Pravidla GDPR a vybrané praktické problémy při jejich implementaci - část I.
Nechceme, aby všeobecná a často účelová hysterie kolem GDPR odůvodněná vysokými finančními postihy byla důvodem, proč si (ne)přečíst tento článek. Rádi bychom s našimi klienty a čtenáři sdíleli názory na některé praktické problémy v souvislosti s přípravou dokumentů a implementací procesů v obchodní společnosti. V tomto článku (i v článcích následujících) bychom se zaměřili na určení zákonného důvodu zpracování osobních údajů („OÚ“) zaměstnanců.
smiptat-445313e0.png)
GDPR definuje několik důvodů opravňujících zaměstnavatele zpracovávat OÚ zaměstnance (obvykle zákonná povinnost, plnění smlouvy, oprávněný zájem správce nebo třetí osoby, opatření v souvislosti s uzavřením smlouvy…) a udělený souhlas by měl být pouze krajním řešením v případech, kdy je nezbytně nutné OÚ zpracovávat a nelze obhájit jejich zpracování jiným právním titulem, případně rozsah zpracování omezit.
Zkusme si níže identifikovat některé oblasti zpracování osobních údajů a odpovídající právní titul (důvod) jejich zpracování:
Mzdová agenda
Zpracování mzdové agendy vyplývá ze zákonných povinností zaměstnavatele, který je tak oprávněn obdržet informace o zdravotním stavu zaměstnance či partnera, rodných číslech dětí, čerpaném úvěru pro bydlení, účasti v odborech, sexuální orientaci, občanství, trvalém bydlišti apod. Zaměstnavatel zpracovává též zvláštní kategorie osobních údajů, aniž by potřeboval souhlas zaměstnance. Udělený souhlas zaměstnance by byl v tomto případě neplatný, neboť zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnance na základě jiného právního důvodu, a to plnění svých zákonných povinností.
Plnění pracovních povinností a pracovní náplň
V souvislosti s pracovní pozicí a plněním pracovněprávních povinností bude zaměstnavatel zpracovávat OÚ o kvalifikačních předpokladech zaměstnance, dosaženém vzdělání, předchozí praxi, jazykových znalostech apod. OÚ bude obvykle předávat externím zpracovatelům poskytovaných služeb (společnostem zajišťujícím odborné školení, hotelům za účelem ubytování apod.). Ve vybraných případech bude zaměstnavatel požadovat (např. i v pravidelných intervalech) doložení informací o trestní bezúhonnosti, o podnikatelské činnosti nebo bezdlužnosti. Pozor u těchto zmíněných případů, požadavek na zpracovávání takovýchto OÚ musí buď vyplývat přímo ze zákona (např. zákon o advokacii jako podmínku výkonu práce advokátního koncipienta vyžaduje jeho trestní bezúhonnost), nebo musí vyplývat z obsahu práce samotné, a zaměstnavatel musí umět dostatečně zdůvodnit zpracování těchto OÚ. Rozsah požadovaných OÚ v souvislosti s plněním pracovních povinností a pracovní náplní bude obvykle podobný těm OÚ, které předkládá budoucímu zaměstnavateli uchazeč o zaměstnání. Zpracování OÚ bude v těchto případech odůvodněno buď plněním pracovních povinností nebo oprávněným zájmem správce (zaměstnavatele).
Zaměstnanecké benefity
Poskytuje-li zaměstnavatel různé benefity, typicky stravenky, služby vybraného lékaře, příspěvek na sportovní aktivity apod., nelze zpracování a případné poskytování OÚ zdůvodnit pracovní povinností zaměstnance nebo zaměstnavatele. Domníváme se, že zákonnost zpracování OÚ dodavateli těchto benefitů lze podpořit čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. plněním smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec. Zaměstnanec obvykle nepodepisuje smlouvu s poskytovatelem benefitů, to činí zaměstnavatel, ale tím, že přijímá plnění a je povinen respektovat určité závazky, se stává stranou smlouvy. Ani v tomto případě tak souhlas zaměstnance nebude důvodem zpracování OÚ.
