Social Media Policy ve společnostech

Užívání těchto komunikačních kanálů zaměstnancem totiž může způsobit nejen ztráty pro zaměstnavatele, jež byly způsobené dobou, kterou měl zaměstnanec strávit prací, ale může jej poškodit podstatně závažnějším způsobem, např. neuváženým publikováním svých názorů či názorů firmy nebo zveřejněním citlivých informací. Tyto a další záležitosti by měly být upraveny v tzv. Social Media Policy, tedy v interním předpise či směrnici každé firmy, která svým zaměstnancům vymezuje jasné hranice, a to nejenom pro užívání výpočetní techniky, ale i pro obsah toho, co zaměstnanec smí a nesmí v rámci své elektronické komunikace ventilovat vně firmy.

Základní pravidla pro komunikaci prostřednictvím sociálních médií proto doporučujeme uvést již přímo v pracovní smlouvě, která bude následně obsahovat informaci o tom, že veškeré další aspekty jsou specifikovány v interní směrnici. Právě tak si zaměstnavatel pojistí, že může směrnici měnit, a to bez potřeby souhlasu svých zaměstnanců.

Základem takové směrnice by měla být pravidla obecného užívání výpočetní techniky a podobných zařízení zaměstnanci v pracovní době. V případě, že zaměstnanec věnuje namísto práce více času internetu a sociálním médiím, bezpochyby se jedná o důvod k ukončení pracovního poměru, a to i za předpokladu, že zaměstnanec neporušil pravidla týkající se publikování nevhodných názorů na účet svůj i firmy.  Za veškeré „surfování“ na internetu nesouvisející s pracovní činnosti, bez ohledu na to, zda zaměstnanec surfuje na vlastním telefonu či na firemním počítači, zaměstnanci hrozí propuštění. Zákoník práce přímo uvádí, že zaměstnavatelovy pracovní prostředky, zahrnující výpočetní techniku a jiná telekomunikační zařízení, nelze bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro osobní potřebu. Za předpokladu, že by zaměstnanec v pracovní době využíval sociální sítě, i když na svém telefonu, může být takové jednání důvodem k propuštění. A jak zaměstnavatel zajistí jednání svých pracovníků? Zaměstnavatel samozřejmě může dodržování těchto pravidel kontrolovat, nicméně v přiměřené míře, přičemž současně nesmí neadekvátně zasahovat do soukromí zaměstnance.

Zaměstnanci je vždy nutné vymezit, prostřednictvím kterých sociálních médií je možno, nebo naopak zakázáno komunikovat v pracovních záležitostech. Obecně se jedná o média, která mohou veřejně rozšířit jakoukoliv informaci. Nepochybně jde o velmi známé kanály komunikace, jako jsou Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube a další podobné aplikace či zdroje informací, včetně veřejných diskusních fór. Často se bude jednat také o různé chaty, blogy či nástroje podobné ICQ, Skype či Facetime. Takto jmenovité vymezení médií není určitě doporučeno, naopak je důležité vystihnout princip jejich fungování a vztáhnout veškeré zákazy a restrikce na všechna podobná média. S výhledem do budoucna a rozvojem techniky totiž může dojít k vývoji nových komunikačních kanálů, a Social Media Policy tak může být v určitém okamžiku již „zastaralá“.

Pokud budeme hovořit o obsahové stránce takové směrnice, nezbytným základem je vymezení jejích adresátů a způsobu komunikace. Samozřejmě se bude jednat o zaměstnance firmy, vč. osob s dohodami o provedení práce či pracovní činnosti. Do adresátů je vhodné zakomponovat i nejvyšší vedení, včetně statutárních orgánů. Podrobná pravidla by pak pro uvedené manažery měla být uvedena také v manažerských smlouvách či ve smlouvách o výkonu funkce. Neprávem opomíjenými adresáty jsou v častých případech i externisté, dodavatelé či odběratelé firmy. Z důvodů, že na ně interní směrnici nelze přímo vztáhnout, doporučujeme upravit pravidla komunikace prostřednictvím sociálních médií přímo v obchodních smlouvách s případnou sankcí za jejich porušení, např. v podobě smluvní pokuty. Uvedená ujednání mohou být i součástí dohod o mlčenlivosti, jež se uzavírají při větších obchodních transakcích. Způsobů komunikace, kterými je možné poškodit svého zaměstnavatele, je spousta. Hovoříme zde například o psaném příspěvku, stejně jako fotografii či uploadu jiných multimediálních souborů, rozesílání závadných webových odkazů a e-mailů.

K samotné kontrole dodržování takovéto směrnice je, s ohledem na zaměstnance, důležité přistupovat s velkou obezřetností. Zaměstnavatel nesmí zjišťovat obsah e-mailu či příspěvku zasílaného zaměstnancem na sociální médium. Ve finále současně nesmí také vědět, jaký obsah na webových stránkách zaměstnanec vyhledává. Co lze zaměstnavatelem monitorovat, je počet e-mailů. Když má zaměstnavatel tedy podezření, může v e-mailové schránce kontrolovat, zda se jedná o pracovní či soukromé zprávy. Je tedy vhodné stanovit, které stránky je možno navštívit, respektive s jakým obsahem. Zaměstnavatel může také sledovat dobu strávenou na internetu a počet i druh navštívených stránek. Nesmí ale už kontrolovat obsah návštěvy, tedy co konkrétně zaměstnanec na stránkách dělal, četl či psal. Výše zmíněné aktivity platí také pro externí agentury, které jsou firmami najímány za účelem monitoringu využití pracovní doby zaměstnanci. Zaměstnavatel se tak k informacím na sociálních sítích dostane téměř vždy až po jejich zveřejnění, proto je nutná prevence v podobě Social Media Policy.

Vyhlásit striktní zákaz trávení času na internetu v pracovní době je možností, na niž má zaměstnavatel samozřejmě právo. Z praxe je však zřejmý požadavek zaměstnanců mít přístup na internet, a to ve větší či menší míře, čehož důvodem je mj. možnost vyřízení soukromých záležitostí v pracovní době, ať už prostřednictvím svých zařízení či prostřednictvím komunikační techniky zaměstnavatele. Určitou míru takových aktivit může zaměstnavatel tolerovat a stanovit je jako například konkrétní druh benefitu, kterým bude zaměstnance motivovat. V takovém případě se příslušná směrnice jeví jako vhodný nástroj pro formální regulaci toho, co a kdy zaměstnanec na internetu a prostřednictvím sociálních médií dělá, aniž by ho za to čekal pracovní postih.