Veřejné zakázky v závěru roku 2018: Elektronizace, FEN a registrace skutečných majitelů

Písemná komunikace má zásadně probíhat pouze v elektronické formě, a to buď datovou schránkou, e-mailem či přes elektronický nástroj. Nabídky, předběžné nabídky, žádosti o účast, žádost o účast nebo návrh v soutěži o návrh musí být podávány výhradně přes elektronický nástroj určený zadavatelem.

Elektronické nástroje a registrace v nich

Dodavatel by si měl ze zadávací dokumentace nejprve zjistit, jaký konkrétní elektronický nástroj zadavatel pro zadávací řízení určil, a do tohoto elektronického nástroje se registrovat, pokud v něm ještě registrován není. To je vhodné neodkládat, neboť zejména u zahraničních dodavatelů, kteří nemají české identifikační číslo, může registrace trvat i několik dní, a dodavateli by tak mohlo hrozit zmeškání lhůty pro podání např. nabídky či žádosti o účast.

Nejpoužívanějšími elektronickými nástroji jsou E-ZAK, Tender arena a NEN, ale existuje i celá řada dalších.[1]

NEN coby „Národní elektronický nástroj“ je spravován Ministerstvem pro místní rozvoj ČR, zadavatelům je poskytován zdarma a pro ústřední orgány – pokud jim nebyla udělena výjimka – platí jako nástroj povinný. Ostatní nástroje jsou komerční a v některých ohledech uživatelsky přívětivější. Elektronické nástroje v současné době nejsou nijak funkčně propojeny. Pokud se dodavatelé účastní zadávacích řízení různých zadavatelů, kteří používají různé nástroje, je třeba se registrovat v každém elektronickém nástroji zvlášť.

Praktickým prostředkem pro dodavatele je nová platforma FEN (funkční elektronický nástroj), která zajišťuje jednotný přístup k hlavním komerčním elektronickým nástrojům a nabízí komplexní přehled o zadávacích řízeních, jež v nich probíhají. Lze jen doufat, že se v příštím roce připojí i NEN. Bližší informace o této platformě naleznete na webové stránce www.fen.cz.

Podepisování dodavatele a fikce doručení

Zákon předepisuje pouze u zadavatelů, že určité (nejvýznamnější) úkony musí zadavatel opatřit uznávaným elektronickým podpisem, nebo je musí odeslat datovou schránkou nebo přes elektronický nástroj. U dodavatelů ZZVZ formu podpisu neupravuje, a to ani u nabídky. Předpokládá se, že podpis nabídky zajišťuje již samotná forma elektronického nástroje. Nicméně pokud zadavatel bude v zadávacích podmínkách vyžadovat, aby nabídka byla podepsána uznávaným elektronickým podpisem, je třeba takovému požadavku vyhovět a předejít tak riziku nepřijetí nabídky.

Podle ZZVZ je třeba dát též pozor na fikci doručení, která platí pro obě strany stejně. Každý dokument zasílaný datovou schránkou nebo prostřednictvím elektronického nástroje platí za doručený dodáním do datové schránky adresáta nebo na e-mailovou adresu registrovanou v nástroji. Od tohoto okamžiku tedy dodavateli též běží lhůty pro případné námitky nebo jeho úkon.

Registrace skutečných majitelů v Evidenci

Blíží se termín, do kterého jsou dodavatelé (obchodní společnosti a družstva) povinni registrovat své skutečné majitele do Evidence údajů o skutečných majitelích („Evidence“), a to dle novely zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů („AML Zákon“). Mělo by se tak stát nejpozději 1. 1. 2019. Do tohoto data je zápis do Evidence bezplatný.

Zápis skutečného majitele do Evidence probíhá na návrh právnické osoby (dodavatele). Elektronický formulář návrhu naleznete na internetových stránkách spravovaných Ministerstvem spravedlnosti ČR https://issm.justice.cz/. I když AML zákon žádné sankce za nezapsání skutečného majitele do evidence nestanoví a lhůta uvedená v zákoně č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů, je pouze lhůtou pořádkovou, pro dodavatele účastnící se zadávacích řízení usnadní registrace skutečných majitelů v Evidenci výrazně prokazování vlastnické struktury před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku. Údaje o vlastnících v Evidenci totiž musí zadavatelé automaticky ověřovat sami. Teprve tehdy, když v Evidenci zápis příslušného dodavatele nenaleznou, vyzve zadavatel dodavatele k předložení příslušných dokladů prokazujících skutečné majitele dodavatele.

Evidenci vedou rejstříkové soudy, není však veřejným rejstříkem. Výpis z Evidence může v tuto chvíli získat zapsaná osoba, výslovně uvedený okruh orgánů a v omezeném rozsahu ten, kdo prokáže odůvodněný zájem dle AML zákona. Oprávněnými osobami jsou i zadavatelé veřejných zakázek.

Do budoucna se však předpokládá zpřístupnění některých údajů v Evidenci i veřejnosti. V souvislosti s účinnějším bojem proti terorismu a daňovým únikům byla novelizována evropská AML směrnice, podle níž bude mít veřejnost přístup přinejmenším k údajům o jménu, měsíci a roku narození, státní příslušnosti a zemi bydliště skutečného majitele a dále informace o podílu na hlasovacích právech, popř. o podílu na rozdělovaných prostředcích anebo informace o jiných skutečnostech, je-li na nich založeno postavení skutečného majitele.

V návaznosti na tyto změny předložila skupina poslanců dne 31. 10. 2018 Poslanecké sněmovně Parlamentu ČR návrh na změnu zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, který byl 1. 11. 2018 rozeslán poslancům. Podle předloženého návrhu by byly výše uvedené údaje veřejně přístupné, a to bezplatným dálkovým přístupem.

Věříme, že poskytnuté informace jsou pro Vás užitečné a prakticky využitelné. V případě potřeby s Vámi rádi zkonzultujeme otázky týkající se elektronizace veřejných zakázek anebo pomůžeme se zápisem do Evidence skutečných majitelů.