Registr smluv – prakticky, část II. Zdroj: Redakce

Registr smluv – prakticky, část II.

Ve druhé části příspěvku autor osvětluje řadu praktických otázek souvisejících s registrem smluv a jejich uveřejňováním. Věnuje se například tomu, které smlouvy nepodléhají uveřejnění, jak správně vyplnit metadata či jaké smluvní doložky je vhodno uzavírat.

Mgr. Petr Bouda

Mgr. Petr Bouda

právník, Frank Bold advokáti s. r. o.

Mgr. Petr Bouda

právník, Frank Bold advokáti s. r. o.

Z častých dotazů – podléhá objednávka či rámcová smlouva zveřejnění?

Často se setkáváme s dotazy, jak je to s objednávkou. Dotazujícím vysvětlujeme, že smlouva vzniká až akceptací objednávky, přičemž konkludentní přijetí objednávky není možné. I přes rozvolnění písemné formy v ust. § 8 odst. 2 ZRS stále platí, že smlouva nabývá účinnosti nejdříve zveřejněním, které musí samotnému plnění předcházet.

Pokud jde o rámcové smlouvy, tyto obvykle nejsou smlouvami, ale spíše obchodními podmínkami, v jejichž rámci jsou posléze uzavírané jednotlivé smlouvy. Ty pak de iure smlouvami jsou a jako takové podléhají zveřejnění jako každá jiná smlouva.

Pokud jde o rámcové dohody uzavírané podle ust. § 219 odst. 2 zákona o zadávání veřejných zakázek, tyto zveřejnění podléhají.

Problém vyvolávají dodatky, neboť není jasné, zda se jedná o privativní nebo kumulativní novaci. Domnívám se, že nejjednodušší je zveřejnit dodatky všechny. Co se týče starých smluv i s dodatkem, zákon vyžaduje i uveřejnění smluv, které by po nabytí účinnosti zákona dne 1. července 2016 musely být zveřejněny v registru smluv. Pokud byly uzavřeny dříve, nemůže zákon způsobit jejich neúčinnost či zrušení od počátku. Vyžaduje však, aby v případě jejich jakýchkoli pozdějších změn byly tyto změny uveřejněny v registru smluv ve strojově čitelném formátu, což může být někdy problém. S nedodržením povinnosti zákon nespojuje žádnou sankci.

Kdo je povinným subjektem?

Na cestě k určení smlouvy povinně zveřejňované v registru smluv je dalším krokem určení smluvní strany smlouvy. Povinný subjekt musí splňovat dvě podmínky – jednak je uveden v taxativním výčtu § 2 odst. 1, jednak musí být založen podle českého práva a působí převážně v České republice, což znamená, že například některé dceřiné společnosti ČEZu působící v Bulharsku rozhodně povinným subjektem nejsou.

Problematickými subjekty jsou příspěvkové organizace zřízené nebo založené obcí s jinou než rozšířenou působností. Podle našeho názoru je potřeba vyjít z přílohy č. 2 zákona č. 314/2002 Sb., která obsahuje výčet obcí s rozšířenou působností. V každém jednotlivém případě se pak bude muset posuzovat, zda například škola je založená obcí s rozšířenou působností či nikoli.

Pokud jde o právnické osoby s většinovou majetkovou účastí státu, zde je problém v určení velikosti většinové účasti v případě dceřiných společností. Buď si řekneme, že každá dceřiná společnost, jejíž matka je většinově vlastněná státem, podléhá rovněž uveřejnění, anebo budeme složitě počítat, kolik procent majetkové účasti má stát v dceřiné společnosti prostřednictvím té mateřské. Problémem je také otázka, zda by se většinová majetková účasti zjistila u jiných právnických osob. Domníváme se, že v případě nadací, nadačních fondů či ústavu to možné je.

