Home office nejen v době koronavirové – jak ho správně nastavit?

Nikdy v historii patrně nepracovalo z domova tolik lidí, jako dnes, v době koronavirové pandemie. Home office přesto zůstává v zásadě bez jakékoliv specifické právní úpravy. Nepamatuje na něj ani aktuálně připravovaná novela zákoníku práce.

advokát, KPMG Legal s.r.o., advokátní kancelář
advokátní koncipient, KPMG Legal s.r.o., advokátní kancelář

Pojďme se tedy podívat, jak by měl zaměstnavatel pravidla pro práci z domova správně nastavit a na co by si měl dát zejména pozor.

Úvodem

Podle údajů společnosti Microsoft stouplo využívání online videohovorů během března letošního roku dokonce až desetinásobně.[1] Nouzový stav vyvolaný rozšířením onemocnění COVID-19 a dostupnost moderních technologií nepochybně přispěly k tomu, že zcela nebo částečně z domova pracuje mnohem více lidí, než kdy dříve.

Právní úprava

Zákoník práce stanoví, že závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě.[2] Zákoník práce tedy připouští, aby se strany domluvily na výkonu práce mimo pracoviště zaměstnavatele. Zaměstnavatel však nemůže home office zaměstnanci jednostranně nařídit a zaměstnanec na něj současně nemá nárok.

Komplexní právní úprava home office v zákoníku práce chybí. Ten obsahuje pouze jedno ustanovení, které se navíc vztahuje jen na případy, kdy zaměstnanec nejen nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale zároveň vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje (tzv. domácký zaměstnanec). Pro tuto specifickou kategorii zaměstnanců, kteří si sami rozvrhují pracovní dobu, zákon stanoví několik výjimek ze standardních pravidel. Na zaměstnance, kteří za těchto podmínek pracují mimo pracoviště zaměstnavatele, se nevztahuje úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy. Až na výjimky těmto zaměstnancům nepřísluší náhrada mzdy při osobních překážkách v práci[3] a nepřísluší jim mzda ani náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy a příplatek za práci ve svátek.[4]

Jiné kategorie práce z domova zákoník práce nijak specificky neupravuje. Přitom tzv. domáckých zaměstnanců, kteří si sami rozvrhují pracovní dobu, v praxi tolik není. Na právní poměry mezi zaměstnavateli a zaměstnanci se tedy ve většině případů užije obecná úprava, což může být v některých ohledech pro zaměstnavatele poměrně problematické. Současně to však stranám dává větší prostor si parametry spolupráce nastavit podle vlastních potřeb.

Je lepší dohoda nebo vnitřní předpis?

Vzhledem k nedostatečné právní úpravě si zaměstnavatelé musí pomoci vlastním nastavením vztahů se zaměstnanci v rámci dohod o výkonu práce z domova uzavíraných se zaměstnanci nebo v příslušných vnitřních předpisech.

Formu vnitřního předpisu je vhodné využít na stanovení obecných podmínek a pravidel využívání home office platných pro všechny dotčené zaměstnance. Konkrétně lze upravit například okruh vhodných pracovních pozic, způsob kontroly plnění pracovních úkolů, obecná pravidla bezpečnosti a ochrany zdraví při práci mimo pracoviště zaměstnavatele, pracovní dobu (pokud nejde o domácké zaměstnance zmíněné výše) a podobně.

Oproti dohodám uzavíraným s jednotlivými zaměstnanci má úprava ve vnitřním předpisu tu výhodu, že ji může zaměstnavatel kdykoliv jednostranně změnit. Vnitřní předpis však obecně nemůže zaměstnancům ukládat konkrétní povinnosti.[5] Povinnosti jednotlivých zaměstnanců je tak vhodné sjednat v příslušných dohodách o výkonu práce z domova, kde se zaměstnanec jednoznačně zaváže k jejich dodržování.

Na co při nastavování podmínek nezapomenout?

Z podstaty věci bude základem smluvní úpravy home office dohoda o místě nebo místech, kde bude zaměstnanec ve stanoveném rozsahu práci vykonávat. Čím širší toto vymezení bude, tím menší kontrolu bude zaměstnavatel mít například z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

Důležitou součástí smluvní úpravy home office je také nastavení způsobu zadávání, odevzdávání a kontroly práce zaměstnance. Je povinností zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby, nic mu však nebrání po zaměstnancích vyžadovat dodání podrobných podkladů (např. v podobě timesheetů), kde bude kromě odpracované doby i uvedeno, na čem konkrétně zaměstnanec v jednotlivých časových úsecích pracoval.

Zaměstnavatel by měl také nastavit pravidla využívání technického vybavení, které zaměstnanci k práci poskytne. Je vhodné například jednoznačně upravit případnou možnost využívat vybavení pro osobní potřebu, způsob hlášení jakýchkoliv závad a podobně. V souvislosti s výkonem práce z domova je rovněž nezbytné myslet na dostatečné zabezpečení ochrany přenosu firemních dat a důvěrných informací. Za tímto účelem lze kupříkladu sjednat povinnost zaměstnance využívat pouze zabezpečené internetové připojení a upravit možnost zaměstnavatele přiměřeně monitorovat aktivity zaměstnance (v mantinelech vymezených zejména rozhodovací praxí soudů).

