Komunikace s veřejnou správou v nelehké době

V současné epidemiologicky hůře než neutěšené době je patrně snahou každého z nás (či by alespoň mělo být) pokusit se svým chováním minimalizovat riziko šíření onoho dnes už bohužel nikomu neznámého viru. Taková snaha se pak projevuje v takřka každém aspektu našich životů, komunikaci s orgány veřejné správy nevyjímaje. Ta samozřejmě fungovat musí, vir-nevir.

Mgr. Martin Glogarprávník a analytik oddělení právních systémů , ATLAS consulting spol. s r.o.

Otázkou však je, jaké možnosti alternativní komunikace s ní směřující k omezení či dokonce vyloučení rizika přenosu především onoho nechvalně známého viru nám při zachování veškerých práv a učinění zadost všem relevantním povinnostem aktuální právní úprava poskytuje.

Potřeby snížit riziko přenosu viru v celé společnosti je si samozřejmě vědoma i státní moc. Nejsnáze identifikovatelné kroky její výkonné složky v čele s vládou jsou na tomto poli realizovány usneseními vlády o přijetí krizových opatření vydávanými v nouzovém stavu v souladu s čl. 5 a 6 ústavního zákona č. 110/1998 Sb., o bezpečnosti České republiky, ve znění pozdějšího předpisu (dále také jako "ústavní zákon o bezpečnosti České republiky"). Předpokladem pro jejich přijetí je přitom vyhlášení nouzového stavu. Ten byl aktuálně a v reakci na tzv. druhou vlnu pro území České republiky z důvodu ohrožení zdraví v souvislosti s prokázáním výskytu koronaviru SARS CoV-2 vyhlášen s účinností od 5. 10. 2020 na dobu (prozatím, v souladu s čl. 6 odst. 2 ústavního zákona o bezpečnosti České republiky se uvedená doba může prodloužit jen po předchozím souhlasu Poslanecké sněmovny) 30 dnů, a to usnesením vlády č. 957/2020 publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 391/2020 Sb. 

Pokud jde o veřejnou správu, potažmo orgány veřejné moci a správní orgány, jejich činnost vláda v rámci aktuálního balíčku svých protiepidemických opatření vydávaných v intencích nastíněných výše upravila nejprve svým usnesením č. 994/2020 o přijetí krizového opatření publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 398/2020 Sb. Jím s účinností od 12. 10. 2020 uložila orgánům veřejné moci a správním orgánům zavedení určitých opatření v rámci jejich pracovišť. Usnesení mělo být původně účinné do 25. 10. 2020 (včetně), nicméně s účinností od 22. 10. 2020 od 6:00 bylo, vzhledem k dynamickému vývoji epidemie, zrušeno a nahrazeno novým krizovým opatřením představovaným usnesením vlády č. 1080/2020 publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 426/2020 Sb. Nové krizové opatření má být účinné prozatím do 3. 11. 2020 včetně.

Opatření vymezená v původním usnesení vlády č. 994/2020 publikovaném ve Sbírce zákonů pod č. 398/2020 Sb. měla spočívat především v omezení osobního kontaktu státních zaměstnanců, zaměstnanců a dalších úředních osob s adresáty veřejné správy a dalšími externími osobami jen na nezbytně nutnou úroveň, což mělo být realizováno například upřednostňováním písemného, elektronického či telefonického kontaktu před osobním ve všech případech, kdy je to možné, příjmem veškerých dokumentů od klientů a veřejnosti pouze prostřednictvím pracoviště podatelny, je-li zřízeno, a vždy, kdy je to možné, upřednostněním elektronické komunikace, či přijetím opatření omezujících přímý kontakt v případech, kdy dochází ke kontaktům se zaměstnanci jiných orgánů a institucí. Veškerá jednání měla být prováděna za zvýšených hygienických opatření. Vše uvedené mělo být přiměřeně použito také pro vnitřní styk zaměstnanců v rámci orgánu. Omezen měl být rovněž rozsah úředních hodin, a to na dva dny v týdnu v rozsahu pěti hodin v daném dni, přičemž mělo jít o čas pro veřejnost dostupný. Usnesení však vymezovalo výjimky, kdy se omezení rozsahu úředních hodin neuplatní.

Nové usnesení č. 1080/2020 publikované ve Sbírce zákonů pod č. 426/2020 Sb. uložilo orgánům veřejné moci a správním orgánům, aby v rámci všech svých pracovišť zahájily omezený provoz vyplývající z nouzového stavu. Ten má spočívat především v omezení práce a státní služby zejména na ty agendy, jejichž výkon musí být bezpodmínečně kontinuálně zajišťován, a to zejména k zajištění chodu veřejné správy a služeb veřejné správy v nezbytně nutném rozsahu a plnění úkolů vlády České republiky směřujících k dosažení cílů nouzového stavu, opět v omezení osobního kontaktu zaměstnanců s adresáty veřejné správy a dalšími externími osobami na nezbytně nutnou úroveň, v omezení rozsahu úředních hodin, v zajišťování chodu jednotlivých útvarů orgánu vždy nejnižším možným počtem zaměstnanců přítomných na pracovišti a v zajištění činnosti orgánu tak, aby případné karanténní opatření vůči části zaměstnanců neohrozilo akceschopnost orgánu.