Další subjekty jsou uvedeny v ust. § 8 odst. 3 zákona o rozpočtových pravidlech. Jsou jimi Poslanecká sněmovna, Senát, Ústavní soud apod. Zde upozorním na chybu, ke které došlo novelizací zákona o rozpočtových pravidlech, kdy došlo k přečíslování ustanovení. Výjimka v registru smluv nyní odkazuje na špatný odstavec podle zákona o rozpočtových pravidlech. I přes tuto technickou chybu je potřeba vše vykládat původním způsobem, jinak bychom se dostali k absurdnímu výsledku.

Povinným subjektem je rovněž dobrovolný svazek obcí. Většina z nich je založena obcemi s jinou než rozšířenou působností, které v nich mají většinovou majetkovou účast, a tak ve výsledku většina jimi uzavřených smluv uveřejnění nepodléhá. Pokud by ale dobrovolný svazek obcí založil právnickou osobu, ta už by zveřejnění podléhat mohla.

Při určování povinných subjektů je důležité postupovat podle dostupných informací, zejména u obchodních společností je to však náročné. Je zde potřeba rozlišit společnost podle počtu společníků, ze zprávy o vztazích apod. U akciové společnosti je nadto ještě potřeba zhodnotit, zda na ni nedopadá výjimka podle ust. § 3 odst. 2 písm. h) ZRS, která se týká uveřejnění cenných papírů, což by mělo být možno zjistit z výroční zprávy akciové společnosti.

Zmínit je potřeba rovněž princip materiální publicity, který odkazuje na aplikaci informací zapsaných v obchodním rejstříku či sbírce listin.

Smlouvy nepodléhající uveřejnění

Nejčastější smlouvou nepodléhající uveřejnění je smlouva, kdy výše hodnoty jejího předmětu je 50.000 Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší. Uveřejnění nepodléhají ani adhezní smlouvy, tedy formulářové, které jsou uzavřené některými vyjmenovanými subjekty. Dále mu nepodléhají ani smlouvy uzavřené ve veřejné dražbě či na burze cenných papírů.

Pokud jde o předmět smlouvy, i zde je výjimek celá řada – například místo plnění smlouvy, výroba nebo užití pořadu, poskytování a úhrada zdravotních služeb atd.

Některé výjimky pamatují i na určité smluvní strany. Zveřejnění tedy nepodléhají smlouvy, jejichž smluvní stranou jsou nepodnikající fyzické osoby, vyjma situace, kdy samy nabývají nemovitou věc od některého z povinných subjektů; dále tajné služby, výkonní umělci či banky.

Pokud jde o hodnotu předmětu plnění smlouvy, tuto nelze zaměňovat s cenou. Uveřejnění tedy budou podléhat i převody nemovitostí za symbolickou cenu, čímž se předchází obcházení zákona. Nelze určovat a dělit předmět smlouvy na více dílčích smluv. Skutečná cena se neuveřejňuje.

Co se týče způsobu uzavření smlouvy, je důležité říci, že uveřejnění nepodléhá smlouva uzavřená ve veřejné dražbě, která představuje zvláštní způsob přechodu vlastnického práva. Naproti tomu soukromá dražba je pouze zvláštním způsobem uzavření smlouvy, nikoli přechodem vlastnického práva, čili zde výjimka dopadá.

Zveřejnění nepodléhá ani závěrkový list na burze. Případné dodatky a změny na burze se zveřejňují, protože zde už ke zvláštnímu přechodu vlastnictví nedochází.

Další výjimky se týkají místa plnění. Rozhodující je zde převažující místo plnění, což u synallagmatické smlouvy nelze určit, neboť plnění jsou ekvivalentní a jsou dvě. Rozhodující je tedy buďto jedno místo, které lze určit nebo na kterém se strany dohodnou, případně místo největšího, nejpočetnějšího plnění. Postupuje se pak podle pravidel občanského zákoníku. Nejjednodušší je stanovit si místo plnění již ve smlouvě. Místem plnění může být i bankovní účet, což může vést k místu mimo Českou republiku.

