Veřejné zakázky - povinná elektronizace Zdroj: Redakce

Veřejné zakázky - povinná elektronizace

U veřejných zakázek vstoupila od loňského října do hry povinná elektronizace. Znamená to, že od 18. 10. 2018 veškerá komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem v procesu zadávání veřejné zakázky probíhá elektronicky, včetně podávání nabídek, dodávání dokladů apod. V současné době je to asi největší revoluce, která se v zadávání veřejných zakázek udála.

Mgr. Miroslav Knob

Mgr. Miroslav Knob

administrátor veřejných zakázek ve společnosti OTIDEA

Mgr. Miroslav Knob

administrátor veřejných zakázek ve společnosti OTIDEA

Často se bavím s lidmi z praxe na straně zadavatelů i dodavatelů a musím říci, že jsou z toho všichni paf. Je potřeba radikálním způsobem měnit zaběhnutou rutinu, a to jak ohledně podávání a tvorby nabídek, tak i celkovou koncepci vedení zadávacího řízení. 

Tématem mého dnešního příspěvku bude zaměřit se na elektronické zadávání, podívat se na to, kde se vůbec vzalo a na to, co znamená pro ty, kteří se zadáváním veřejných zakázek pracují. 

Koncept elektronizace vychází z ústředního plánu Evropské unie. Evropská komise uvádí různými opatřeními eGovernment. S tím souvisí i eDocument, či eZadávání. Evropská unie si vytyčila poměrně ambiciózní plán, který počítá s tím, že by se postupně celý hospodářský proces měl v rámci digitalizované podoby přenést z papírů do nul a jedniček. Sleduje tím zjednodušení a zefektivnění procesů, neboť pokud bude vše elektronické, bude možné vše mnohem snáze přeposílat, vyhledávat, sbírat data. Tím, že dojde k elektronizaci, se celý proces zadávání zjednoduší a otevře ve vztahu ke všem zadavatelům z Evropské unie. Celý proces by měl být jednotný a unifikovaný. Tedy pokud bude chtít německý dodavatel soutěžit o zakázku v Litvě, neměly by pro něj být elektronické systémy ničím neznámým. 

Základní cíle elektronizace vytyčené Evropskou unií

Úspora finančních prostředků – není třeba nic posílat, nejsou papíry. Celý proces bude kratší, měla by se zjednodušit byrokracie a zvýšit transparentnost celého procesu, neboť digitální záznamy jsou přesné. Zvýší se tím obchodní příležitosti, a to cíleně zejména pro střední a malé podniky. Myslím si, že jsme na cestě k naplnění těchto cílů, avšak naše právní úprava není ideální a nelze říci, že by tyto cíle plně sledovala. Problém je podle mě v přístupu všech zúčastněných stran.

Největší novinkou elektronizace jsou tzv. elektronické nástroje. Jedná se o počítačové systémy, ve kterých zakázka žije svůj život. Do nynějška to byl šanon, ale propříště se bude jednat o elektronický systém. Představme si to jako databázi, počítačové rozhraní, které je zároveň propojeno s profilem zadavatele. Administrátor, tj. například zaměstnanec zadavatele, se do tohoto nástroje přihlásí, založí veřejnou zakázku, vyplní základní údaje, nahraje zadávací dokumentaci atd. Elektronický nástroj mu umožňuje komunikaci s dodavateli a elektronický příjem nabídek. Dodavatel, pokud se chce o zakázku ucházet, se stejně tak přihlásí do tohoto nástroje pod svým dodavatelským profilem, klikne si u dané veřejné zakázky na „podat nabídku“ a nahraje své elektronické dokumenty. Tím je vše podáno. Až uplyne lhůta pro podání nabídek, zadavatel si stáhne dokumenty, vyhodnotí si nabídky, a také tímto způsobem s dodavateli komunikuje. Tedy to, co nyní zadavatelé dělali papírově, budou nově dělat uvnitř elektronického nástroje. Elektronický nástroj je jediným komunikátorem v rámci podávání nabídek, ale není jediným možným způsobem komunikace. S dodavateli je možné komunikovat i emailem či datovou schránkou. Podávání nabídek je z logických důvodů specifické, aby byla zajištěna neporušitelnost nabídek, dokud neuplyne lhůta pro podání nabídek a dojde k jejich otevření. Nikdo ze zaměstnanců zadavatele se tedy do nabídek nemůže dostat, dokud je neotevřou povolané osoby. Funguje to stejně, jako když se nabídky balily do obálek a psalo se na ně „neotvírat, nabídka“. 

