Níže naleznete detailní ustanovení k základním rizikům, která je třeba ve smlouvě ošetřit, jako jsou např. požadavky na harmonogram, zpoždění a prodloužení, dodatečné práce a změny s vlivem na cenu a termín..
Předchozí díly ,,stavebního mini seriálu” naleznete zde a zde.
Řízení změn díla
Smlouva musí obsahovat ustanovení umožňující objednateli změnit například rozsah, standard, časovou souslednost prací, technologický postup apod. v případě, že je to nutné pro dokončení prací (takové změny se ve smlouvách označují jako variace). Zhotovitel by totiž mohl při jakékoli změně díla odmítnout její provedení s tím, že k tomu není povinen. Tím je zajištěno, že smlouva umožňuje přizpůsobení se reálně zastiženým podmínkám a potřebám výstavbového projektu a objednatele.
Takové změny mohou mít vliv na cenu a čas. Specificky u veřejné zakázky je důležité, aby dopady na ceny a čas byly řešeny transparentně. Taková ustanovení musí ovšem obsahovat postupy zajišťující nejen transparentní, ale i rychlé a hospodárné řešení smlouvou umožněných změn.
Dobře nastavené postupy řešení takových smlouvou (v případě nutnosti nebo potřeby) předem umožněných změn a jejich znalost z pohledu účastníků výstavbového projektu jsou klíčovými aspekty jeho úspěšnosti.
Příslušná smluvní ustanovení definují proces, který musejí strany dodržet, aby uskutečnily smlouvou připuštěnou změnu, kdy se obvykle řeší následující otázky:
- druh a rozsah změn, které lze podle smlouvy provést na základě pokynu objednatele nebo správce zakázky, včetně formálního postupu při vydání pokynu a možných reakcí zhotovitele;
- postup při zpracování technického řešení a posouzení nové nebo odlišné práce;
- vliv změny na cenu a čas a způsob ocenění a určení prodloužení doby pro dokončení, milníků, případně záruční doby;
- požadavky a lhůty pro oznámení, která musí být odeslána objednateli zhotovitelem pro řádný a včasný průběh změny;
- termín, dokdy musí zhotovitel předložit návrh změny;
- termín, dokdy se musí objednatel vyjádřit k návrhu zhotovitele a vydat pokyn k realizaci změny;
- identifikace osob oprávněných k podání návrhu, schválení a pokynu ke změně;
- vzorové formuláře pro administraci změn.
Takové změny musí respektovat limity dané zákonem o veřejných zakázkách (viz § 222 ZZVZ), resp. pravidly IROP pro zakázky mimo režim zákona (viz čl. 9.2 MPZ). V případě, že budou velice přesně formulovány předem ve smlouvě, limity se na ně nevztahují a půjde o tzv. vyhrazené změny.
Detailně k možnosti vyhradit si změny viz: https://www.sfdi.cz/soubory/obrazky-clanky/metodiky/2018_metodika_variaci_1_vydani.pdf; http://www.mvcr.cz/soubor/metodika-k-aplikaci-zakona-o-registru-smluv-soukromopravni-cast.aspx .
Problematické bývají zejména dodatečné práce a změny s vlivem na cenu a termín (především pro odlišný stav budovy nebo základové půdy a jiné nedostatky). Pro inspiraci lze použít Pod-čl. 13.1 - 13.3. a 4.12 smluvních podmínek FIDIC:
Variace mohou být iniciovány Správcem stavby kdykoli před vydáním Potvrzení o převzetí Díla, buď pokynem, nebo požadavkem, aby Zhotovitel předložil návrh. Zhotovitel musí každou Variaci provést a je jí vázán, pokud nedá okamžitě Správci stavby oznámení (s uvedením podpůrných podrobností), že Věci určené pro dílo požadované pro Variaci jsou pro Zhotovitele těžko dostupné. Po obdržení tohoto oznámení musí Správce stavby pokyn zrušit, potvrdit nebo pozměnit.
Každá Variace může zahrnovat:
a) změny v množství jakékoli položky práce obsažené ve Smlouvě (takové změny však nejsou nutně Variací),
b) změny v kvalitě a jiných vlastnostech jakékoli položky prací,
c) změny ve výškách, rozmístění anebo rozměrech jakékoli části Díla,
d) vypuštění jakékoli práce, pokud nemá být vykonána někým jiným,
e) jakoukoli dodatečnou práci, Technologické zařízení, Materiály nebo služby nezbytné pro Stavbu včetně jakýchkoli s tím spojených Přejímacích zkoušek, vrtů a jiných zkušebních a průzkumných prací, nebo
f) změny v posloupnosti a načasování provádění Díla.