Sdílení OÚ v holdingu
Holdingová společnost, resp. jejich vedoucí zaměstnanci, často více či méně systematicky sdílí OÚ zaměstnanců ostatních společností (zaměstnavatelů) ve skupině. V souladu se základními zásadami GDPR (zejména minimalizace údajů, zákonnost, transparentnost, účelové omezení) by takové zpracování ve větším rozsahu nemělo být všeobecným pravidlem. Sdílení OÚ v holdingu musí být odůvodněno pracovní náplní zaměstnance holdingové společnosti a rozsah zpřístupněných OÚ by neměl překročit účel zpracování. Považujeme za důvodné, aby finanční ředitel měl přístup k informacím o výši mzdy a jejím výpočtu každého zaměstnance ve skupině. Na druhou stranu obchodní ředitel informace o výši mzdy zaměstnanců ve skupině (kromě svých podřízených, o jejichž mzdě rozhoduje) pro plnění svých povinností nezbytně nepotřebuje. Naopak sdílení základních informací (jméno, příjmení, fotografie) o zaměstnancích skupiny podniků typicky prostřednictvím intranetu považujeme za obvyklé a v souladu s pravidly GDPR. Takové zpracování OÚ bude založeno na oprávněném zájmu společnosti, jímž bude řízení lidských zdrojů a organizace práce.
V další části probereme typické případy, kdy souhlas zaměstnance se zpracováním OÚ považujeme v určitých situacích za jediný možný titul zpracování OÚ.
Další články
Rušíte dovolenou kvůli bezpečnostní situaci? Ne vždy máte nárok na vrácení peněz
Geopolitická situace ve světě dokáže změnit plány během okamžiku. Ozbrojené konflikty, teroristické útoky, masové nepokoje nebo náhlé uzavření vzdušného prostoru mohou vést ke zrušení celé dovolené ještě před odletem. V takových situacích může být poměrně matoucí, kdy vzniká nárok na vrácení peněz za letenky, ubytování i zaplacené služby.
Předkupní právo k nemovitosti
Za jakých podmínek předkupní právo vzniká a jaká jsou jeho specifika? V tomto článku bychom se zaměřili na institut předkupního práva k nemovitostem.
Digitální auditní stopa jako „svědek“ činnosti správního orgánu
Digitalizace veřejné správy postupně mění nejen způsob vedení řízení, ale i samotnou povahu dokazování. Tam, kde dříve hrály hlavní roli listiny, doručenky, úřední záznamy nebo svědecké výpovědi, dnes stále častěji vstupují do hry logy, metadata, časová razítka, změnové historie a workflow záznamy informačních systémů.
Výpověď podnájemní smlouvy ze zákonných důvodů: Nejvyšší soud k výkladu smluvního ujednání odkazujícího na zákon
Nejvyšší soud se v rozsudku sp. zn. 26 Cdo 2274/2025 ze dne 14. ledna 2026 zabýval zdánlivě jasnou otázkou. Jak vyložit ujednání podnájemní smlouvy, podle kterého lze podnájem ukončit „způsobem a z důvodů stanovených občanským zákoníkem“. Rozhodnutí Nejvyššího soudu v této věci nicméně není jen řešením jednoho právního sporu. Rozhodnutí ukazuje i na to, jak je důležité smluvní ujednání vykládat správně a jaké důsledky má, pokud smluvní strany nebo obecné soudy řádný výklad podcení.
Právo států na sebeobranu podle Charty OSN ve víru reálné politiky
Právo na individuální a kolektivní sebeobranu podle článku 51 Charty OSN představuje jeden z klíčových institutů současného mezinárodního práva. Jeho výklad však stále výrazně ovlivňuje reálná politika, fungování Rady bezpečnosti OSN i proměny charakteru ozbrojených konfliktů. Pozornost je věnována podmínkám legitimní sebeobrany, otázce předstižného zásahu i postavení států, které se konfliktů neúčastní přímo, ale podporují jednu z válčících stran dodávkami zbraní a vojenského materiálu.
