Mohou zaměstnavatelé uchovávat kopie dokladů svých zaměstnanců? Co na tom změnilo GDPR?
V případě občanských průkazů je základní pravidlo nepřekvapivě zakotveno v zákoně o občanských průkazech: Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana. Kopírování dokladů podepřené o souhlas je tedy obecně možné, avšak situace zaměstnance a zaměstnavatele je specifická tím, že zaměstnanci jsou vůči zaměstnavateli chápáni jako osoby ve slabším postavení.
V obavě ze ztráty zaměstnání podepíší prakticky vše, co jim zaměstnavatel předloží. Na souhlasy udělované zaměstnanci se proto Úřad pro ochranu osobních údajů dívá skepticky a nevidí je rád.
Z toho důvodu je rozumnější se procesu získávání souhlasu zaměstnanců zcela vyhnout prostě tím, že zaměstnavatel občanský průkaz kopírovat nebude. To samozřejmě zaměstnavateli nebrání, aby například při nástupu nového zaměstnance ověřil jeho totožnost z originálu občanského průkazu a učinil o tomto ověření poznámku v osobní složce zaměstnance. Kopie občanského průkazu by se však v osobní složce objevit neměla.
Kopírování dalších dokladů
Kopírování řidičských průkazů a průkazů zdravotní pojišťovny zákony výslovně nezakazují. Je ovšem třeba v souladu s GDPR stanovit, na základě jakého zákonného titulu a pro jaký účel je případná kopie pořizována. Protože souhlas ‑ jak je uvedeno výše ‑ je problematický, potřeba kopírovat tyto doklady se zpravidla opírá o tzv. oprávněný zájem zaměstnavatele. Zaměstnavatel však musí být schopen jednoznačně vysvětlit, v čem tento svůj oprávněný zájem spatřuje, tedy za jakým konkrétním účelem kopii dokladu potřebuje. Pokud to vysvětlit nedokáže, neměl by ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny kopii pořizovat.
U cizinců je vše jinak
Podle zákona o zaměstnanosti platí, že zaměstnavatel je naopak povinen uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky, a to ještě 3 roky po skončení zaměstnávání tohoto cizince. Tato povinnost se týká cizinců, kteří jsou občany zemí mimo evropskou oblast volného pohybu osob, například z Ukrajiny. Zaměstnavatelé by tedy naopak měli okopírovat a archivovat povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrou kartu každého takového cizince, kterého zaměstnávají.
Na tuto povinnost zaměstnavatelé často zapomínají, stejně jako na povinnost vést evidenci cizinců podle § 102 odst. 2 zákona o zaměstnanosti. Zběsilé mazání údajů vyvolané panikou související s GDPR tak není vždy na místě, právě v případě cizinců by zaměstnavatelé měli některé údaje naopak doplnit.
Další články
Lex kratom a povolení k prodeji na dálku: co návrh říká o už vydaných povoleních
Vládní návrh novely zákona o návykových látkách (sněmovní tisk 321) zakazuje prodej psychomodulačních látek na dálku a ruší kategorii povolení, na jejímž základě tento prodej dnes probíhá. Výslovné přechodné ustanovení k již vydaným povolením návrh neobsahuje.
Podpis je pravý. Směl zaměstnanec zavázat celou firmu?
Smlouva má správnou hlavičku, dohodnutou cenu i podpis obchodního manažera. Zákazník počítá s dodávkou. Pak přijde zpráva od jednatele: zaměstnanec překročil své oprávnění a společnost se proto smlouvou necítí vázána. Zní to přesvědčivě. Jenže porušení pravidel uvnitř firmy ještě nemusí znamenat, že závazek nevznikl.
Jak oslovit firmu, která není na prodej, aniž by vznikla právní a reputační rizika
Výrobce obalů by rád převzal menšího dodavatele, jehož majitel o prodeji nikdy veřejně nemluvil a firmu nikde nenabízí. Už první dopis nebo telefonát přitom může podle svého obsahu zahájit jednání o smlouvě, prozradit záměr kupujícího a znejistit lidi uvnitř oslovené firmy. Článek ukazuje, kde se tato rizika rodí a jak s nimi pracovat od prvního kontaktu.
Jeden úřad, jedno řízení a jedno rozhodnutí: skutečně novela urychlí povolování staveb?
Stavět rychleji, předvídatelněji a bez zdlouhavého obstarávání stanovisek dotčených orgánů. To slibuje rozsáhlá novela zákona č. 283/2021 Sb., stavebního zákona (dále jen „stavební zákon“), která byla v září 2026 podepsána prezidentem a nabyde účinnosti od 1. ledna 2027.
Je výběr fotbalové sestavy obchodní vedení? K návratu Tomáše Chorého do Slavie v kontextu limitů akcionářských pokynů
Lze akcionářským příkazem rozhodnout o tom, kdo bude hrát v A-týmu? Případ Tomáše Chorého, kterého majitel Slavie v létě vrátil do kádru, otevírá otázku limitů pokynů akcionáře statutárnímu orgánu – i toho, kdo nese důsledky, když se takové rozhodnutí nepovede.
