Tento článek se zaměřuje na podepisování a doručování pracovněprávních dokumentů z pohledu zaměstnavatele, a to elektronicky prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (např. e-mailem) a prostřednictvím datových schránek.
Elektronické doručování před novelou zákoníku práce
Možnost elektronického doručování pracovních smluv, výpovědí či dalších důležitých dokumentů byla teoreticky zahrnuta do zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „zákoník práce“) ještě před novelou, ovšem praktické využití této možnosti bylo vzhledem k některým těžkopádným pravidlům velmi omezené.
Podle znění účinného do 30. 9. 2023, pokud chtěl zaměstnavatel zaměstnanci elektronicky doručit dokumenty uvedené v § 334 odst. 1 zákoníku práce,[1] musel zaměstnavatel takovou písemnost podepsat uznávaným elektronickým podpisem; k účinnému doručení ale nedošlo, pokud zaměstnanec převzetí písemnosti do 3 dnů od jejího odeslání nepotvrdil, a to datovou zprávou podepsanou uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance.[2]
Situace se však zásadně změnila s účinností novely zákoníku práce č. 281/2023 Sb., která elektronické doručování výrazně usnadňuje a zmodernizuje.
Způsoby elektronického doručování po novele zákoníku práce
Od 1. října 2023 je elektronické doručování dokumentů vztahujících se k pracovněprávním otázkám výrazně jednodušší – odpadá povinnost podepisovat listiny uznávaným elektronickým podpisem a nepotvrzení převzetí písemnosti nevede k neúčinnosti jejího doručení. Naopak v případě platného dojití může zaměstnavatel počítat s doručením nejpozději v den fikce doručení.
Novela rovněž zjednodušuje doručování prostřednictvím datové schránky.
Dokumenty doručované elektronicky dle zákoníku práce je možné rozdělit do 3 kategorií:
- Písemnosti vyjmenované v § 334 zákoníku práce
- Písemnosti vyjmenované v § 21 zákoníku práce a
- Ostatní písemnosti
1. Elektronické doručování písemností vyjmenovaných v § 334 zákoníku práce
Pouze vybrané písemnosti
Nejpřísnější podmínky pro doručování pracovněprávních dokumentů stanoví ustanovení § 334 až 337 zákoníku práce. Tento způsob doručování se použije pouze pro písemnosti vyjmenované v § 334 zákoníku práce, kterými jsou následující:
- Písemnosti týkající se jednostranného skončení pracovního poměru (pracovní smlouvy) nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce (dále jen „DPP“) nebo dohodou o pracovní činnosti (dále jen „DPČ“) - pod to lze zahrnout zejména výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru nebo právního vztahu založeného DPP či DPČ a dále tzv. faktické úkony, tj. např. vytýkací dopis[3] a výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků ve smyslu § 52 písm. f) zákoníku práce;
- Odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa; a
- Mzdový výměr nebo platový výměr.
Způsoby doručení
Písemnosti uvedené výše doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou, a to osobním předáním, prostřednictvím datové schránky nebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, které je nadále jediným tzv. sekundárním způsobem doručení, je možné až tehdy, nelze-li písemnost doručit osobně (na pracovišti nebo kdekoliv bude zaměstnanec zastižen).
Elektronické doručování je tedy dáno na roveň doručování prostřednictvím osobního předání, zaměstnavatel si tedy mezi těmito způsoby může vybrat.
Podmínky pro využití doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací
Doručení písemností vyjmenovaných v § 334 zákoníku práce prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací ale bude účinné pouze v případě, kdy zaměstnavatel splní následující podmínky:
- písemnost je podepsaná uznávaným elektronickým podpisem,[4]
- zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení (tj. nikoli např. jako součást pracovní smlouvy), v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele (typicky soukromou e-mailovou adresu),
- zaměstnavatel ještě před udělením takového souhlasu zaměstnance písemně informoval o podmínkách doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, včetně zákonné lhůty fikce doručení podle § 335 odst. 3 zákoníku práce, a
- zaměstnanec takový souhlas neodvolal.