Zhotovitel nesmí Stavbu nijak pozměnit nebo modifikovat, pokud a dokud Správce stavby nedá pokyn k Variaci nebo ji neschválí.
Jestliže Správce stavby vznese před pokynem k Variaci požadavek na předložení návrhu, musí Zhotovitel odpovědět písemně a co nejdříve, jak je to možné - buď uvedením důvodů, proč nemůže vyhovět (je-li tomu tak) nebo tak, že předloží:
a) popis navrhované práce, která má být vykonána a harmonogram jejího provedení,
b) návrh Zhotovitele na jakékoli potřebné modifikace harmonogramu v souladu s úod-článkem 8.3 [Harmonogram] a Doby pro dokončení a
c) návrh Zhotovitele na ocenění Variace.
Správce stavby musí co nejdříve, jak je to možné potom, co obdrží takový návrh (podle Podčlánku 13.2 [Návrh na zlepšení] nebo jinak), odpovědět schválením, neschválením, nebo uvedením připomínek. Zhotovitel nesmí při čekání na odpověď žádnou práci zpožďovat.
Každý pokyn k provedení Variace s požadavky na vedení záznamů o Nákladech musí být vydán Správcem stavby Zhotoviteli, který musí potvrdit příjem.
Každá Variace musí být oceněna v souladu s Článkem 12 [Měření a oceňování], pokud nedá Správce stavby jiný pokyn nebo neschválí jiný postup v souladu s tímto Článkem.
Eventuálně s úpravou z hlediska ZZVZ (MPZ do značné míry přebírá ustanovení ZZVZ, přesto doporučujeme vzorový text upravit podle specifických požadavků MPZ):
Strany se musí řídit platným a účinným zněním ZZVZ a v případě Variací postupovat v souladu s tímto zákonem.
Zhotovitel je povinen Objednateli poskytnout veškerou potřebnou součinnost za účelem naplnění požadavků ZZVZ a postupovat při Variaci podle Přílohy k nabídce, je-li v ní postup upraven.
V případě, že je Variace změnou závazku ve smyslu § 222 ZZVZ, musí Strany podepsat k dané Variaci změnový list.
Správce stavby může dát pokyn k provádění prací před podpisem změnového listu ke Smlouvě na provedení těchto prací ve smyslu § 222 ZZVZ v případech, jestliže by byla narušena plynulost výstavby, nebo hrozil vznik škody.
Do doby podpisu změnového listu oběma Stranami nemohou být práce obsažené ve změnovém listu zahrnuty do Vyúčtování. Pokud Vyúčtování bude takové práce obsahovat, Správce stavby v takovém případě k Vyúčtování nepřihlíží a Vyúčtování vrátí Zhotoviteli k přepracování.
V případě, že Objednatel rozhodne o nutnosti provedení dodatečných stavebních prací, zavazuje se Zhotovitel poskytnout veškerou potřebnou součinnost na provedení dodatečných prací za podmínek, které budou v maximálním možném rozsahu odpovídat podmínkám stanoveným pro provádění Díla podle Smlouvy a požadavkům Objednatele. Projektuje-li Zhotovitel Realizační dokumentaci stavby, je povinen vyprojektovat i Variaci.
Zhotovitelem navržená cena za provedení dodatečných prací (resp. kterékoli jejich části) bude stanovena postupem podle Pod-článku 12.3 [Oceňování] včetně uvedeného vyprojektování Variace.
Pokud nebudou splněny zákonné podmínky ve smyslu § 222 ZZVZ a Objednatel rozhodne o nutnosti zadání nových prací v zadávacím řízení, zavazuje se Zhotovitel poskytnout veškerou potřebnou součinnost a zejména předložit nabídku na provedení nových prací. V případě, že Zhotovitel nebude vybrán pro realizaci těchto prací, zavazuje se poskytnout vybranému zhotoviteli nových prací veškerou součinnost pro jejich řádné provedení. Zhotovitel nemůže nové práce realizovat, pokud to podle ZZVZ není možné a pokud byl pro jejich realizaci vybrán jiný zhotovitel.