Za pozornost stojí nová výjimka v ust. § 3 odst. 2 písm. r) ZRS. Tato počítá s tím, že subjekty, které ji mohou využít, jsou pouze právnické osoby, státem vlastnické podniky, které jsou veřejným zadavatelem nebo státními zkušebnami. Faktem je, že vymezení toho, kdo je veřejným zadavatelem, je velmi složité. Státní zkušebny mají většinou státní zkušebnictví přímo v názvu, což usnadní práci. Tato výjimka dopadá pouze na smlouvy uzavřené v běžném obchodním styku v rozsahu předmětu činnosti podnikání zapsaného v určitém veřejném rejstříku. Podmínkou rovněž je, aby smluvní stranou nebyla jiná povinná osoba.

Zákonodárce doplnil ust. § 7 odst. 3, podle nějž pokud smluvní strana, která se domnívá, že aplikuje výjimku, zjistí dodatečně, že ji aplikovala špatně, má možnost smlouvu zveřejnit a předejít jejímu zrušení.

Posledními výjimkami jsou smlouvy chráněné bankovním tajemstvím uzavřené bankou při podnikatelské činnosti, které jsou uvedeny v ust. § 1 odst. 1 a 3 zákona o bankách. Výjimka platí pro výrobu nebo užití pořadu České televize nebo Českého rozhlasu. Tuto výjimku je potřeba vykládat restriktivně, protože je dosti široká.

Postup při uveřejnění smlouvy v registru

Při uveřejnění smlouvy v registru je v zásadě potřeba učinit řadu kroků, od určení smluvní strany přes vytvoření elektronického obrazu smlouvy po odeslání smlouvy i metadat do registru.

Smlouvu může uveřejnit kterákoli smluvní strana. Pokud se nedohodnou, povede to k duplicitnímu uveřejnění, což není chybou. Převzetí smluvní povinnosti ke zveřejnění smlouvy nezbavuje první smluvní stranu práva k jejímu zveřejnění. Na druhou stranu, pokud některá ze smluvních stran převezme smluvně povinnost zveřejnění smlouvy, odpovídá poté za porušení této povinnosti (za neuveřejnění či chybné zveřejnění).

Uveřejněním lze pověřit třetí osobu na základě zmocnění, není-li to výslovně smluvně vyloučeno. Technicky nelze mít více než jednu takovouto třetí osobu zmocněnou k uveřejnění. Smluvní strany nemusí uveřejnění smlouvy v registru zkontrolovat.

Elektronický obsah smlouvy musí splňovat tři podmínky: musí být otevřenýstrojově čitelný, což je definováno v zákoně o svobodném přístupu k informacím. Musí být způsobilý k přijetí do informačního systému datových schránek (ust. § 5 odst. 3).

Technické řešení zákona neumožňuje přijetí jiného než vyjmenovaných formátů. Pokud bude použit scan smlouvy ve formátu pdf, musí být zachována textová vrstva, jinak dojde ke zveřejnění fotky a nikoli textu. Povinnost otevřeného a čitelného formátu se samozřejmě neaplikuje na mapy či nákresy.

Pokud jde o znečitelněné informace ve smlouvě, toto se týká celé řady informací, které jsou vyjmuty již podle zákona o svobodném přístupu k informacím. Zákon o registru smluv stojí na zásadě, že se zveřejňuje vše, vyjma těch informací, u nichž to některý zákon zapovídá. Znečitelnění se netýká informací uváděných v metadatech, což je jeden ze sporných bodů. Domnívám se, že ustanovení § 5 odst. 5 jsou zvláštní úpravou vůči § 3 odst. 1.

Osobní údaje

Problematika osobních údajů se týká v drtivé většině jen fyzických osob, nedotýká se tedy smluv, kde je smluvní stranou právnická osoba. Nicméně i ve smlouvě uzavřené mezi právnickými osobami může být informace o osobě fyzické. Podnikatelská fyzická osoba musí strpět uveřejnění minimálně stejných informací, jako vyžaduje ust. § 435 o. z., tedy jména, firmy, sídla a informace o zapsání v obchodním rejstříku.

