Mohou zaměstnavatelé uchovávat kopie dokladů svých zaměstnanců? Co na tom změnilo GDPR?
V případě občanských průkazů je základní pravidlo nepřekvapivě zakotveno v zákoně o občanských průkazech: Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana. Kopírování dokladů podepřené o souhlas je tedy obecně možné, avšak situace zaměstnance a zaměstnavatele je specifická tím, že zaměstnanci jsou vůči zaměstnavateli chápáni jako osoby ve slabším postavení.
V obavě ze ztráty zaměstnání podepíší prakticky vše, co jim zaměstnavatel předloží. Na souhlasy udělované zaměstnanci se proto Úřad pro ochranu osobních údajů dívá skepticky a nevidí je rád.
Z toho důvodu je rozumnější se procesu získávání souhlasu zaměstnanců zcela vyhnout prostě tím, že zaměstnavatel občanský průkaz kopírovat nebude. To samozřejmě zaměstnavateli nebrání, aby například při nástupu nového zaměstnance ověřil jeho totožnost z originálu občanského průkazu a učinil o tomto ověření poznámku v osobní složce zaměstnance. Kopie občanského průkazu by se však v osobní složce objevit neměla.
Kopírování dalších dokladů
Kopírování řidičských průkazů a průkazů zdravotní pojišťovny zákony výslovně nezakazují. Je ovšem třeba v souladu s GDPR stanovit, na základě jakého zákonného titulu a pro jaký účel je případná kopie pořizována. Protože souhlas ‑ jak je uvedeno výše ‑ je problematický, potřeba kopírovat tyto doklady se zpravidla opírá o tzv. oprávněný zájem zaměstnavatele. Zaměstnavatel však musí být schopen jednoznačně vysvětlit, v čem tento svůj oprávněný zájem spatřuje, tedy za jakým konkrétním účelem kopii dokladu potřebuje. Pokud to vysvětlit nedokáže, neměl by ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny kopii pořizovat.
U cizinců je vše jinak
Podle zákona o zaměstnanosti platí, že zaměstnavatel je naopak povinen uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky, a to ještě 3 roky po skončení zaměstnávání tohoto cizince. Tato povinnost se týká cizinců, kteří jsou občany zemí mimo evropskou oblast volného pohybu osob, například z Ukrajiny. Zaměstnavatelé by tedy naopak měli okopírovat a archivovat povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrou kartu každého takového cizince, kterého zaměstnávají.
Na tuto povinnost zaměstnavatelé často zapomínají, stejně jako na povinnost vést evidenci cizinců podle § 102 odst. 2 zákona o zaměstnanosti. Zběsilé mazání údajů vyvolané panikou související s GDPR tak není vždy na místě, právě v případě cizinců by zaměstnavatelé měli některé údaje naopak doplnit.
Další články
Srovnatelné pracovní a mzdové podmínky po novém rozhodnutí Nejvyššího soudu – budou zahrnuty veškerá plnění a benefity?
Nejvyšší soud se v lednu tohoto roku zabýval otázkou, zda příspěvek na penzijní připojištění představuje součást „pracovních a mzdových nebo platových podmínek“ ve smyslu § 43a odst. 6 zákoníku práce, tedy zda musí být zohledněn při srovnání podmínek dočasně přiděleného zaměstnance a srovnatelného kmenového zaměstnance zaměstnavatele, ke kterému je zaměstnanec dočasně přidělen.
Mateřství jako překážka výkonu mandátu? Evropský parlament odpovídá změnou pravidel
Evropský parlament schválil změnu volebního aktu, která nově umožní poslankyním během těhotenství a krátce po porodu hlasovat prostřednictvím zmocněnce. Opatření reaguje na dosavadní praktické limity výkonu mandátu a usiluje o vyrovnání podmínek bez narušení jeho podstaty.
5 otázek pro Petra Kohouta: Jak AI mění pravidla veřejných zakázek?
Mgr. Petr Kohout, LL.M. není typický úředník. Jako vedoucí právního oddělení Krajského úřadu Středočeského kraje má na starosti mimo jiné metodiku veřejných zakázek – a zároveň patří k nejhlasitějším propagátorům umělé inteligence ve veřejné správě v Česku. Dvakrát po sobě získal titul Osobnost AI v kategorii veřejná správa, stojí u zrodu Platformy pro AI ve veřejné správě a je spoluautorem e-booku Nástroje AI ve veřejné správě. Na Kongresu Právní prostor 2026, který se konal 28.-29. dubna 2026, vystoupil s příspěvkem „Umělá inteligence ve veřejných zakázkách".
Kdy musí management začít řešit úpadek společnosti?
Turbulentní ekonomické prostředí posledních let přináší otázku, kterou si dnes klade stále více podnikatelů i manažerů: Kdy už je situace firmy natolik vážná, že management musí začít řešit hrozící úpadek?
Investování pod dohledem: Jak regulace formuje crowdfunding úvěrů
Rozvoj investičních platforem přináší vedle nových příležitostí i otázky právní odpovědnosti, regulace a ochrany investorů. V tomto rozhovoru jsme se s Lukášem Hartlem, novým CEO a jednatelem platformy CreditShare, bavili o tom, jak fungují klíčové kontrolní mechanismy, kde vznikají rizika a jakou roli hraje dohled při budování důvěry v tento typ investování.