Pokud písemnost zaměstnanci do jeho e-mailové schránky dojde (nevrátí se zaměstnavateli jako nedoručitelná apod.), bude se považovat za doručenou nejpozději ve lhůtě 15 dnů od jejího odeslání, případně dříve v případě, kdy zaměstnanec potvrdí převzetí této písemnosti ve stanovené lhůtě datovou zprávou.
2. Elektronické doručování písemností vyjmenovaných v § 21 zákoníku práce
Benevolentnější přístup v elektronickém doručování má zákoník práce k písemnostem, kdy dochází souhlasným jednáním zaměstnance a zaměstnavatele ke vzniku, změně nebo zániku pracovní smlouvy, DPP nebo DPČ. Pokud je taková písemnost uzavřena prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat její vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil. Typicky se bude jednat o soukromou e-mailovou adresu zaměstnance, důvodová zpráva ale zmiňuje i cloudové úložiště zaměstnance nebo elektronickou adresu zaměstnance v rámci komunikační aplikace (např. Whatsapp).
Pro podpis těchto dokumentů zákon nestanovuje žádné zvláštní požadavky, je tedy možné pracovní smlouvu uzavřít i pomocí „obyčejného“ elektronického podpisu, jako je například Docusign, DigiSign nebo Signi, stačí ale i jednodušší podpis dokumentu například zasláním skenu dokumentu podepsaného rukou.
Pro úplnost dodávám, že zaměstnanec má právo od výše uvedeného dokumentu odstoupit, a to písemně ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance. Odstoupení je možné, jen dokud nebylo ze strany zaměstnance započato s plněním.
3. Elektronické doručování ostatních písemností
Pro doručování dokumentů, které nejsou zmíněny výše (tj. v § 334 ani § 21 zákoníku práce), se použije obecná úprava doručování obsažená v zákoně č. 89/2012 Sb., občanském zákoníku (dále jen „občanský zákoník“), která je výrazně flexibilnější a uživatelsky přívětivější.
Doručování dle občanského zákoníku je založeno na teorii dojití, kdy právní jednání působí vůči nepřítomné osobě od okamžiku, kdy jí projev vůle dojde; zmaří-li vědomě druhá strana dojití, platí, že řádně došlo.
Tímto obecným způsobem je možné doručovat veškeré vnitřní předpisy (směrnice), informace pro zaměstnance, ale nově například i záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce. Elektronicky lze rovněž podepisovat a doručovat různé dohody se zaměstnanci, jako jsou dohody o srážkách se mzdy, dohody o odpovědnosti za schodek nebo za ztrátu svěřených věcí, kvalifikační dohody nebo nově dohody vztahující se k práci na dálku.
Doručování pomocí datové schránky
Zákoník práce rovněž zjednodušuje doručování pomocí datové zprávy, které může být vítanou alternativou k doručování prostřednictvím e-mailu zejména díky jednoduchému prokazování toho, že písemnost adresátovi byla skutečně dodána.
Datovými schránkami nyní disponuje drtivá většina zaměstnavatelů (zejména s ohledem na jejich zřizování všem subjektům vedeným v registru osob začátkem roku 2023),[5] a stávají se populárnějšími i mezi fyzickými osobami-nepodnikateli (tedy potenciálními zaměstnanci), kteří využívají datových schránek zejména k jednodušší komunikaci s úřady.
Pokud se zaměstnavatel rozhodne doručit písemnost zaměstnanci pomocí datové zprávy, může tak učinit i bez souhlasu zaměstnance. Jedinou podmínkou je, že si zaměstnanec v nastavení jeho datové schránky neznepřístupnil dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Písemnost se bude považovat za doručenou nejpozději ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, nepřihlásí-li se zaměstnanec do datové schránky dříve.
Obdobný režim platí v případě doručování písemností ze strany zaměstnance zaměstnavateli.
Rizika spojená s nedoručením písemnosti odeslané elektronicky
Na tomto místě bych upozornila na potenciální rizika spojená s elektronickým doručováním – zaměstnavatelé by měli být ve volbě konkrétní formy elektronického doručování opatrní, aby následně byli schopni prokázat, zda a v jaký okamžik byla jejich elektronická zpráva s písemností skutečně druhé straně dodána. Za nejriskantnější považuji zejména elektronické doručování dokumentů vztahujících se k jednostrannému skončení pracovního poměru, jako je okamžité zrušení nebo výpověď z pracovního poměru, ale i doručení vytýkacího dopisu[6] nebo výzvy k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků ve smyslu § 52 písm. f) zákoníku práce. V tomto směru se doručování písemností prostřednictvím e-mailu jeví jako problematické.