Jestliže Zhotoviteli vznikne zpoždění anebo Náklady v příčinné souvislosti s poskytováním součinnosti jinému zhotoviteli, musí dát Zhotovitel Správci stavby oznámení a podle Pod-článku 20.1 (Claimy zhotovitele) je oprávněn k:
a) prodloužení doby za jakékoli takové zpoždění, jestliže dokončení je nebo bude zpožděno podle Pod-článku 8.4 (Prodloužení doby pro dokončení), a současně k
b) platbě takto vynaložených Nákladů, které se zahrnou do Smluvní ceny.
Po obdržení tohoto oznámení je Správce stavby povinen postupovat v souladu s Pod-článkem 3.5 (Určení), aby tyto záležitosti dohodl nebo určil.
Vhodné je myslet i na oceňování změn například:
„Variace musí být oceněna cenou položky ze Smlouvy a množství prací na Díle, které je předmětem Variace, musí být měřeno, není-li Stranami dohodnut jiný způsob určení ceny Variace. Vhodnou cenou pro jakoukoli položku musí být taková cena, která (v následujícím pořadí priority):
a) je specifikovaná ve Smlouvě,
b) je odvozena z ceny obdobné položky specifikované ve Smlouvě,
c) je stanovena na základě ceny příslušné položky (vzhledem k rozsahu technické specifikace této položky) cenové soustavy vydané společností ÚRS Praha a. s. (CS ÚRS), platné ke dni předložení návrhu Zhotovitele k Variaci. K použitým položkám CS ÚRS se nepřipočítává přirážka přiměřeného zisku ani přirážka výrobní a správní režie, protože je již v těchto cenách zahrnuta,
d) musí být určena Objednatelem na základě Zhotovitelova návrhu kalkulace přiměřených přímých nákladů položky. Tento návrh musí Zhotovitel Objednateli předložit nejdříve, jak je to možné po vznesení požadavku Objednatele, spolu s přirážkou přiměřeného zisku ve výši 5 % přímých nákladů příslušné položky, přirážkou na výrobní režii ve výši 5 % přímých nákladů příslušné položky a přirážkou na správní režii ve výši 5 % přímých nákladů příslušné položky. Tyto přirážky se považují pro účely tohoto Pod-článku mezi Stranami za dohodnuté.“
V případě nutnosti posunu Harmonogramu v důsledku Variace bude změna Harmonogramu přiměřená povaze Variace s tím, že tam, kde to bude možné (tedy tam, kde je u určité položky stavebních prací stanovena časová náročnost provedení měrné jednotky) bude se vycházet ze soustavy vydané společností ÚRS Praha a. s. (CS ÚRS), platné ke dni předložení návrhu Zhotovitele k Variaci.
Řízení času (harmonogram, řešení zpoždění a prodloužení)
Smlouva musí řešit, jakým způsobem běží, zkracuje a prodlužuje se doba pro dokončení, jak se řeší a jaké jsou následky zpoždění, přerušení a odstoupení a jak se obecně „řídí“ čas, především pomocí harmonogramu výstavby.
Smluva musí požadovat, aby zhotovitel řádně připravil (a zástupce objednatele připomínkoval) harmonogram, který bude znázorňovat způsob a pořadí, v jakém zhotovitel plánuje provádět práce. Harmonogram by měl být aktualizován tak, aby zaznamenával skutečný postup prací a prodloužení doby výstavby, které bylo přiznáno. Pokud je harmonogram připraven, může být používán jako nástroj pro řízení změn díla, určení prodloužení doby pro dokončení a období, za která náleží případná kompenzace. Smluvní strany by se měly ve smlouvě jasně dohodnout, jaké průběžné záznamy vztahující se k harmonogramu budou vedeny a uchovávány.
