Nové trendy ve sledování zaměstnanců

V kontextu rozvoje moderních technologií je dnes pro každého zaměstnavatele relevantní otázka, jakým způsobem přiměřeně zajistit právo na soukromí zaměstnance na pracovišti a současně zavést rámec kontrolních mechanismů, které by sloužily jako ochrana majetku a také jako dostatečný kontrolní mechanismus efektivního plnění pracovněprávních povinností zaměstnance.

advokátní koncipient, Noerr s.r.o.

Zaměstnavatel musí dbát na to, že při zavádění různých typů monitoringu zaměstnanců z důvodu ochrany svých majetkových zájmů (tedy nejen vlastnictví, ale i například aut na leasing), mohou být dotčena další základní práva, garantovaná ústavně či nadnárodně, a to právo zaměstnance na soukromí, na ochranu osobních údajů a ochranu listovního tajemství. V tomto kontextu nelze limitovat soukromí zaměstnance na okruh, v němž zaměstnanec žije svůj soukromý život podle svých představ, které by vylučovaly činnosti profesní nebo obchodní povahy, když právě v průběhu svého pracovní života má většina lidí značnou, ne-li největší, příležitost rozvíjet vztahy s vnějším světem.

Tento poměr mezi právem zaměstnavatele na ochranu majetku a legitimním očekáváním zaměstnance na ochranu svého soukromí zásadním způsobem předurčuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve svém ustanovení § 316. Uvedené ustanovení se uplatní totožně na zaměstnance v pracovním poměru i na základě dohody o pracích mimo pracovní poměr. Toto ustanovení například ponechává zaměstnavateli možnost (ne)udělení souhlasu s použitím pracovních a výrobních zařízení či prostředků k soukromým účelům, což má možnost i náležitě kontrolovat. Zaměstnavatel přitom nemusí tolerovat užití zařízení na soukromé účely ani do přiměřené míry či v malém rozsahu s výjimkou, když je například takový postup u zaměstnavatele již zavedenou praxí. V takovém případě se doporučuje zavedenou praxi měnit jenom schváleným interním ustanovením. I v rámci této kontroly může zaměstnavatel zasahovat do soukromí zaměstnance jen přiměřeným způsobem a v rozsahu nutném pro výkon práce a ochranu majetku. Navíc při zapojení téměř jakýchkoli technických prostředků zpravidla dochází i ke zpracování osobních údajů, k čemuž je nutné při provádění kontroly, sledování, či monitoringu dbát zásad GDPR, zejména co do odůvodnění zavedení kontrolních mechanismů a například posouzení, zda nemohl pro splnění účelu zavést prostředky méně zasahující do soukromí zaměstnance. Je nutné si uvědomit, že obecně může zaměstnavatel o zaměstnanci shromažďovat jen osobní údaje související s kvalifikací a profesionálními zkušenostmi zaměstnance a údaje významné z hlediska práce, kterou má zaměstnanec vykonávat.

Oproti méně invazivnímu prostředku incidentní kontroly uvedeném výše existují i metody stálého monitoringu podléhající přísnější regulaci. Platí, že zaměstnavatel nemůže bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a podrobit ho sledování, odposlechu či kontrole pošty. V případě, že je takový důvod k zavedení kontrolních mechanismů u zaměstnavatele fakticky přítomen, musí být zaměstnanec o rozsahu a způsobech kontroly náležitě informován. Kontrola dopadá i na dodržování jiných povinností zaměstnance, které mohou mít negativní vliv na majetek zaměstnavatele (např. nakládání se zbožím, kontrola dodržování pracovní doby, či použití služebního auta).

V praxi činí značný problém pro zaměstnavatele určit, zda se na jeho obchodování nebo podnik vztahuje tzv. zvláštní povaha činnosti. Přitom se nejedná pouze o vymezení činnosti zaměstnavatele, jak je zapsaná v obchodním rejstříku, ale o dílčí činnosti, které zaměstnanec u zaměstnavatele provádí. V praxi tedy může být například vrcholový manažer nebo účetní disponující přístupy k bankovním účtům společnosti kontrolován v širším rozsahu než řadový zaměstnanec. Závažný důvod pro monitoring je při tom vždy dán individuálně a nedá se zevšeobecnit, přičemž platí, že musí být přiměřený zvolenému způsobu a prostředku kontroly jako celku. Zohledňují se i další parametry související s tím, zda lze naplnit sledovaný účel monitoringu a zda neexistuje jiný, objektivně srovnatelný prostředek, který by při menším zásahu do soukromí umožňoval stejně dobře nebo lépe naplnit sledovaný účel. K tomu slouží tzv. balanční test, který zohledňuje i pracovní prostory, pracovní dobu a oprávněné očekávaní zaměstnance v těchto mezích mít svůj prostor a soukromí. Očekává se, že člověk je sociálně aktivní (i elektronicky) i na pracovišti a během pracovní doby, což by měl zaměstnavatel do jisté míry respektovat. Opomíjenou povinností zaměstnavatele je přiměřenost zvolených kontrolních mechanismů sledovat periodicky a trvale a případně je uzpůsobovat aktuálním potřebám.

