Jak prokázat skutečného majitele pro účely veřejné zakázky

Účelem této novinky je prevence střetu zájmů: tam kde koncový vlastník není známý, nelze ani vyloučit, že jím není například člen komise nebo jeho blízká osoba. Dodavatel proto musí před podepsáním smlouvy předložit identifikační údaje všech konečných vlastníků, respektive zadavatel si je od něj musí vyžádat, a to i tehdy, když v zadávací dokumentaci přímo nevyhradil, jaké doklady požaduje. Novou povinnost ukládá zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu a týká se všech typů veřejných zakázek. Jak si s novou povinností poradit?

Modelová situace: výběrové řízení je u konce, je na čase vydat rozhodnutí o výběru dodavatele a podepsat s ním smlouvu, ale neznáte jeho skutečné vlastníky. Doporučujeme postupovat následovně:

Proběhlo zjišťování už v průběhu výběrového řízení?

Doporučujeme nejprve ověřit, že vlastníky nejistila už komise v průběhu výběrového řízení. Jestli ano, zbývá se jen ujistit, že jsou doklady součástí dokumentace k veřejné zakázce. Jestli ne, je nutné skutečné majitele dohledat v evidenci nebo o jejich doložení požádat přímo vítězného uchazeče.

Evidence skutečných majitelů nebo výzva

Coby veřejný zadavatel byste měli mít přístup do Informačního systému skutečných majitelů, majitele v něm dohledat a doklad ze systému přiložit do dokumentace k zakázce. Problémem je, že ne vždy musí být nebo jsou skuteční majitelé v evidenci zapsáni. Může se také stát, že evidence obsahuje neúplné údaje. V takových případech vyzvěte vítězného dodavatele k předložení dokladů o vlastnické struktuře a poskytněte mu k tomu dodatečnou lhůtu (postup dle § 46 odst. 1 zákona o zadávání veřejných zakázek).

Co může být dokladem o skutečných majitelích

Jako doklad o skutečných vlastnících lze použít výpis z obchodního rejstříku, dohodu o rozdělení zisku, výroční zprávy, seznam akcionářů, společenskou smlouvu nebo stanovy, rozhodnutí orgánu o vyplacení podílu na zisku, po konzultaci s právníkem případně i další dokumenty.

Lze uplatnit čestné prohlášení?

Čestné prohlášení lze jako doklady o skutečném majiteli uplatnit pouze tehdy, když dodavatel nemá skutečného majitele nebo jej nelze určit. Skutečným majitelem se přitom myslí osoba:

• která sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě disponuje více než 25 % hlasovacích práv dané společnosti nebo má podíl na základním kapitálu větší než 25 %,
• která takovou osobu ovládá, sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě,
• která má být příjemcem alespoň 25 % zisku.

Čestné prohlášení v takovém případě jako skutečného vlastníka bude obsahovat identifikační údaje člena statutárního orgánu nebo osobu v obdobném postavení. Máte-li pochybnosti, rádi s vámi budeme prokazování skutečného majitele konzultovat. Rádi vám také pomůžeme nastavit kritéria kvality plnění, abyste nemuseli sáhnout po nejlevnější nabídce pochybné kvality.