Smlouva musí řešit:
- formu, jakou by měl harmonogram mít, včetně vyznačení kritické cesty a zdrojů (výrobních kapacit a dodávek) přiřazených k jednotlivým činnostem;
- propojení harmonogramu vzájemnými křížovými odkazy s detailním popisem postupu, který hodlá zhotovitel použít pro provádění prací, včetně nasazení zdrojů (výrobních kapacit a dodávek) a činností subzhotovitelů;
- přiměřenou lhůtu pro předání návrhu harmonogramu ze strany zhotovitele objednateli k připomínkám; přiměřená lhůta bude záviset na komplexnosti projektu;
- mechanismus získání souhlasu obejdnatele s návrhem harmonogramu; smlouva může obsahovat ustanovení o tom, že pokud objednatel nereaguje v přiměřené lhůtě na požadavek zhotovitele ohledně připomínkování harmonogramu, má se za to, že požadavek byl akceptován; spory ohledně harmonogramu by měly být řešeny okamžitě a neměly by se protahovat do pozdějších fází realizace projektu; doporučuje se použít smluvní pokuty nebo jiné sankce k utvrzení povinnosti zhotovitele připravit harmonogram a řádně jej aktualizovat;
- další požadavky se týkají aktualizací a uchovávání odsouhlaseného harmonogramu; skutečný postup prací by měl být zaznamenáván na měsíční bázi, a to zaznamenáním data začátku a dokončení jednotlivých činností společně s procentním vyjádřením rozsahu dosud nedokončených činností nebo zaznamenáním doby, která bude ještě zapotřebí k dokončení dané činnosti;
- metody, které budou použity k uchování přesných a aktuálních průběžných záznamů.
Harmonogram by měl být objednateli poskytnut elektronicky.
Příklad ustanovení viz https://www.sfdi.cz/soubory/obrazky-clanky/metodiky/2018_ metodika_casove_rizeni_fidic.pdf
Co se týče prodloužení doby výstavby, je možné na základě definovaných rizik objednatele umožnit smlouvou předvídané prodloužení, bez nutnosti změny smlouvy. Pro inspiraci lze použít pod-čl. 8.4 smluvních podmínek FIDIC (doporučuje se upřesnit, co se považuje za mimořádně nepříznivé klimatické podmínky – např. rozsah deště, období mrazu apod.):
Zhotovitel je oprávněn podle Pod-článku 20.1 [Claimy zhotovitele] k prodloužení Doby pro dokončení, jestliže a v takovém rozsahu, jak je nebo bude dokončení zpožděno pro účely Pod-článku 10.1 [Převzetí díla a sekcí] jakoukoli z uvedených příčin:
a) Variace (jestliže úprava Doby pro dokončení nebyla dohodnuta podle Pod-článku 13.3 [Postup při Variaci]) nebo jiná podstatná změna v množství položky práce obsažené ve Smlouvě,
b) příčina zpoždění zadávající oprávnění na prodloužení doby podle jakéhokoli Pod-článku těchto Podmínek (pozn. jde právě o jednotlivá rizika objednatele umožňující prodloužení viz výše),
c) mimořádně nepříznivé klimatické podmínky,
d) Nepředvídatelný nedostatek personálu a Věcí určených pro dílo způsobený epidemií nebo zásahy veřejné moci nebo
e) jakákoli zpoždění, překážky nebo omezení způsobená nebo přičitatelná Objednateli, Personálu objednatele nebo jiným zhotovitelům Objednatele na Staveništi.
Jestliže se Zhotovitel domnívá, že je oprávněn k prodloužení Doby pro dokončení, musí dát Zhotovitel Správci stavby oznámení podle Pod-článku 20.1 [Claimy zhotovitele]. Při určování každého prodloužení doby podle Pod-článku 20.1 musí Správce stavby posoudit svá předchozí určení a může celkové prodloužení doby zvýšit, ne však snížit.
Řízení kvality (zkoušky, kontrola a prostředky nápravy)
Pokyny a nápravné prostředky jako například pod-čl. 7.3., 7.4., 7.5 a 7.6 vzorů FIDIC.
Objednatel může využít standardizovaných smluv a postupů, které již v Česku fungují a jsou k dispozici a zmírňují výše uvedená rizika:
Standardizované smlouvy FIDIC v resortu dopravy pro inženýrské stavby
- Červená kniha pro velkou inženýrskou nebo pozemní stavbu
Smluvní podmínky pro výstavbu pozemních a inženýrských staveb projektovaných objednatelem (zkratka CONS, tzv. Red Book), které jsou podmínkami s vyrovnanou alokací rizik a jejichž použití se předpokládá u projektů, u nichž rizika spojená s projektovou dokumentací ponese větší měrou objednatel. CONS jsou smluvními podmínkami pro projekty Generálního zhotovitelství s použitím specikací a výkresů objednatele pro zadání a realizaci zakázky a měřením skutečně provedených prací správcem stavby při použití paušálních položkových cen.