Co se týče uveřejnění, základním pravidlem je, že lze zveřejnit osobní údaje, nikoli citlivé osobní údaje. Není třeba znečitelnit po právu jinde uveřejněné údaje, například číslo účtu, služební email či služební telefon. Není nutný výslovný souhlas osoby, neboť zákon o ochraně osobních údajů obsahuje celou řadu zákonných licencí, např. zpracování nezbytné pro dodržení práv a povinností správce.

Smluvní strany nemohou za jinou smluvní stranu znečitelnit obchodní tajemství. Dávají si proto do smlouvy doložku, podle které každá smluvní strana, která má obchodní tajemství, odpovídá za to, že ho vyznačí v textu smlouvy, aby nemohlo být zveřejněno. Neudělají-li to, je to jejich odpovědností. Pokud smluvní strana vyznačení obchodního tajemství při zveřejnění nerespektuje, odpovídá pak za způsobené škody.

Pokud jde o důvěrné informace podle ust. § 1730 o. z., problematické je, že za důvěrné lze při jednání o uzavření smlouvy označit v podstatě cokoli. V kontextu zákona o registru smluv nejde vyloučit většinu smlouvy, a tak budou chráněny pouze informace, které jsou obchodním tajemstvím, průmyslovým vlastnictvím, utajovanými informacemi apod. Ten samý problém je u know-how, které samo o sobě chráněno není. Chráněno bude takové know-how, které splní znaky obchodního tajemství. Pokud know-how znaky obchodního tajemství nesplňuje, je jedinou možností jeho ochrany neuvést ho ve smlouvě.

Vyplňování metadat (ust. § 5 odst. 5 ZRS)

Nevyplnění metadat vede k fikci neuveřejnění smlouvy. Obvykle je možné dovodit je přímo z textu smlouvy. Zákon taxativně vyjmenovává 4 metadata:

a) identifikace smluvních stran,

b) vymezení předmětu smlouvy – uveden by měl být přímý i nepřímý předmět, alespoň obecně.

c) cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnotu předmětu smlouvy, lze-li ji určit,

d) datum uzavření smlouvy.

Jedinou výjimku z metadat obsahuje ust. § 5 odst. 6 ZRS, přičemž tuto výjimku mohou užít pouze některé povinné subjekty, které díky ní mohou chránit informace o smluvní straně a celkové ceně, a to i v případě, že tyto informace samy o sobě obchodním tajemstvím nejsou, ale jejich souhrn by už jejich obchodním tajemstvím byl.

Časté chyby při zadávání metadat se dopouštějí obce, když převádí nemovitosti na nepodnikající fyzické osoby, kdy anonymizují jejich osobní údaje, což je špatně. Často se lze setkat s naprosto obecně vymezeným předmětem smlouvy, například „kupní smlouva“, případně je uveden interní kód nebo spisová značka. Ani toto nelze shledat dostatečným.

Pokud jde o celkovou cenu, obvykle se postupuje podle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku. Často smluvní strany zveřejní stejnou sumu jak s DPH, tak i bez DPH. To je sice chyba, avšak z hlediska dodržení zákona stačí, pokud je jeden z těchto údajů správný.

Datum uzavření smlouvy má význam z hlediska běhu lhůty k uveřejnění smlouvy. Doporučuji si jej přímo stanovit ve smlouvě.

Odeslání smlouvy správci

Odeslání smlouvy správci probíhá datovou schránkou, je tedy vhodné ji mít zřízenou. Správce o zveřejnění informuje odesílatele a další smluvní strany, které se podaří identifikovat a které mají datovou schránku, případně ty smluvní strany, které mají uvedenou emailovou adresu. Nejedná se o potvrzení správnosti zveřejnění, správce ostatně věcně nemůže nic zkontrolovat. Může pouze zkontrolovat, zda zpráva neobsahuje viry, zda má požadovaný formát apod.

Jak provést v registru smluv opravy?