Elektronizace v České republice

Elektronizace v České republice je spíše strašák, kterého se všichni bojí. Ta základní poučka „nedělej to složitě, snaž se, aby to bylo jednoduché“ je přístup, který si elektronizace zaslouží a který většinu zadavatelů a dodavatelů nebolí. Pro spoustu zadavatelů a dodavatelů se elektronizace stala obrovským strašákem a ti najednou zmatkují a neví, co dělat. Nechápou elektronizaci jako skutečnost, že se něco přenese z papíru do nul a jedniček, ale dovozují nějaké další povinnosti a velmi si to celé komplikují. V praxi se setkávám se spoustou případů takové komplikace. Takovým příkladem jsou i elektronické podpisy. Mohu v této souvislosti uvést příklad z praxe: zadavatel chtěl po dodavateli, aby poté, co odevzdal elektronicky podepsané dokumenty, tyto dokumenty vytiskl, odnesl na check-point a tam je konvertoval, aby měl doložku elektronické konverze. To je samozřejmě nesmysl, protože doložku elektronické konverze potřebujete tehdy, když konvertujete dokument z listinné podoby do digitální. Pokud máte originál dokumentu v elektronické podobě, žádnou konverzi neprovádíte. Normálně dokument podepíšete tím, že kliknete na „podepsat“. Mnoho českých úřadů na toto pamatuje a vydává elektronické dokumenty elektronickým způsobem v originále, typicky ve veřejných zakázkách je to potvrzení z finančního úřadu a z české správy sociálního zabezpečení. Dodavatelé dnes ukládají tato potvrzení elektronicky, elektronicky jsou jim zaslány a jsou to elektronické originály. I tak se ale stále setkávám s tím, že zadavatelé vyžadují, aby i tyto dokumenty by konvertovány, což nedává smysl. 

Zadavatelé si také velmi komplikují život podepisováním nabídek. Mnoho zadavatelů požaduje podepsané nabídky. Nerozumím tomu proč. Elektronický nástroj, kromě toho, že je to ucelený systém, ve kterém komunikujete navzájem, má jednu obrovskou výhodu. V rámci tohoto nástroje jsou ověřeny identity komunikujících subjektů. Funguje to podobně jako datové schránky. Když si vytvoříte profil na elektronickém nástroji, vždy prokazujete svou identitu. Dodavatel musí například předat podepsané pověření, případně ho poslat pomocí datové schránky. Tedy komunikujete-li skrz tento elektronický nástroj s firmou XY, máte 100% jistotu, že to je firma XY. Jistotu vám zajišťuje právě elektronický nástroj. Pokud zadavatel dostane nabídku, není potřeba, aby byla podepsána, protože zadavatel přece ví, od koho nabídka přichází. Proč tedy chtít něco, co vůbec není potřeba, když máme v ruce nástroj, který dokáže celou byrokracii odbourat. Také se setkávám s tím, že mnoho dodavatelů věci tiskne, skenuje a poté dává do nabídky. Já se vždy na školeních ptám „kdo z vás dnes píše něco v originále a ne na počítači, kdo z vás píše rukou?“ Dnes už přece nikdo. Ani stavaři nerýsují na prkně, ale mají na to programy. Dodavatelé dnes mají všechny podklady elektronicky. Jediné, co musí udělat, je nahrát je do elektronického nástroje a vytvořit z nich nabídku. Ale všichni je tisknou a skenují. Když se nad tím zamyslíme, vůbec to nedává smysl. Oni to dělají proto, že dokumenty vytisknou a podepíší a zadavatelé po nich ten naskenovaný podpis chtějí. Doporučuji tedy nekomplikovat si tyto věci zbytečně. 

Dalším důležitým bodem je přemýšlet o elektronizaci jako o prostředku, ne jako o cíli. Onehdy jsem na jedné konferenci zachytil jednu skvělou větu – jedna z přednášejících tvrdila, že my Češi jsme elektronizaci špatně pochopili. V Evropě je to míněno jako digitalizace, zatímco my si to vykládáme jako elektronizaci. Rozdíl je v tom, že pokud něco digitalizujete, tak ty činnosti opravdu přenášíte do kyberprostoru, na síť. Ale když něco elektronizujete, děláte ty stejné věci, jen za pomoci moderní technologie. Rozdíl mezi digitalizací a elektronizací je v tom, že když vytvoříte dokument, elektronicky podepíšete a někam nahrajete, fungujete digitalizačně. Když ho ale vytisknete a naskenujete, tak je to pouze elektronizace. Papíry pouze přenášíte do elektronické podoby. Nemáte je elektronicky, ale pořád na papíře. Jen ty papíry přenesete. Když slyším spoustu zadavatelů a dodavatelů říkat, že jim elektronizace komplikuje práci, musí dělat úkony navíc, z 99% je to jen tím, že nedigitalizují, ale pouze elektronizují. To znamená, že dokumenty pořád vedou papírově, jen si je jednou za čas naskenují a někam uloží. Krásně je to vidět u zadavatelů u komisí pro otevírání obálek. Pokud obálku otevíráme elektronicky, pak pověřené osoby pouze kliknou na „šifrovat“ a nabídka se odšifruje. O tomto úkonu se nemusí pořizovat protokol, nemusí mu být přítomna komise. Je to z toho důvodu, že se to vše děje uvnitř elektronického nástroje, který transparentnost zajišťuje sám o sobě. Většina zadavatelů, se kterými pracuji, stejně požaduje komisi pro otevírání obálek. Já jim vždy opakuji, že žádnou komisi nepotřebují, že jim stačí se připojit k internetu a odkliknout to. Ale oni se stejně vždy radši sejdou. Ve výsledku se tedy všichni sejdeme v zasedačce, klikne se na příslušné políčko, podepíše se protokol a je to. To je ale ztráta času. Zadavatelé jsou však zvyklí na to, že u otevírání obálek je komise, proto ji tam chtějí mít. Dalším argumentem zadavatelů, proč je elektronizace je nesmysl, je ten, že dříve prostě jen roztrhli obálky, zatímco dnes musí čekat, až jim to naběhne v počítači. O elektronizaci je tedy třeba přemýšlet nikoli jako o cíli, ale jako prostředku, něčem, co nám práci reálně může usnadnit a pomoci. Může poskytnout nástroje proto, aby se věci dělaly jednodušeji a my se mohli soustředit na to, co je opravdu podstatné. 