Obdobné opatření vztahující se k činnosti orgánů veřejné moci bylo přijato již v rámci tzv. první vlny na jaře tohoto roku, a to usnesením vlády České republiky č. 217/2020. Ve Sbírce zákonů bylo publikováno pod č. 87/2020 Sb., jeho účinnost však byla omezena pouze na období od 16. 3. 2020 do 24. 3. 2020 do 6:00. Usnesením vlády č. 279/2020 publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 126/2020 Sb. došlo totiž s odkazem na mimořádná opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne 23. 3. 2020, č. j. MZDR 12745/2020-1, kterým bylo prodlouženo omezení volného pohybu osob až na výjimky a kterým bylo nařízeno omezení pohybu na veřejně dostupných místech a omezení kontaktů, a především č. j. MZDR 12745/2020-3, kterým bylo prodlouženo nařízení omezeného provozu orgánů veřejné moci a správních orgánů, k jeho zrušení a faktickému (opět dočasnému) nahrazení těmito mimořádnými opatřeními Ministerstva zdravotnictví.

Vrátíme-li se však na podzim tohoto roku a napřed k usnesení vlády č. 994/2020 publikovanému ve Sbírce zákonů pod č. 398/2020 Sb., v rámci tímto stručným pojednáním zpracovávaného tématu je dobré zaměřit se na jeho část hovořící o omezení osobního kontaktu státních zaměstnanců, zaměstnanců a dalších úředních osob s adresáty veřejné správy a dalšími externími osobami na nezbytně nutnou úroveň. To mělo být realizováno, mimo jiné, také upřednostňováním písemného, elektronického či telefonického kontaktu před osobním ve všech případech, kdy je to možné, a dále vždy, kdy je to možné, upřednostněním elektronické komunikace také při příjmu veškerých dokumentů.

Pokud jde o usnesení vlády č. 1080/2020 publikované ve Sbírce zákonů pod č. 426/2020 Sb. opatření týkající se omezení provozu orgánů veřejné moci aktuálně upravující, jeho část vztahující se k tématu tímto stručným pojednáním popisovanému je formulována prakticky totožně. I nadále tedy (prozatím do 3. 11. 2020 včetně) platí, že v rámci omezení osobního kontaktu zaměstnanců s adresáty veřejné správy a dalšími externími osobami na nezbytně nutnou úroveň má být, vedle dalšího, upřednostňován písemný, elektronický a telefonický kontakt před kontaktem osobním, a to ve všech případech, kdy je to možné, stejně tak jako vždy, kdy je to možné, upřednostňována elektronická komunikace při příjmu veškerých dokumentů od klientů veřejné správy, obecně od veřejnosti.

Ideálním a žádoucím prostředkem pro realizaci takové elektronické komunikace veřejnosti s orgány veřejné správy jsou samozřejmě, vedle mnohých dalších (třeba i méně formalizovaných, jako e-mail), datové schránky. Těmi jsou ve smyslu § 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále také jako "zákon o elektronických úkonech"), elektronická úložiště určená k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Zřizuje a spravuje je Ministerstvo vnitra.

Datové schránky se týkají či mohou týkat jak fyzických osob (včetně podnikajících), tak osob právnických, a samozřejmě orgánů veřejné moci včetně orgánů územních samosprávných celků. Fyzické osobě plně způsobilé k právním úkonům datovou schránku Ministerstvo vnitra zřídí bezplatně na její žádost, přičemž taková fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky fyzické osoby (§ 3 odst. 1 a 2 zákona o elektronických úkonech). U podnikající fyzické osoby platí obdobně, že datovou schránku jí Ministerstvo vnitra zřídí bezplatně na její žádost, přičemž i ona má nárok na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby (§ 4 odst. 1 a 2 zákona o elektronických úkonech). U advokátů, statutárních auditorů, daňových poradců a insolvenčních správců platí, že Ministerstvo vnitra jim datovou schránku podnikající fyzické osoby zřídí, opět bezplatně, bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence (§ 4 odst. 3 zákona o elektronických úkonech). U těchto subjektů tak, na rozdíl od fyzických osob a ostatních podnikajících fyzických osob, není datová schránka zřizována na základě žádosti těchto osob, ale automaticky na základě objektivní skutečnosti spočívající v obdržení informace Ministerstvem vnitra o zapsání takové podnikající osoby (advokáta, statutárního auditora, daňového poradce či insolvenčního správce) do příslušné zákonem stanovené evidence.  

