Na co se zaměstnavatel (ne)smí ptát a jaké má zaměstnavatel povinnosti při zpracování osobních údajů uchazečů?, část II. Zdroj: Fotolia

Na co se zaměstnavatel (ne)smí ptát a jaké má zaměstnavatel povinnosti při zpracování osobních údajů uchazečů?, část II.

Druhá část příspěvku se podrobně věnuje všem povinnostem, které zaměstnavateli vznikají při zpracování osobních údajů uchazečů o práci podle ZOOÚ, a zároveň je srozumitelně ilustruje na názorných příkladech.

Klára Valentová

Klára Valentová

Vilímková Dudák & Partners

Klára Valentová

Vilímková Dudák & Partners

Povinnosti při výběrovém řízení z pohledu ZOOÚ

Zaměstnavatel jako správce je především povinen stanovit účel zpracování osobních údajů (např. pořádání výběrového řízení, evidence potenciálních uchazečů pro budoucí pracovní příležitosti, evidence odmítnutých uchazečů z důvodu ochrany práv zaměstnavatele) a také prostředky a způsob tohoto zpracování. Svým rozhodnutím je pak zaměstnavatel vázán po celou dobu zpracování osobních údajů, neboť je to právě účel zpracování, který předurčuje např. i rozsah a dobu zpracování.

Obecně platí, že správce může zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. ZOOÚ však stanoví některé určité výjimky z povinnosti získat souhlas subjektu údajů (§ 5 odst. 2 ZOOÚ).

Správce je dále povinen oznámit zamýšlené zpracování osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů („Úřad“). Také z oznamovací povinnosti ZOOÚ upravuje výjimky, jejich rozsah je však užší než v případě povinnosti získávat souhlas subjektu údajů (§ 18 odst. 1 ZOOÚ).

Při shromažďování osobních údajů je správce dle § 11 ZOOÚ povinen subjekt údajů informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny, nejsou-li subjektu údajů tyto informace již známy (např. subjekt údajů byl již informován při udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů). Správce musí dále subjekt údajů informovat o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na opravu osobních údajů, jakož i o dalších právech stanovených v § 21 ZOOÚ (např. právo subjektu údajů požádat správce o vysvětlení). V případě, kdy správce zpracovává osobní údaje získané od subjektu údajů, musí subjekt údajů poučit o tom, zda je poskytnutí osobního údaje povinné, či dobrovolné. Je-li subjekt údajů povinen podle zvláštního zákona osobní údaje pro zpracování poskytnout, poučí jej správce o této skutečnosti, jakož i o následcích odmítnutí poskytnutí osobních údajů.

V případě provádění výběrového řízení je zaměstnavatel správcem osobních údajů uchazečů o zaměstnání. Pokud se zaměstnavatel rozhodne výběrové řízení neprovádět sám, ale prostřednictvím nebo za asistence agentury práce, bude agentura práce v pozici tzv. zpracovatele, který může provádět buď celé výběrové řízení nebo jen jeho část (např. shromáždění a prvotní vyhodnocení údajů o uchazečích o zaměstnání obsažených v dotaznících nebo životopisech provede agentura práce, ale vlastní pohovory, výběr budoucích zaměstnanců a jednání o uzavření pracovní smlouvy již bude provádět sám zaměstnavatel). Pro tento případ ZOOÚ stanoví správci povinnost uzavřít se zpracovatelem písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které musí být výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá, a také musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.

Správce i jakýkoliv zpracovatel jsou povinni přijmout taková opatření k zabezpečení osobních údajů, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. Tato povinnost přitom trvá nejen v době zpracování údajů, ale i po jeho ukončení. Rozsah, forma a způsob bezpečnostních opatření vždy musejí být adekvátní poměrům, za nichž dochází ke zpracování osobních údajů, zejména též s přihlédnutím k prostředkům, jimiž jsou údaje dále zpracovány. V praxi je vhodné nejprve provést analýzu rizik, na jejím základě naformulovat bezpečnostní politiku správce nebo zpracovatele a poté učinit konkrétní opatření.

Příklad

Zaměstnavatel se rozhodne uspořádat výběrové řízení na určité pracovní pozice. Za tímto účelem je zveřejněn inzerát s výzvou, aby případní uchazeči zaslali svůj životopis, a zároveň je na webových stránkách zaměstnavatele umístěn dotazník, který mohou uchazeči elektronicky vyplnit a zaslat zaměstnavateli.

Po skončení výběrového řízení zaměstnavatel hodlá nadále zpracovávat osobní údaje některých neúspěšných uchazečů, kteří by byli pro zaměstnavatele přijatelní v případě budoucích pracovních příležitostí. Za tímto účelem je vytvořena databáze potenciálních kandidátů. Zaměstnavatel však také zamýšlí vést evidenci všech odmítnutých uchazečů včetně důvodu pro jejich nepřijetí, a to z důvodu ochrany v případě soudních sporů s těmito uchazeči.