Prostřednictvím formuláře „Modifikace záznamu“ lze činit opravy smlouvy či metadat. Technické řešení neumožňuje činit opravy jiné osobě než té, která smlouvu uveřejnila. Je tedy vhodné dát si do smlouvy doložku, že smluvní strana, která přebírá povinnost zveřejnit smlouvy, přebírá zároveň povinnost ji opravit. Dodatečná oprava je možná pouze ve lhůtě dle ust. § 7 odst. 1. Vychází se z toho, že pokud není smlouva správně uveřejněna ani do tří měsíců od uveřejnění, pak je zrušena od počátku a opravit již nejde. Jedinou výjimkou dodatečné opravy jsou možnosti dle ust. § 7 odst. 2. Pokud v zásadě státem vlastněný podnik zjistí, že smlouva je zveřejněná špatně, má dodatečnou lhůtu 30 dní na uveřejnění.

Doporučení – vhodné smluvní doložky

Pokud jde o doložky ve smlouvách, doporučujeme sjednat zejména tyto:

  1. Doložka s uveřejněním smlouvy tak, jak je – doložka pak konstatuje, že ve smlouvě nejsou uvedeny údaje, které nemohou být zveřejněny.
  2. Doložka, která umožňuje přesnou identifikaci obchodního tajemství, osobních údajů, utajovaných skutečností apod., a to proto, aby se předešlo jejich zveřejnění.
  3. Doložka o způsobu uveřejnění – je vhodné vypsat výslovně, co všechno se vyžaduje po smluvní straně.
  4. Doložka o provedení dodatečně zjištěných oprav.
  5. Doložka data uzavření smlouvy – předejde se dohadům, kdy byla smlouva uzavřena a kdy uplynou lhůty

Závěrem

V ust. § 6 odst. 2 ZRS je tedy výslovně zmíněna krajní nouze, v ust. § 6 odst. 3 ZRS léčiva a zdravotnické prostředky. Smlouvy sice nabývají účinnosti bez ohledu na uveřejnění v registru, přesto ale uveřejněny být musí, a to nejpozději do 3 měsíců od uzavření.

Ust. § 8 odst. 2 ZRS obsahuje rozvolnění původně striktní písemné formy. Zákonodárce umožňuje uzavřít smlouvu podléhající zveřejnění i v jiné než písemné formě, pokud taková forma umožňuje její zveřejnění. Znamená to, že mohu například písemný návrh na uzavření smlouvy potvrdit telefonicky, což vlastně míchá formu písemnou a ústní. I tak ale bude muset být smlouva zveřejněna. Smlouvy tudíž nemohou být uzavírány konkludentně. Není tedy ani praktické uzavírat smlouvu vyloženě ústně, protože stejně bude muset být celá přepsána.

Pokud jde o § 8 odst. 5 ZRS, tento vyjmenovává kolektivní smlouvy, které jsou již z registru smluv vyjmuty en bloc. Další výjimkou je například provázanost se zákonem o zadávání veřejných zakázek, kdy se objevují problémy týkající se dodržení lhůt ke zveřejnění, které jsou jiné v zákoně o registru smluv (30 dní) a v zákoně o zadávání veřejných zakázek (15 dní). Domníváme se, že by bylo lepší dodržet kratší lhůtu, ale výklady jsou různé. 


Konference Právo ve veřejné správě 2016

Dne 7. listopadu 2017 se v Brně konal již 6. ročník odborné konference Právo ve veřejné správě. Konference tematicky navazuje na odborný kongres PRÁVNÍ PROSTOR a je určena pro zástupce z řad státní správy a samosprávy. Letos vystoupilo 7 přednášejících odborníků z oblasti právní praxe i teorie. Pořadatelem byla společnost ATLAS consulting, člen skupiny Atlas group, pod mediální patronací právního portálu Právní prostor.cz. Více na http://www.pvvs.cz/.

veřejný registr smluv konference právo ve veřejné správě

Diskuze k článku 0 komentářů

Všechny komentáře se zobrazí po vstupu do diskuze

Vstoupit do diskuze