Závěrem

Podle mého názoru představuje elektronizace výzvu. Myslím, že jak zadavatelé, tak dodavatelé tím získávají spoustu možností, jak odbourat zbytečnou administrativu. Nemusí nikam jezdit, vše udělají z pohodlí své kanceláře či domova. Já sám jsem z Brna, ale kancelář mám v Praze. A často říkám, že brzy ani nebudu muset do Prahy jezdit, protože vše potřebné vyřídím z domova, stačí mi připojení na internet. 

Na druhou stranu je ale jasné, že všechno chce čas. Samotný proces zadávání veřejných zakázek je skutečně složitý. Pokud ho někdo nedělá dlouho nebo se mu nevěnuje intenzivně, je to až děsivé. Věřím tomu, že pro spoustu lidí to může být odstrašující, stačí se podívat na zákon, navíc pokud někdo pracuje s NEN (Národní elektronický nástroj) …

Myslím, že jakmile se elektronizace zažije, bude představovat zjednodušení. Například sytém NEN umožňuje zjednodušený průchod, tzn. že nepůsobí tak děsivě. Komerční nástroje jsou podle mého názoru jednodušší, nemají tak složitou strukturu, nejsou tak pomalé atd. Zadavatelé i dodavatelé se v těchto nástrojích pomalu ale jistě začnou učit. Zároveň si na prostředí zvyknou. V tomto vidím optimistický přístup. Sám jsem velký fanda elektronizace a digitalizace, je to pro mě přirozená věc. Trošku nepřirozeně a odtažitě na mě naopak působí stohy papírů. Pokud je budeme moci zahodit a vše přesunout do virtuálního prostoru, ve kterém budeme umět pracovat, povede to ke zjednodušení byrokratických procesů, fázi podávání nabídky, přípravy nabídky. Ve finále to bude znamenat, že jak zadavatelé, tak dodavatelé, se budou moci soustředit na podstatné věci, které v celém procesu jsou. V případě zadavatele to je příprava zadávací dokumentace, definování předmětu veřejné zakázky, definování hodnocení zakázky atd. V případě dodavatelů to je příprava nabídky. Jakmile odpadne problém v tom, jak vůbec nabídku podat, jak zakázku vyhlásit, jak ji dostat na profil, pak se budeme moci soustředit na podstatné věci, tj. co je v zadávací dokumentaci, ví zadavatel opravdu, co kupuje, má správně nadefinováno to, co kupuje; má hodnotící kritéria ve vztahu k tomu, co kupuje atd. Naopak dodavatelé nebudou muset řešit, čím zašifrovat, co podepsat atd. a budou se moci zaměřit na to, zda mají správně vyplněný výkaz výměr, všechny dokumenty, je nabídka konkurence schopná atd. Celý proces podle mého názoru odbourá byrokratickou zátěž v podobě „jak“, načež zůstane esence v podobě „co“. Doufám, že elektronizace bude znamenat vůbec zkvalitnění veřejného investování v České republice. Tím zůstávám optimistou.


Konference Právo ve veřejné správě 2018

Dne 27. listopadu 2018 se v Praze konal již 7. ročník odborné konference Právo ve veřejné správě. Konference tematicky navazuje na odborný kongres PRÁVNÍ PROSTOR a je určena pro zástupce z řad státní správy a samosprávy. Letos vystoupilo 7 přednášejících odborníků z oblasti právní praxe i teorie. Pořadatelem byl právní informační systém CODEXIS pod mediální patronací právního portálu Právní prostor.cz. Více na http://www.pvvs.cz/.

veřejné zakázky konference právo ve veřejné správě elektronizace

Líbil se vám náš článek, prosím, ohodnoťte ho

Diskuze k článku 0 komentářů

Všechny komentáře se zobrazí po vstupu do diskuze

Vstoupit do diskuze

Nejčtenější články