V případě zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání obsažených v životopisech a dotaznících pro účely vyhlášeného výběrového řízení zaměstnavatel nepotřebuje souhlas těchto osob, jelikož se zde uplatní výjimka stanovená ZOOÚ, tj. jedná se o zpracování, které je nezbytné pro jednání o uzavření smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. Za tímto účelem může také zaměstnavatel získávat potřebné informace od jiných osob (např. od bývalých zaměstnavatelů uchazeče, pokud se jedná o informace, které mohou být obsahem pracovního posudku). Zaměstnavatel však musí pro účely výběrového řízení zpracovávat jen osobní údaje, které jsou relevantní pro uzavření pracovní smlouvy. Zpracování osobních údajů v rámci výběrového řízení není také nutné oznamovat Úřadu, jelikož se na toto zpracování uplatní výjimka vzhledem k tomu, že je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv vyplývajících ze zvláštního zákona (tj. právo provádět výběr nových zaměstnanců dle zákoníku práce).

Pokud zaměstnavatel po skončení výběrového řízení neskartuje nebo jinak nezlikviduje životopisy a dotazníky neúspěšných uchazečů, ale uchovává je po určitou dobu ve zvláštní složce nebo databázi pro účely budoucích výběrových řízení, musí získat souhlas těchto uchazečů a také oznámit toto zpracování Úřadu. Při udělení souhlasu musí být takový uchazeč informován o tom, pro jaký účel zpracování a k jakým osobním údajům je souhlas dáván, jakému správci a na jaké období. Takový souhlas musí být zaměstnavatel schopen prokázat po celou dobu zpracování, a proto lze doporučit získávat vždy písemný souhlas s podpisem subjektu údajů. Na daném dokumentu je vhodné uvést veškeré požadované informace, čímž prokáže splnění jeho další povinnosti dle § 11 ZOOÚ, tj. informovat subjekt údajů o všech aspektech zpracování jeho osobních údajů. Zaměstnavatel může text souhlasu s příslušnými informacemi zaslat uchazeči již při první odpovědi na obdržený životopis nebo ho umístit na webové stránky společně s dotazníkem. Oznamovací povinnost vůči Úřadu může být splněna prostřednictvím webových stránek Úřadu (www.uoou.cz), kde je umístěn i příslušný formulář.

V případě, že zaměstnavatel bude uchovávat i osobní údaje zcela nevhodných uchazečů v rozsahu a po dobu nezbytnou pro svou ochranu v případě možného soudního sporu (např. z důvodu domnělé diskriminace), není nutné získávat od uchazečů souhlas s tímto zpracováním, protože se jedná o další výjimku stanovenou ZOOÚ (tj. zpracování je nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce). Je však nutné splnit informační povinnost vůči příslušným uchazečům tak, jak bylo uvedeno výše, a doporučuji toto zpracování oznámit i vůči Úřadu (pokud zatím k žádnému sporu nedošlo).

Jestliže by zaměstnavatel pouze provedl výběrové řízení a životopisy nebo dotazníky všech nevyhovujících uchazečů by rovnou skartoval nebo jinak zlikvidoval, musel by splnit pouze informační povinnost při shromažďování osobních údajů v rámci odpovědi na obdržené dokumenty od uchazečů nebo prostřednictvím svých webových stránek.

Ve všech uvedených příkladech musí být zajištěna dostatečná ochrana všech získaných údajů o uchazečích přijetím adekvátních technických, organizačních a personálních opatření.

Tip

Všechny informace vyžadované v rámci výběrového řízení prostřednictvím různých dotazníků či formulářů nebo získané ze životopisů uchazečů o zaměstnání by měly být zrevidovány v souladu s požadavky pracovněprávních předpisů a ZOOÚ, aby nedocházelo k neoprávněnému zpracování citlivých údajů a případným stížnostem ze strany uchazečů o zaměstnání. Zejména by měly být jasně rozlišeny informace, které zaměstnavatel potřebuje při výběrovém řízení pro posouzení jednotlivých uchazečů (např. identifikační a kontaktní údaje, informace o vzdělání, kvalifikaci, schopnostech, předchozí praxi a případné zvláštní způsobilosti, včetně pracovních posudků) a po vzniku pracovního poměru (např. rodné číslo, informace o rodinných příslušnících pro daňové účely, bankovní spojení). Podle toho by měly být také upraveny jednotlivé dotazníky a formuláře zaměstnavatele.

V rámci přípravy výběrových řízení je také důležité věnovat náležitou pozornost textu souhlasů uchazečů, pokud jsou třeba, a obsahu webové stránky věnující se nabídkám volných pracovních pozic u zaměstnavatele. Také je nutné provádět včasnou likvidaci osobních údajů, pokud uplyne doba, na kterou byl poskytnut souhlas uchazeče, nebo pomine účel, pro který byly údaje zpracovávány.




ochrana osobních údajů Úřad pro ochranu osobních údajů pracovní pohovor

Líbil se vám náš článek? Ohodnoťte ho, prosím.

Diskuze k článku 0 komentářů

Všechny komentáře se zobrazí po vstupu do diskuze

Vstoupit do diskuze

Nejčtenější články