Whistleblowing – čekání na transpozici směrnice se blíží ke konci

Oslovené podniky přesto regulaci nevnímají jako další zátěž, ale spíše jako příležitost pro zkvalitnění firemní kultury. Na transpozici směrnice se čeká už dlouho. Říká se, že trpělivost růže přináší. V tomto případě však na konci dubna přinesla nový návrh zákona o ochraně oznamovatelů, který má transponovat Směrnici o ochraně oznamovatelů („Směrnice“). [1]

Whistleblowing coby novou regulaci lze bez nadsázky označit za jednu z největších novinek v oblasti compliance od dob implementace GDPR. Jejím smyslem je vytvořit bezpečné a důvěryhodné prostředí, ve kterém se oznamovatelé nebudou muset obávat postihu v případě, že oznámí protiprávní jednání. Oznamovatelé totiž hrají klíčovou roli při odhalování protiprávního jednání a jeho předcházení. Jejich ochrana je tak jedním z důležitých nástrojů při boji proti korupci a dalším společensky nežádoucím jevům.

To si uvědomuje i více než 85 % z námi oslovených středně velkých a velkých společností, které vnímají novou regulaci whistleblowingu zároveň jako příležitost pro zlepšení firemní kultury a zvýšení úrovně ochrany své organizace před neetickým a nezákonným jednáním.

Dosavadní vývoj právní úpravy aneb prošvihnutý termín

Členské státy EU měly povinnost transponovat Směrnici do 17. prosince 2021. V loňském roce se o to Česká republika pokusila vládním návrhem zákona o ochraně oznamovatelů a návrhem souvisejícího změnového zákona. Tyto návrhy však nebyly schváleny před koncem volebního období a České republice uplynula lhůta k transpozici. Štafetu převzala nová vláda, když 29. dubna 2022 předložila návrh zákona o ochraně oznamovatelů („Návrh zákona“).

Návrh počítá s účinností až od 1. července 2023 a může v legislativním procesu doznat mnoha změn. To však neznamená, že by adresáti povinností ukládaných Směrnicí neměli v mezidobí nové právní úpravě věnovat pozornost. V souvislosti s ochranou oznamovatelů vyvstává totiž hned několik otázek, které se jich mohou bezprostředně týkat. Prvně si budou muset ověřit, zda na ně v důsledku uplynutí transpoziční lhůty dopadne tzv. přímý účinek Směrnice. Druhou otázkou je zda, respektive do jaké míry, budou muset upravit své stávající compliance systémy, aby vyhověly nové právní úpravě, případně zda budou muset zavést zcela nové interní systémy v souladu s Návrhem zákona.

Přímý účinek Směrnice na subjekty veřejného práva

Subjekty veřejného práva by měly zpozornět již nyní. Právě na ně totiž dopadá přímý účinek Směrnice. Musí počítat s tím, že i před přijetím transpozičního zákona se tak nevyhnou novým povinnostem. Je třeba zdůraznit, že subjektem veřejného práva není pouze stát jako takový, ale i ty subjekty, které jsou řízené nebo kontrolované státem a plní služby veřejného zájmu, k čemuž disponují specifickými pravomocemi. Kdo konkrétně je subjektem veřejného práva však v praxi nemusí být vždy zřejmé.

Z Metodiky k přímé aplikovatelnosti Směrnice [2] například vyplývá, že Ministerstvo spravedlnosti řadí mezi povinné subjekty soudy, úřady, orgány obcí a krajů, školy, jídelny, muzea, fakultní nemocnice, veřejné a státní vysoké školy, profesní komory a obchodní společnosti s majetkovou účastí státu. [3]

O poznání složitější je identifikace řízení či kontroly ze strany státu u obchodních společností. Znaky řízení či kontroly můžeme spatřovat například v situacích, kdy stát má rozhodující vliv při ustavování statutárního nebo kontrolního orgánu společnosti. A také v případě, kdy státu náleží většina hlasovacích práv nebo kdy má většinový vlastnický podíl ve společnosti.

Zbystřit by měly zejména společnosti, které vykonávají veřejné funkce jménem státu, společnosti s majetkovou účastí státu, společnosti financované státem nebo kontrolované prostřednictvím závazných norem řízení. A také společnosti, kterých by se mohla týkat jakákoliv z výše uvedených charakteristik. Tyto společnosti by neměly čekat na nabytí účinnosti transpozičního zákona a měly by provést analýzu, zda jsou subjekty veřejného práva a dopadne na ně přímý účinek Směrnice. Podle výsledku této analýzy by pak měly podniknout odpovídající kroky.

Subjekty soukromého práva nemají nečinně čekat

Na subjekty soukromého práva dopadne Směrnice až po její transpozici do českého právního řádu. Návrh zákona počítá s účinností od 1. července 2023. Může se tedy zdát, že soukromé subjekty mají dostatek času na splnění nových povinností. V tomto případě však více než kdy jindy platí zlaté pravidlo, že kdo je připraven, není překvapen. Lze tak doporučit, aby společnosti již v tuto chvíli provedly předběžnou revizi interních systémů a předpisů v kontextu aktuálního (nikoliv však neměnného) znění Návrhu zákona a v duchu Směrnice.

Společnosti by se měly primárně zaměřit na základní a stěžejní povinnosti, u kterých je pravděpodobnost jejich změny v průběhu legislativního procesu nízká. Mezi ně patří například povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, včetně určení příslušné osoby a nastavení procesů přijímání, vyřizování, zpracovávání a uchovávání oznámení. K řádnému fungování systémů pro oznamování a přijímání následných opatření bude však nutné učinit i další kroky nevýslovně stanovené ve Směrnici i Návrhu zákona. Společnosti by tak do budoucna měly počítat i s tím, že budou muset například provádět školení zaměstnanců, školení příslušné osoby nebo upravit své vnitřní předpisy.

Dopadu nových pravidel se nevyhnou ani velké korporátní skupiny, respektive jednotlivé dceřiné společnosti, které se dosud spoléhaly na mnohdy již řadu let fungující centralizovaný oznamovací systém. Dle Návrhu zákona subjekty v soukromém sektoru s 50 až 249 zaměstnanci mohou sdílet zdroje, pokud jde o přijímání oznámení a o jakékoli následné související šetření. Myšlenku jednoho centralizovaného oznamovacího systému pro korporátní skupinu však Evropská komise rezolutně odmítla a Návrh zákona prozatím otázku skupinových systémů blíže neupravuje. V této souvislosti doporučujeme věnovat pozornost výkladovému stanovisku Komise ze dne 29. 6. 2021. [4]

Dceřiná společnost do 249 zaměstnanců by podle stanoviska Komise mohla využívat vyšetřovací zdroje své mateřské společnosti pouze za následujících předpokladů:

na úrovni dceřiné společnosti existují a zůstávají dostupné interní kanály pro oznamování,
oznamovatelům jsou poskytovány jasné informace o tom, že příslušná osoba/útvar na úrovni ústředí je oprávněna nahlížet do oznámení (za účelem provedení nezbytného šetření), a oznamovatelé mají právo vznést proti tomu námitku a požadovat, aby bylo oznámené jednání prošetřováno pouze na úrovni dceřiné společnosti,
jakákoli následná opatření jsou přijata a zpětná vazba oznamovatelům je poskytována na úrovni dceřiné společnosti.