V rizikových případech doporučuji i nadále využívat toho nejkonzervativnějšího doručení dokumentu, a to osobního předání vytištěného a podepsaného dokumentu zaměstnanci do vlastních rukou před nejméně dvěma svědky. Důvodem je, že v případě způsobů doručení tzv. na dálku se zaměstnavatel ze své podstaty musí spoléhat na třetí stranu a nemá kontrolu nad tím, zda byla písemnost skutečně doručena. Pokud písemnost zaslaná zaměstnavatelem spadne zaměstnanci do spamu nebo se písemnost doručovali ztratí, ponese následky (nedoručení písemnosti) zaměstnavatel. Tato rizika neplatí v případě doručování do datové schránky zaměstnance, kdy zaměstnavatel disponuje informacemi o formě a obsahu zaslané písemnosti, adresátovi písemnosti a může počítat s doručením nejpozději fikcí doručení. Zaměstnavatel by si v každém případě měl odeslanou datovou zprávu uložit ve formě .zfo za účelem prokázání odeslání datové zprávy.
Doručování výše uvedených písemností e-mailem je naopak užitečným řešením v případě, kdy zaměstnanec se zaměstnavatelem vůbec nekomunikuje a není možné zaměstnanci žádným jiným způsobem doručit okamžité skončení pracovního poměru nebo výpověď.
Závěr
Modernizace elektronického doručování pracovněprávních dokumentů přináší do firemního prostředí a do pracovních vztahů zaměstnavatelů a zaměstnanců řadu výhod, kterou uvítají zejména zaměstnavatelé využívající zaměstnance na dálku a zaměstnavatelé využívající zaměstnance s flexibilními pracovními podmínkami (zejména DPP nebo DPČ). Mezi ty patří různé typy freelancerů, kteří pracují na zakázkách od různých klientů, jako jsou například kurýři a další subjekty zapojení do tzv. gig economy.
Zaměstnavatelé mají konečně možnost provést důkladnou digitalizaci svých HR procesů, což znamená rychlejší, efektivnější a ekonomicky výhodnější správu pracovněprávní dokumentace. Zaměstnanci zase mohou očekávat pohodlnější a rychlejší způsob doručení důležitých pracovních dokumentů, což usnadňuje jejich pracovní život.
Nicméně přestože elektronické doručování nabízí mnoho výhod, nesmíme opomíjet potenciální rizika spojená s tímto způsobem komunikace. Je nezbytně důležité, aby zaměstnavatelé byli pečliví a dbali na správné dodržování právních požadavků při elektronickém doručování. Riziko nesprávného doručení nebo nedoručení pracovních dokumentů může mít pro zaměstnavatele vážné právní a organizační důsledky.
Celkově lze konstatovat, že elektronické doručování se konečně stane nezbytnou součástí moderního pracovního prostředí a základním stavebním kamenem pro digitalizaci HR dokumentace.
[1] Mezi písemnosti uvedené § 334 odst. 1 zákoníku práce ve znění účinném do 30. září 2023 patřily mimo jiné i všechny písemnosti týkající se vzniku, změny a skončení pracovní smlouvy nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.
[2] Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis (§ 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce). Ministerstvem vnitra ČR byly uděleny akreditace těmto certifikačním autoritám: První certifikační autorita a. s., Česká pošta s. p., eIdentity a. s.
[3] Vytýkacím dopisem se rozumí upozornění zaměstnance na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práce podle § 52 písm. g) zákoníku práce.
[4] Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis (§ 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).
[5] Od ledna 2023 byly, dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, postupně zřizovány datové schránky všem subjektům vedeným v registru osob.
[6] Vytýkacím dopisem se rozumí upozornění zaměstnance na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práce podle § 52 písm. g) zákoníku práce.
Diskuze k článku ()