Datová schránka – starost nebo radost?

Předmětem úpravy bylo především bezplatné automatické zřízení datové schránky pro podnikatele, nepodnikající právnické subjekty, ale i běžné občany, kteří využívají např. bankovní identitu nebo portály sociální správy k vyřízení sociálních dávek a jsou označováni také jako „digitálně gramotní“.

Po apelu zejména neziskových organizací, které volaly po odkladu povinné datové schránky pro nepodnikající občany z důvodu jejich nedostatečné přípravy a informovanosti, byla tato povinnost v novele Zákona upravena na možnost na základě aktivní žádosti fyzické osoby (viz § 3 odst. 1 Zákona).

Povinné subjekty

Od 1. ledna 2023 se proto vedle již existujících subjektů s povinnými datovými schránkami (obchodní společnosti, státní orgány, samospráva a vybrané profese) rozšiřuje tato povinnost také na:

• Všechny podnikající fyzické osoby (živnostníci a osoby samostatně výdělečně činné), přičemž nezáleží na tom, zda podnikají jen část roku, nebo formou vedlejší činnosti, či dokonce mají úřadem pozastavenou činnost.
• Všechny nepodnikající právnické osoby (spolky, nadace nebo společenství vlastníků jednotek).

Ačkoli z původního návrhu vypadly fyzické osoby, je dopad této novely stále poměrně zásadní, jelikož se týká více než dvou milionů subjektů, samozřejmě vyjma těch, kteří sice spadají do nově definovaných skupin, ale svou datovou schránku si stihli zřídit již v minulosti.

Ministerstvo vnitra aktuálně rozesílá doporučené dopisy, popř. zprávy do datových schránek fyzických osob s již existující datovou schránkou, s přístupovými údaji k nově zřízené datové schránce pro subjekt spadající do některé z výše uvedených skupin. Tato hromadná akce by měla probíhat ve třech vlnách až do 31. března 2023.

Jedna osoba tak může najednou disponovat hned několika datovými schránkami. Datovou schránkou pro fyzickou (nepodnikající) osobu, další pro podnikající fyzickou osobu (tj. jako OSVČ), třetí jako osoba zastupující nepodnikající právnickou osobu (např. jako předseda spolku, či společenství vlastníků jednotek), čtvrtou a další jako statutární orgán či člen statutárního orgánu podnikající právnické osoby (např. jako jednatel s.r.o., nebo člen představenstva a.s.).

Datová schránka funguje podobně jako email, ale s tím rozdílem, že totožnost jejího vlastníka, který komunikuje jejím prostřednictvím je na rozdíl od emailu úředně ověřena.

V čem tedy zřízení datové schránky vyvolává (nejen) pro běžné občany takové obavy, či nechuť?

V prvé řadě je potřeba rozlišovat termíny „dodání“ a „doručení“ zprávy do datové schránky. Dodáním se rozumí přijetí zprávy do datové schránky a doručením možnost seznámení se uživatele schránky s došlou zprávou. Na rozdíl od emailu však platí u datové schránky tzv. fikce doručení, nebo-li po uplynutí 10 dnů od přijetí (dodání) zprávy se zpráva považuje za doručenou (přečtenou), ačkoli se uživatel do datové schránky nepřihlásil a s obsahem zprávy se tak fakticky neseznámil. Takto lze například promeškat lhůtu k úhradě pokuty za dopravní přestupek, které se rovněž zasílají do datové schránky, a tím si nechtěně vygenerovat její navýšení o úroky z prodlení, což nakonec může skončit až exekucí.

Dalším specifikem je automatické mazání doručených zpráv ze schránky po 90 dnech. Pokud si zprávu v tomto mezidobí uživatel nestáhne a neuloží do svého počítače, zůstane po odstraněné zprávě jen její značka, podle které se sice dá příslušný úřad zažádat o její znovuzaslání, ale běh lhůty v ní případně uložené se již neobnoví.

Vzhledem k výše uvedenému je víc než kdy jindy na místě hlídat si přijatou poštu ve schránce, přičemž jednoduchým řešením může být efektivní správa schránky např. formou nastavení notifikací či využitím externí aplikace, která bude vše hlídat za uživatele.

Datová schránka má samozřejmě vedle výše popsaného také mnoho výhod. Její zřízení je bezplatné a bezplatná je rovněž komunikace jejím prostřednictvím s veřejnou správou. Ostatní (komerční) komunikace je již sice zpoplatněna, ale v porovnání s běžnými poštovními službami zůstává stále nesrovnatelně levnější (10 Kč). Jednoznačný bonus je také časová úspora, neboť odpadá nutná osobní návštěva úřadů či provozovatelů poštovních služeb.

Efektivní využití datových schránek je tak jen spíše otázkou zvyku a správného nastavení, či jejich externí správy, než složitým osvojováním si komplikovaných technických postupů.