K otázce elektronického spisu Zdroj: Redakce

K otázce elektronického spisu

JUDr. Tomáš Lichovník ve svém zamyšlení nad otázkou, do jaké míry má být soudce zavázán povinností pracovat s textem v elektronické či listinné formě, zaujal názor, že nelze nikoho nutit, aby se přizpůsoboval nové době a že by každému měla být zachována možnost volby, zdali bude pracovat v elektronické či listinné podobě.

Mgr.  Stanislav Findejs

Mgr. Stanislav Findejs

soudce Okresního soudu v Náchodě

Mgr. Stanislav Findejs

soudce Okresního soudu v Náchodě

Mám za to, že základní idea elektronického spisu a obava nejen Dr. Tomáše Lichovníka o to, aby nebyl kdokoliv nucen pracovat v takové formě, která mu nevyhovuje, se naprosto míjí. Podstatou elektronického spisu totiž není převedení listinného spisu do elektronické podoby s tím, že v žádné jiné podobě takový spis existovat nebude. Elektronický spis je systém, který by měl svými funkcemi umožnit kterémukoliv soudu a soudci pracovat daleko rychleji a efektivněji. Samotný obsah spisu, tedy listiny jako takové nebo chcete-li dokumenty, jsou pouhou špičkou špičky ledovce. Je třeba totiž rozlišovat elektronickou podobu dokumentu a elektronický spis jako takový. V elektronickém spise by měly být nejen dokumenty k věci samé, ale také další funkce.

Základem elektronického spisu by měl být jmenný rejstřík, který umožní ztotožnit účastníka řízení. To soudci poskytne informaci o osobě uvedené v rejstříku, tedy například jaká je možná doručovací adresa osoby a tím usnadnit doručování, v jakých pozicích osoba vystupuje v jiných věcech a tím například zabránit vinklaření, případně zdali se tentýž účastník nedomáhá totožnou žalobou svého práva u jiného soudu a zdali tedy není postavena překážka věci již započaté.

Součástí elektronického spisu by měla být i informace pro účastníky, tedy informace o jednáních a to jak pro účastníky, kterým by byla dána možnost do spisu nahlížet, tak i obecné veřejnosti podobně, jak se děje nyní na stránkách Justice.cz (infoSoud).

Součástí elektronického spisu by měl být i rejstřík justičních činitelů, když tento rejstřík by měl obsahovat nejen základní povinné údaje, tedy v případě osoby soudce jeho jméno, příjmení, specializaci a soud, u kterého soudce působí, ale také možnost pro soudce do tohoto rejstříku doplňovat informace, u kterých to uzná za vhodné, například o seznam jím sepsané literatury, profesního životopisu, a podobně. Bude na tom kterém soudci, jaké informace do tohoto rejstříku dodá. Součástí elektronického spisu by měl být také rozvrh práce.

Součástí elektronického spisu bude samozřejmě také možnost tvorby dokumentů za pomoci šablon. Tedy aplikace, díky které je možné vyhotovit běžné a opakující se rozhodnutí rychle a možná i automaticky. Například při vyměření soudního poplatku by takový systém mohl výzvu k uhrazení soudního poplatku na základě informací obsažených v návrhu vyhotovit samostatně. To samozřejmě neznamená, že by takové rozhodnutí odcházelo ze soudu bez kontroly soudce. Každopádně však bude mít soudce možnost, aby systém za něj rozhodnutí, a zde předesílám jednoduché a administrativní, vyhotovil sám a soudce je odesílal ze soudu po své kontrole.

Součástí elektronického spisu, pak by měly být i centrální číselníky, tzn. číselníky států měst, měn a mnoho dalších informací, které poskytnou soudci rychlou a kompletní orientaci, kterou ke svému rozhodnutí potřebuje. Na příkladu lze uvést, že by se mohlo jednat například o archiv směnných kursů měn.

Toto jsou součásti elektronického spisu, které bude soudce vnímat při své každodenní práci. Součástí elektronického spisu je samozřejmě řada dalších programů, o kterých však v podstatě uživatel ani neví. Jako například software pro podepisování a razítkování, software pro ukládání a vyhledávání  dokumentů, systém sloužící k příjmu a odesílání datových zpráv.

Proto je třeba znovu zopakovat, že elektronický spis není soubor dokumentů uložených v elektronické verzi, nýbrž systém, který umožní pružnější způsob práce.

Je-li otázka postavena tak, jestli je tomu, kterému soudci příjemnější pracovat s tištěnou formou dokumentů, či elektronickou formou dokumentů, pak se domnívám, že tato otázka je již dopředu vyřešena. Má-li někdo chuť a zájem pracovat s tištěnou formou dokumentů, může jednoduchým pokynem kanceláři určit ty dokumenty, které mají být vytištěny, aby s nimi mohl pohodlně pracovat. Jsem však přesvědčen o tom, že vytištění takovýchto dokumentů nemusí tvořit kompletní a ucelený spis, který je oficiálně veden, ale spis pomocný, který bude vytvořen na základě konkrétních požadavků toho kterého vyřizujícího soudce. Není přece nezbytně nutné tisknout doručenky, výzvy k zaplacení soudního poplatku, výzvy k doplnění žaloby a řadu dalších listin, které listinný spis zaplevelují, ale k přímému rozhodnutí nevedou. Mě jako soudci okresního soudu soudci postačí k vytištění např. smlouva, upomínky, faktury atd. Není nezbytně nutné v každé věci tisknout všeobecné obchodní podmínky té které banky nebo pojišťovny, případně podobné listiny, které jsou soudcům z jejich každodenní úřední činnosti důvěrně známy, případně je může mít vytištěny nebo k tisku připraveny v souboru svých listin.

Samozřejmostí pak je, že elektronický spis musí být řádně zajištěn proti vnějším vlivům, avšak tato povinnost bude ležet na někom jiném, než na nás soudcích. Předpoklad je, že elektronický spis bude natolik zabezpečen, aby v něm nemohlo dojít ke ztrátě dat, zásahům osob zvenčí a podobně. Všichni víme, že žádný systém není zcela bezpečný. Ale ono to platí i o normálním listinném spise. Do takového spisu má přístup také řada lidí, a nikdy není vyloučeno, že někdo z těch, kteří spis dostanou do své dispozice, buď omylem, nebo, nedej bože, i úmyslně zapříčiní, že se některé listiny z tohoto spisu ztratí. Dokonce se domnívám, že elektronický spis je daleko bezpečnější než spis listinný.

názor elektronizace elektronický spis

Diskuze k článku 0 komentářů

Všechny komentáře se zobrazí po vstupu do diskuze

Vstoupit do diskuze