Nejčastější chyby v uveřejňování smluv I.
Registr smluv běží už šest měsíců a obsahuje tisíce záznamů a publikovaných smluv. Je čas provést krátké zhodnocení toho, zda jsou publikované smlouvy uveřejněny dle požadavků zákona a jaké jsou nejčastější chyby v uveřejňování.
Nejčastější chyba: nesprávný formát smlouvy
Zcela nejčastější chybou v uveřejňování smluv je jejich publikování ve formátu, který není otevřený a strojově čitelný. Dle ust. § 5 odst. 1 zákona o registru smluv se uveřejněním smlouvy rozumí vložení do registru elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat.
Elektronický systém umožňuje publikovat smlouvu ve formátech .doc, .docx, .txt, .rtf, .odt a .pdf. Prvních pět je z hlediska „strojové čitelnosti“ a „otevřenosti“ formátu poměrně bezproblémových. Problémy nastávají právě u posledně zmiňovaného formátu .pdf. Aby byly dodrženy požadavky zákona, je zapotřebí, aby vložený .pdf soubor obsahoval také textovou vrstvu. Nesmí tedy jít o obrázek ani o prostý sken smlouvy. Bohužel značná část publikovaných smluv je uveřejněna právě formou špatného .pdf souboru – skenu.
K tomu je nutné dodat, že od 1. 7. 2017 by veškeré takto publikované smlouvy byly s ohledem na ust. § 7 odst. 1 zákona o registru smluv považovány za nesprávně uveřejněné a tudíž od počátku zrušené (absolutně neplatné). Uvedenou chybu lze napravit, a to tak, že se nejpozději do 3 měsíců od uzavření smlouvy nahraje do registru smluv smlouva ve správném (otevřeném a strojově čitelném) formátu.
Chybějící metadata
Další zásadní chybou, na kterou jsme při prohledávání registru smluv narazili, je nevyplnění požadovaných metadat, tj. základních informací o uzavírané smlouvě ve webovém formuláři. Vždy se vyplňuje identifikace smluvních stran, datum uzavření smlouvy, předmět smlouvy a cena, resp. hodnota smlouvy.
Pouze některé instituce (např. vysoké školy, výzkumné ústavy, státní, krajské a obecní akciovky a společnosti s ručením omezeným, státní podniky) nemusí identifikovat druhou smluvní stranu a cenu, resp. hodnou smlouvy, avšak pouze tehdy, pokud jsou tyto informace jejich obchodním tajemstvím (což neplatí paušálně). Obecně je možné informaci o ceně či hodnotě smlouvy nevyplnit také v případech, pokud cenu či hodnotu není možné určit (což platí pro všechny povinné subjekty).
Naopak např. příspěvková organizace (jako povinný subjekt podle zákona o registru smluv), která si kupuje zboží či služby od soukromého dodavatele, musí vždy zveřejnit celkovou cenu, resp. hodnotu uzavřené smlouvy. Pokud tak neučiní, opět s odkazem na ust. § 7 odst. 1 zákona o registru smluv půjde od 1. 7. 2017 o neplatně uzavřenou smlouvu, na kterou se bude hledět, jako kdyby nikdy uzavřena nebyla.
I tuto chybu lze odstranit, a to tak, že se nejpozději do 3 měsíců od uzavření smlouvy v registru smluv doplní záznam o celkovou cenu, resp. hodnotu smlouvy. Podobně se postupuje i v případech, kdy v metadatech chybí informace o druhé smluvní straně, ačkoli vyplněny být mají.
Předmět smlouvy
Další velice častou a zásadní chybou v uveřejňování je nesprávné vyplnění předmětu smlouvy v metadatech. Předmět smlouvy musí být řádně identifikován. Z předmětu smlouvy musí být patrné, o jakou smlouvu jde a co je jejím obsahem/plněním. Mezi správné příklady patří např. názvy Kupní smlouva na zdravotnický materiál, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor, Smlouva o výstavbě budovy nové radnice, Smlouva na dodávku posypového materiálu, Smlouva o směně pozemků, apod. Naopak příkladem špatně popsaného předmětu je Objednávka č. 5896 či Smlouva č. 4865. Takové nesprávné označení předmětu smlouvy v metadatech způsobuje taktéž nesprávné uveřejnění smlouvy a tudíž zrušení smlouvy od počátku. Náprava je možná podobně jako v předchozích případech dodatečnou opravou do 3 měsíců od uzavření smlouvy.
Další články
Odpovědnost provozovatele za škodu vzniklou provozní činností: kdy nestačí říct „nebyla to naše chyba“
Provozovatel se odpovědnosti nezbaví jen tím, že došlo k zásahu zvenčí. Klíčové je, jaká preventivní opatření přijal.
Drony v realitním marketingu: Právní rámec a ochrana soukromí
Využití bezpilotních letadel v realitním marketingu přináší kromě atraktivní vizualizace také specifická právní rizika. Střet zájmu na propagaci nemovitosti s právem na ochranu soukromí třetích osob je častým předmětem sporů.
Odškodňování cestujících leteckými dopravci za zrušené a zpožděné lety
Aktuální válečný konflikt na blízkém východě se negativně projevuje také na dostupnosti ropných produktů, což samozřejmě negativně ovlivňuje jejich cenu na světových trzích. To se týká rovněž leteckého paliva, v důsledku čehož začínají letečtí dopravci upozorňovat na možnost zavádění opatření spočívajících například také v rušení plánovaných letů v následujících měsících. Budou mít poté cestující, kteří již mají letenku zakoupenu a jejich let jim dopravce následně zruší, nárok na odškodnění? A pokud ano, za jakých okolností? A co v případě, není-li let zrušen, ale zpožděn?
Co přináší nové jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele
Jedno hlášení místo několika. Nový systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele má zjednodušit administrativu zaměstnavatelů, ale přináší i nové povinnosti a rizika.
Úplata za stejnokroj
Někteří zaměstnavatelé požadují po zaměstnancích platby za poskytnutý pracovní oděv, uniformu nebo firemní stejnokroj, resp. jim částky za jejich užívání sráží ze mzdy. Tento článek popisuje, proč je takový postup v rozporu s pracovním právem.