Obligatorní zřízení datové schránky lze identifikovat rovněž u celé řady osob právnických. Dle § 5 odst. 1 zákona o elektronických úkonech totiž datovou schránku právnické osoby zřídí (bez žádosti této osoby) Ministerstvo vnitra bezplatně právnické osobě zřízené zákonem, právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, a to v případě právnické osoby zřízené zákonem bezodkladně po jejím vzniku, v případě právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku. U ostatních právnických osob pak zřídí Ministerstvo vnitra datovou schránku právnické osoby bezplatně až na základě žádosti takové právnické osoby (§ 5 odst. 2 zákona o elektronických úkonech). Také právnické osoby mají nárok vždy na zřízení jedné datové schránky právnické osoby (§ 5 odst. 3 zákona o elektronických úkonech).

Svými datovými schránkami obligatorně disponují samozřejmě také orgány veřejné moci; bez toho by nebyla komunikace s těmito orgány prostřednictvím datových schránek vůbec možná. Ministerstvo vnitra takovému orgánu datovou schránku orgánu veřejné moci zřídí bezplatně a bezodkladně po jeho vzniku a v případě, že orgán veřejné moci vzniká zápisem do evidence podle jiného právního předpisu, bezodkladně po jeho zápisu do rejstříku orgánů veřejné moci a soukromoprávních uživatelů údajů (§ 6 odst. 1 zákona o elektronických úkonech). Na rozdíl od fyzických a právnických osob u orgánů veřejné moci platí, že další datové schránky orgánu veřejné moci jim Ministerstvo vnitra zřídí bezplatně na jejich žádost (§ 6 odst. 2 zákona o elektronických úkonech). Orgány veřejné moci tak mohou disponovat více datovými schránkami. Takto na žádost zřízená (další) datová schránka má sloužit zejména pro potřebu vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci nebo výkonu konkrétní agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci.

Pro orgány územních samosprávných celků je § 7 zákona o elektronických úkonech dána stran jejich datových schránek speciální právní úprava. Platí, že se pro ně zřizuje jedna datová schránka orgánu veřejné moci, nepožádá-li územní samosprávný celek o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci. 

Dosavadní zkušenosti s využíváním datových schránek poukazují na jejich veskrze spolehlivý a bezproblémový chod. V kontextu aktuální epidemiologické situace, která patrně není s to v dohledné době zcela pominout, se navíc tento institut jeví jako velice vhodný prostředek, jak s orgány veřejné správy bez sebemenšího rizika přenosu nákazy komunikovat. Proto i subjekty, jimž není na základě zákona datová schránka zřízena povinně, mají v tomto neutěšeném období o důvod více zamyslet se, zda zřízení své datové schránky svou žádostí přece jenom neiniciovat. Ostatně poznatky na tomto poli z jarní doby koronavirové svědčí o tom, že nejeden z těchto subjektů takto uvažoval a zájem o zřízení datových schránek oproti předchozím obdobím skokově vzrostl. 

I když na aktuální celospolečensky neutěšené situaci způsobené novým typem koronaviru jen velmi stěží lze hledat cokoliv byť jen částečně pozitivního, nebylo by vůbec špatné moci si za pár let při střízlivém hodnocení veškerých aktuálních souvislostí alespoň říci, že zčásti přinejmenším přispěla k rozšíření míry elektronizace fungování veřejné správy, jejíž je co nejmasovější využívání datových schránek ke komunikaci s orgány veřejné správy nedílnou součástí.    


Většina malých firem v začátcích komunikace s orgány státní správy využívá základní aplikaci České pošty, která běží on-line přímo v prohlížeči. Toto řešení je všeobecně považováno za dostatečné v případě velké části právnických i fyzických osob. Se stoupajícími nároky na elektronickou komunikaci a zálohování zpráv včetně originálních souborů je možné se zamyslet i nad sofistikovanějším řešením. V poslední době vznikla celá řada komerčních aplikací, které klasické datovce zdárně sekundují a v některých případech nabízejí i řešení nejčastějších uživatelských problémů. Například zvládají správu více datových schránek najednou, filtraci a vyhledávání v přijatých zprávách, variabilní oprávnění pro pracovníky na různých pozicích ve firmě nebo právě neomezenou archivaci datových zpráv.

Hodnocení článku
50%
Pro hodnocení článku musíte býtpřihlášen/a
Přidat komentář
Pro přidání komentáře musíte být přihlášen/a
Tento web využívá cookies pro zajištění funkčnosti webu a získání statistik návštěvnosti webu

Partneři projektu

Všichni partneři