Zvolené metody sledování, které se v praxi vyskytují, přitom sehrávají důležitou úlohu při posouzení právních následků zavedení. Obecně nejrozšířenějšími jsou standardní prostředky, mezi které patří např. sledování aktivit na internetu, instalace kamerového systému či technologie GPS ve služebních vozech. Pro tyto obecně platí, že při splnění standardních právních předpokladů a důkladném zvážení jejich vhodnosti pro určité pracovní prostředí, nepředstavují velkou míru zásahu do soukromí zaměstnance. Zaměstnavatel by však při zavádění měl zvážit i méně invazivní prostředky, jejichž hlavní funkcí není trvající monitoring; ten je spíš vedlejším produktem. Můžeme sem zařadit například rozšířený model open-space, tzv. mystery shopping, nebo čipové karty k evidenci docházky. Ty nejpřísnější prostředky, jako monitoring pracovní plochy, tzv. keylogger, video-analýza nebo radiofrekvenční monitorování, jsou v kontextu zpracování obrovského množství citlivých údajů zaměstnance naopak až v ostrém rozporu s ideami ochrany osobních údajů a jejich zavedení se pro běžné obchodníky spíše nedoporučuje.

V neposlední řadě musí zaměstnavatel splnit vůči zaměstnanci informační povinnost, pro kterou není zákonem předepsána žádná konkrétní forma. Lze ji tudíž splnit jakoukoli vhodnou formou, tedy ústní, písemnou, elektronickou poštou či vnitřním předpisem, které lze obecně zařadit pod přímé informování zaměstnance. Jelikož se však z velké části zpracovávají v rámci sledování i osobní údaje, informační povinnost se v posledních dvou letech stala o něco extenzivnější. V praxi se doporučuje splnit informační povinnost interním předpisem nebo včleněním do pracovní či kolektivní smlouvy.

V souhrnu může jako mantru zaměstnavatel při zavádění kontrolních mechanismů použít pět předpokladů převzatých z rozhodnutí Velkého senátu Evropského soudu pro lidská práva v případě Barbolescu v. Rumunsko. Ty lze shrnout následovně (i) zda byl zaměstnanec o monitorování předem informován, (ii) jaký byl rozsah monitorování a stupeň zásahu do soukromí zaměstnance, (iii) zda měl zaměstnavatel legitimní důvody ospravedlňující monitorování, (iv) zda mohl zaměstnavatel uplatnit méně invazivní zásah do soukromí, (v) jaké byly výsledné dopady monitorování na zaměstnance; a (vi) zda měl zaměstnanec k dispozici adekvátní záruky, že sledování probíhá určeným způsobem.

Se zavedením GDPR se Evropská Unie jeví jako nejpokročilejší místo na světě z hlediska ochrany osobních údajů, což mnoho korporací pocítilo nejen na svém obchodním modelu, ale rovněž na přizpůsobení zjevných aspektů vnitřního fungování či sledování zaměstnanců na pracovišti či mimo něj. V závislosti na okolnostech je možné nastínit mnoho argumentů pro i proti monitorování, a ačkoli zdravý rozum je ve většině případů dobrým vodítkem, je nesmírně důležité, aby v současné atmosféře všeobecně zvýšené ochraně soukromí zaměstnavatelé rozuměli právním předpisům a udržovali zpracování osobních údajů v rámci sledování na minimum.

Hodnocení článku
87%
Pro hodnocení článku musíte být přihlášen/a

Diskuze k článku ()

Pro přidání komentáře musíte být přihlášen/a

Další články

Právní aspekty škody na zdraví v důsledku epidemiologických opatření omezujících přístup pacientů ke zdravotní péči - část III.
Právní aspekty škody na zdraví v důsledku epidemiologických opatření omezujících přístup pacientů ke zdravotní péči

Právní aspekty škody na zdraví v důsledku epidemiologických opatření omezujících přístup pacientů ke zdravotní péči - část III.

O možných škodách na zdraví vzniklých pacientům v souvislosti s opatřením Ministerstva zdravotnictví, které pozastavilo poskytovatelům zdravotních služeb poskytování preventivní péče.

Tento web využívá cookies pro zajištění funkčnosti webu a získání statistik návštěvnosti webu