogicky aplikovat na poštu adresovanou bývalému zaměstnanci.
Na počátku je tedy pro zaměstnavatele klíčové určit, zdali se jedná o zásilku soukromou či pracovní. Toto je možné často určit ještě před samotným otevřením zásilky a seznámení se s jejím obsahem. Vycházet lze především již z informací uvedených na obálce. Zde je podle našeho názoru při rozlišování mezi soukromou a pracovní poštou možné vycházet z poštovních podmínek České pošty vydaných na základě § 6 zákona č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách), ve znění pozdějších předpisů. Tyto poštovní podmínky říkají, že je-li v poštovní adrese uvedena na prvém místě právnická osoba a na druhém místě fyzická osoba, za adresáta se považuje právnická osoba. Je-li v poštovní adrese uvedeno na prvém místě jméno a příjmení fyzické osoby a na druhém místě označení právnické osoby, za adresáta se považuje fyzická osoba s tím, že poštovní zásilka má být dodána prostřednictvím této právnické osoby. Je-li v poštovní adrese namísto jména a příjmení určité fyzické osoby uvedena pouze její funkce v právnické osobě, za adresáta se považuje právnická osoba.[2]
Tomu odpovídá rovněž úprava daná vyhláškou č. 259/2012, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, kterou se provádí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, která v § 5 odst. 1 stanoví, že „pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně, aby bylo ve vztahu k tomuto dokumentu dále postupováno podle této vyhlášky. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje, jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním původcem, která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle § 2 odst. 3 písm. c) jako elektronická adresa podatelny, postupuje adresát obdobně podle věty druhé“.
V případě e-mailových zpráv se poté postupuje obdobně. Podle stanoviska č. 2/2009 Úřadu pro ochranu osobních údajů, může zaměstnavatel pro určení, zdali se jedná o soukromou nebo pracovní e-mailovou zprávu, vycházet zejména z tzv. identifikačních znaků, jako jsou odesílatel, předmět zprávy a oslovení příjemce. Ačkoliv e-mailová adresa patří zaměstnavateli, je-li složena ze jména a příjmení zaměstnance, např. Jan.Svoboda@doména.cz, je e-mail na ni doručený soukromou elektronickou poštou a taková emailová adresa je sama o sobě vždy osobním údajem, avšak takovým osobním údajem, k jehož zpracování je zaměstnavatel oprávněn; včetně jeho zveřejnění, komunikuje-li takový zaměstnanec se třetími osobami. Naproti tomu věcně konstruovaná e-mailová adresa, např. info@doména.cz, je úřední elektronickou adresou, a to i v případě, že ji spravuje pouze jeden zaměstnanec. Zaměstnavatel není oprávněn sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah korespondence svých zaměstnanců. Zaměstnavatel případně smí u svých zaměstnanců pouze sledovat počet došlých a odeslaných e-mailů, případně (tj. zejména vznikne-li podezření na zneužití pracovních prostředků, resp. jejich využití k jiným než pracovním účelům) včetně hlavičky, tj. komu píší a od koho je dostávají. Tato činnost je zpracováním osobních údajů zaměstnance, byť za uvedených podmínek oprávněným zpracováním, a je tedy nezbytné dodržovat všechny zákonem o ochraně osobních údajů stanovené povinnosti.
Soukromý e-mail zaměstnance smí zaměstnavatel na základě oprávnění daných mu zákoníkem práce otevřít a přečíst pouze výjimečně, v zájmu ochrany svých práv, především jestliže je zřejmé, že se jedná o pracovní e-mail, tj. lze-li tento závěr učinit na základě údajů uvedených v hlavičce, a jestliže je pravděpodobné, že z objektivních důvodů, jako je např. dlouhodobá nemoc zaměstnance či dřívější skončení pracovního poměru, by k jejímu vyřízení zaměstnancem mohlo dojít natolik pozdě, že by zaměstnavatel mohl utrpět újmu na svých právech. Zaměstnavatel tak fakticky využívá svého práva chránit majetek podle Listiny a zákoníku práce.[3]
Pokud tedy zaměstnavatel na základě výše popsaných znaků dospěje k závěru, že se jedná o pracovní poštu (nebo e-mail), je možné ji v takovém případě otevřít a začít se seznamovat s jejím obsahem. Skutečnost, zdali se jedná o poštu pracovní nebo soukromé povahy je potom nezbytné posuzovat průběžně. Pokud v průběhu čtení či jiného seznamování se s obsahem pošty vyjde najevo, že se nejedná o poštu pracovní, je zaměstnavatel v takovém případě povinen čtení či jiné seznamování se s obsahem pošty ukončit.
Bude-li zaměstnanci na pracoviště doručena soukromá pošta, je zaměstnavatel povinen ji zaměstnanci vydat, není už však povinen nést náklady na její vydání (např. v případě listovní zásilky je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci její vyzvednutí, není však již povinen ji na své náklady zaměstnanci přeposílat).
Závěr
Nikdo, tedy ani zaměstnavatel, nesmí bez zákonného zmocnění porušovat listovní tajemství tím, že otevře soukromé zásilky nebo e-mailové zprávy, pokud není jejich adresátem. Vyjma případů vyplývajících z § 316 zákoníku práce (monitoring) však může podle našeho názoru zaměstnavatel narušit integritu zpráv jinak chráněných listovním tajemství též v případě, kdy bude mít vážné podezření, že jde o zprávu obsahující pracovní informace a v důsledku např. prodlení by mohlo dojít na straně zaměstnavatele ke vzniku bezprostřední újmy.
Pokud však v průběhu seznamování se s obsahem zprávy vyjde najevo, že se jedná o zprávu (nebo její část) obsahující soukromé informace, měl by zaměstnavatel ukončit seznamování se s jejím obsahem. V každém případě by zaměstnavatel měl zavést opatření, aby se vyvaroval situacím, kdy bude nucen tímto způsobem postupovat (v případě e-mailových schránek zejména jejich deaktivací nebo nastavením automatické odpovědi vyrozumívající odesílatele o nemožnosti vyřízení takovéto zprávy adresátem). Pokud se však zaměstnavatel rozhodne přistoupit k otevření zásilky, měl by postupovat co nejvíce transparentně. Zejména informovat adresáta o tomto postupu, jakož i o důvodech, které ho k tomu vedly, stejně jako jej vyrozumět o možnosti vyzvednout si danou zásilku.
[1] PICHRT, Jan. Zákoník práce. Praktický komentář. Wolters Kluwer (ČR), 2017.
[2] POŠTOVNÍ PODMÍNKY České pošty, s.p. ZÁKLADNÍ POŠTOVNÍ SLUŽBY (Platné od 1. ledna 2020).
Diskuze k článku ()