Mohou zaměstnavatelé uchovávat kopie dokladů svých zaměstnanců? Co na tom změnilo GDPR?
V případě občanských průkazů je základní pravidlo nepřekvapivě zakotveno v zákoně o občanských průkazech: Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana. Kopírování dokladů podepřené o souhlas je tedy obecně možné, avšak situace zaměstnance a zaměstnavatele je specifická tím, že zaměstnanci jsou vůči zaměstnavateli chápáni jako osoby ve slabším postavení.
V obavě ze ztráty zaměstnání podepíší prakticky vše, co jim zaměstnavatel předloží. Na souhlasy udělované zaměstnanci se proto Úřad pro ochranu osobních údajů dívá skepticky a nevidí je rád.
Z toho důvodu je rozumnější se procesu získávání souhlasu zaměstnanců zcela vyhnout prostě tím, že zaměstnavatel občanský průkaz kopírovat nebude. To samozřejmě zaměstnavateli nebrání, aby například při nástupu nového zaměstnance ověřil jeho totožnost z originálu občanského průkazu a učinil o tomto ověření poznámku v osobní složce zaměstnance. Kopie občanského průkazu by se však v osobní složce objevit neměla.
Kopírování dalších dokladů
Kopírování řidičských průkazů a průkazů zdravotní pojišťovny zákony výslovně nezakazují. Je ovšem třeba v souladu s GDPR stanovit, na základě jakého zákonného titulu a pro jaký účel je případná kopie pořizována. Protože souhlas ‑ jak je uvedeno výše ‑ je problematický, potřeba kopírovat tyto doklady se zpravidla opírá o tzv. oprávněný zájem zaměstnavatele. Zaměstnavatel však musí být schopen jednoznačně vysvětlit, v čem tento svůj oprávněný zájem spatřuje, tedy za jakým konkrétním účelem kopii dokladu potřebuje. Pokud to vysvětlit nedokáže, neměl by ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny kopii pořizovat.
U cizinců je vše jinak
Podle zákona o zaměstnanosti platí, že zaměstnavatel je naopak povinen uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky, a to ještě 3 roky po skončení zaměstnávání tohoto cizince. Tato povinnost se týká cizinců, kteří jsou občany zemí mimo evropskou oblast volného pohybu osob, například z Ukrajiny. Zaměstnavatelé by tedy naopak měli okopírovat a archivovat povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrou kartu každého takového cizince, kterého zaměstnávají.
Na tuto povinnost zaměstnavatelé často zapomínají, stejně jako na povinnost vést evidenci cizinců podle § 102 odst. 2 zákona o zaměstnanosti. Zběsilé mazání údajů vyvolané panikou související s GDPR tak není vždy na místě, právě v případě cizinců by zaměstnavatelé měli některé údaje naopak doplnit.
Další články
NIS2 v praxi: nový zákon o kybernetické bezpečnosti dopadne na tisíce firem, které to zatím netuší
Zákon č. 264/2025 Sb., o kybernetické bezpečnosti (ZoKB), který do českého práva přenáší evropskou směrnici NIS2, nabyl účinnosti 1. listopadu 2025. Pro veřejnost i pro řadu firem jde stále o právní úpravu „někde na okraji”. Čísla ale ukazují něco jiného: nový zákon zasáhne řádově patnáctkrát více subjektů než předchozí úprava a mnohé z nich zatím nevědí, že mezi ně patří.
Transparentní odměňování v Česku má zpoždění, firmám bez jasného systému přesto hrozí pokuty i doplacení mezd
Česko má podle Eurostatu jeden z nejvyšších rozdílů v odměňování žen a mužů v EU – gender pay gap dosahuje okolo 18 %. Evropská pravidla pro transparentní odměňování, jejichž cílem je narovnat informační asymetrii na pracovním trhu a dlouhodobě tak přispět i ke zmenšení rozdílu ve mzdách mužů a žen, však nabrala v České republice zpoždění.
Kdy je možné sáhnout po jinak urážlivých označeních?
Tento článek shrnuje nedávný rozsudek Evropského soudu pro lidská práva (ESLP) v kauze Mortensen proti Dánsku, který může sehrát roli v dalším řešení obdobných případů na ochranu osobnosti, zejména pokud se jedná o působení na sociálních sítích, předchozího jednání poškozeného a reálných základů pro hodnotící úsudek.
Budoucnost dokazování před soudy v době AI
Umělá inteligence změní soudní proces. Je možné dnes považovat digitální důkazy za věrohodné? Výzvy pro justici v době AI.
Hledá se lék na problémy stavebního řízení… pomůže připravovaná novela stavebního zákona 2026? (2. část)
Personální krize, vedlejší agenda i neúplná odůvodnění. Jaké jsou hlavní důvody pomalých stavebních řízení a které z nich má šanci chystaná novela reálně napravit? Druhý díl miniseriálu se zaměřuje na systémové i procesní překážky na stavebních úřadech.