- Žlutá kniha pro design-build u staveb a technologických dodávek
Smluvní podmínky pro dodávku technologických zařízení a projektování a výstavbu elektro- a strojně-technologického díla a pozemních a inženýrských staveb projektovaných zhotovitelem (zkratka P&DB, tzv. Yellow Book), které jsou podmínkami s vyrovnanou alokací rizik a jejichž použití se předpokládá u design-build projektů, u kterých rizika spojená s projektovou dokumentací ponese větší měrou zhotovitel. Na rozdíl od CONS podmínky P&DB již nepoužívají specifikace a výkresy objednatele pro zadání a realizaci zakázky, pracují s tzv. požadavky objednatele, které definují především účel, funkci, rozsah, standard, výkon a jiná projekční a technická kritéria díla podle představ objednatele. Na základě požadavků objednatele vytváří zhotovitel svůj návrh, který se stává součástí smlouvy. Ač je celková cena koncipovaná jako paušální a na rozdíl od CONS se neprovádí měření skutečně provedených prací, může dojít k její úpravě prostřednictvím především změn díla (variací) a v důsledku uplatnění nároků na dodatečné platby a čas. I u tohoto vzoru se využívá správce stavby.
- Zelená kniha pro malé stavby
Použití Short Form of Contract, tzn. podmínek jednoduchých zakázek, se předpokládá pro výstavbu pozemních a inženýrských staveb o relativně malé kapitálové hodnotě. V závislosti na druhu práce a okolnostech může být tato forma rovněž vhodná pro zakázky o větší hodnotě, zejména pro relativně jednoduchou nebo opakovanou práci nebo pro práci, která trvá krátce. Podle obvyklých zásad pro tento typ zakázky zhotovitel realizuje dílo v souladu s projektem poskytnutým objednatelem, ale tato forma může být vhodná i pro zakázku, která zahrnuje nebo se zcela skládá také ze stavebních prací a technologických dodávek projektovaných zhotovitelem.
- Bílá kniha pro služby (projektování a dozorování)
Jedná se o vzorovou smlouvu např. na vypracování projektové dokumentace nebo poskytnutí jiných služeb (správce zakázky, technická asistence, supervize apod.). Tento dokument je doplněn dvěma dalšími (samostatně dostupnými), a to vzorovou smlouvou mezi konzultantem a jeho subkonzultantem a vzorovou smlouvou pro uzavření sdružení (joint venture) na zhotovení projektových prací nebo poskytnutí služeb.
K nahlédnutí viz:
ŘSD ČR - www.pjpk.cz/obchodni-podminky
SŽDC ČR - www.szdc.cz/modernizace-drahy/podminky-fidic.html
ŘVC ČR - www.rvccr.cz/informacni-servis/ke-stazeni/smluvni-dokumenty-fidic
Česká Asociace Konzultačních Inženýrů - www.cace.cz
Standardizované smlouvy (Český standard) pro menší pozemní stavby a projektování http://www.agentura-cas.cz/BIM_ps
Další metodiky:
– příloha č. 1 MPZ (Obchodní podmínky zakázek na stavební práce)
– http://www.sfdi.cz/pravidla-metodiky-a-ceniky/metodiky/
Informační brožura byla zpracována pro Centrum regionálního rozvoje.
Tato informační brožura vznikla pro potřeby Integrovaného regionálního operačního programu pro objednatele veřejných zakázek na stavební práce k základní orientaci ve smlouvě a při přípravě a řízení stavby. V několika článcích Vám představíme pár typů z ,,kuchařky pro zadavatele”. Brožura nemá ambici a nemůže nahradit funkci zadavatele a jeho poradců. Vytržení uvedených ustanovení z kontextu celé smlouvy a prosté přebírání do jiné smlouvy je rizikové. Lze doporučit, tam kde je to vhodné, využít příslušný standard FIDIC nebo připravované standardizované smlouvy pro menší pozemní stavby a projektování (dále jen Český standard). Jestliže chce zadavatel použít svoji smlouvu a začlenit příklady v brožuře, musí se celá jeho smlouva jako celek promyslet a ustanovení vhodně provázat.
Diskuze k článku ()