Může být rovněž vhodné jednoznačně sjednat, za jakých podmínek mohou zaměstnanci konat práci přesčas či pracovat v noci, o víkendu nebo ve svátek. Zaměstnavatel je totiž v takovém případě povinen poskytnout zaměstnanci mzdu nebo náhradní volno za práci přesčas, respektive příslušné příplatky ke mzdě. Zaměstnavatel by tedy měl před započetím takové práce vyžadovat, aby ho zaměstnanec předem o takovém záměru informoval, a on tak měl nad těmito náklady kontrolu.

Náklady spojené s prací z domova

Podle zákoníku práce musí být závislá práce vykonávána výhradně na náklady zaměstnavatele. Zaměstnanci přitom v souvislosti s výkonem práce z domova zpravidla vzniknou náklady v podobě například zvýšené spotřeby energií, tepla, nákladů na zajištění internetového připojení atd. Existují v zásadě dvě možnosti, jak k této situaci z pohledu zaměstnavatele přistoupit.

První z nich je hradit zaměstnanci skutečně vynaložené náklady vždy oproti jejich prokázání příslušnými doklady (s tím, že zaměstnavatel např. z měsíční ceny elektřiny zaplatí vždy její poměrnou část podle doby, kdy zaměstnanec skutečně pracoval z domova). Takové řešení je však v praxi velmi administrativně náročné.

Druhou variantou je náklady hradit v přiměřené paušální výši. V takovém případě je ale třeba si dát pozor, aby výše paušální úhrady skutečně odpovídala reálně vynakládaným nákladům. Poskytování příliš vysoké paušální náhrady by totiž mohlo být zpochybňováno správcem daně či správou sociálního zabezpečení (nepodléhá totiž zdanění ani odvodům), poskytování příliš nízké paušální náhrady by naopak mohlo vést v krajním případě až k pokutě ze strany inspekce práce nebo soukromoprávní žalobě ze strany zaměstnance.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci z domova

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci z domova je pak jedním z nejproblematičtějších bodů, a zároveň nejčastějším důvodem, proč někteří zaměstnavatelé tuto možnost vůbec nechtějí zaměstnancům nabízet. Zákoník práce totiž v tomto směru nestanoví pro zaměstnavatele žádné úlevy, a to ani ve vztahu k tzv. domáckým zaměstnancům. Režim home office tak nijak nezbavuje zaměstnavatele povinnosti zajistit zaměstnancům bezpečné pracovní prostředí, ani povinností v souvislosti s případnými pracovními úrazy.

Z tohoto důvodu je podstatné do dohody o výkonu práce z domova zahrnout odpovídající úpravu povinností na straně zaměstnance, včetně souvisejících prohlášení zaměstnance, kterými (nejen) zaměstnavatel doloží, že byl zaměstnanec náležitě proškolen v oblasti BOZP, že jeho domácí pracoviště splňuje všechny předpoklady k zajištění BOZP, jakožto i všechny požadavky na požární ochranu apod.

Vzhledem k tomu, že se zaměstnanec při práci z domova ocitá fakticky mimo přímou kontrolu zaměstnavatele, měl by si zaměstnavatel dále např. smluvně upravit možnost vstupu na domácí pracoviště zaměstnance, aby měl možnost bezpečnost pracoviště v případě potřeby sám posoudit. Podobně je vhodné sjednat možnost vstupu na domácí pracoviště i pro případ vyšetřování pracovního úrazu, ke kterému by v bydlišti zaměstnance došlo.[6]

Závěrem

Současná právní úprava zohledňuje možnost práce z domova jen minimálně. Zaměstnavatelům tak nezbývá, než si vystačit s vlastní úpravou ve vnitřním předpise a v individuálních dohodách s jednotlivými zaměstnanci, která jim umožní si pravidla home office nastavit podle vlastních potřeb. Pokud však obecně v pracovněprávních vztazích platí, že velmi důležitá je důvěra mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, pro práci z domova to platí dvojnásob. Zaměstnavatelé by tedy měli vždy zvážit, s ohledem na výše zmíněné problematické aspekty výkonu práce z domova, jakou míru důvěry v konkrétního zaměstnance mají, a možná rizika co nejvíce minimalizovat přípravou kvalitní právní dokumentace.


[1] Viz https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/04/09/remote-work-trend-report-meetings/.

[2] Viz ustanovení § 2 odst. 2 zákoníku práce.

[3] Náhrada mzdy nebo platu těmto zaměstnancům přísluší například z důvodu dočasné pracovní neschopnosti, svatby nebo úmrtí osoby blízké.

[4] Viz ustanovení § 317 zákoníku práce.

[5] Viz ustanovení § 305 odst. 1 zákoníku práce. Pro úplnost však dodáváme, že dle právní teorie vedle klasických vnitřních předpisů existují i tzv. akty řízení, které svou povahou nespadají pod právní úpravu vnitřních předpisů obsaženou v zákoníku práce, a kterým povinnosti zaměstnancům ukládat lze (obdobně jako u individuálních pokynů zaměstnavatele vůči konkrétním zaměstnancům). Jelikož však tyto akty řízení v zákoníku práce nikterak specificky upraveny nejsou, přináší jejich užití pro zaměstnavatele značnou nejistotu.

[6] Může se jednat např. o požadavek zástupce pojišťovny při vyšetřování a likvidaci pracovního úrazu jako pojistné události.

Hodnocení článku
0%
Pro hodnocení článku musíte být přihlášen/a

Diskuze k článku ()

Pro přidání komentáře musíte být přihlášen/a

Další články

Tento web využívá cookies pro zajištění funkčnosti webu a získání statistik návštěvnosti webu