K čemu slouží datová schránka a kdo má dnes povinnost ji mít ze zákona?

V souvislosti s elektronizací postupů orgánů veřejné moci došlo od 1. ledna 2023 k povinnému zřízení datových schránek všem podnikatelům, a to jak právnickým osobám, které datovou schránkou zřízenou ještě neměly, tak i fyzickým osobám – podnikatelům (OSVČ). Datová schránka slouží jako elektronický komunikační prostředek, používaný k zabezpečenému doručování písemností mezi jednotlivými osobami disponujícími datovou schránkou. Těmito jsou zejména podnikatelé a orgány veřejné správy (např. soudy, finanční úřady, stavební úřady, katastrálními úřady atd.).

Doručování písemností prostřednictvím datové schránky

Po povinném zřízení datových schránek všem podnikatelům budou orgány státní správy doručovat písemnosti těmto osobám primárně prostřednictvím datové schránky. Z toho důvodu je potřeba, aby především podnikající fyzické osoby (OSVČ), jimž byla datová schránka zřízena od letošního roku si ji, pokud možno co nejdříve aktivovali a poté pravidelně vybírali. Obsluha datové schránky je velmi jednoduchá a intuitivní, přičemž pravidelné vybírání datové schránky je důležité především s ohledem na to, aby jejího držitele „neminul“ žádný důležitý dokument, který mu může být doručován od orgánu veřejné moci (např. výzva soudu či finančního úřadu). Doručování písemností orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky se totiž pojí se zákonnou fikcí doručení.

Písemnost, která je do datové schránky dodána, je formálně doručena až v momentě, kdy se do datové schránky přihlásí příslušná osoba mající s ohledem na rozsah svého oprávnění k dokumentu přístup (např. administrátor či pověřená osoba s potřebnými přístupovými oprávněními). Pokud se ovšem ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán, do ní nikdo s patřičnými přístupovými oprávněními nepřihlásí, považuje se takovýto dokument za doručený posledním dnem uvedené lhůty. Uvedená fikce doručení se samozřejmě uplatní jen na doručování písemností ze strany orgánů veřejné moci, a nikoliv na doručování mezi soukromými osobami. Fikce doručení se současně neuplatní ani v případě, kdy možnost náhradního doručení výslovně vylučuje zákon (např. při doručování vydaného elektronického platebního rozkazu žalovanému).

Po odeslání písemností (jako např. daňového přiznání finančnímu úřadu) je vždy vhodné si doručenku k dokument z datové schránky stáhnout a uložit do vlastního úložiště, pro případ potřeby budoucího prokázání, že k odeslání dokumentu příslušnému adresátovi k určitému datu opravdu došlo. Archivace datových zpráv je totiž značně omezená a datové zprávy jsou ve schránce ukládány jen po dobu 3 měsíců od jejich doručení nebo odeslání, přičemž starší datové zprávy jsou ze schránky automaticky a nenávratně mazány. Z toho důvodu je důsledné obsluhování datové schránky velmi důležité. Bezpečnou alternativou k pravidelnému vybírání datové schránky je nastavení automatických upozornění na příchozí datové zprávy prostřednictvím emailu tak, aby se oprávněný subjekt nemusel do datové schránky zbytečně přihlašovat, pokud v ní nebude mít žádnou novou písemnost, avšak byl o nově příchozích zprávách vždy včas informován.

Aktivace a získání přístupu do datové schránky

Přihlášení do datové schránky probíhá online skrze portál Ministerstva vnitra umístěný na adrese: www.mojedatovaschranka.cz, a to buď prostřednictvím přístupových údajů vydaných Ministerstvem vnitra, nebo alternativně například prostřednictvím tzv. identity občana (např. bankovní identity, služby MojeID, eObčanky atd.). Prvotní přístupové údaje do datové schránky obdrží osoba, které byla datová schránka nově zřízena, od Ministerstva vnitra doporučeně poštou (do vlastních rukou). Právnickým osobám zapsaným ve veřejném rejstříku jsou prvotní přístupové údaje zasílány na adresu místa bydliště jejich statutárního zástupce, jenž má dotyčný statutární zástupce uvedenou v registru osob (obyvatelů).

Fyzickým osobám – podnikatelům (OSVČ) jsou prvotní přístupové údaje zasílány na adresu jejich sídla, přičemž v případě, kdy má fyzická osoba podnikající již zřízenou datovou schránku jako „nepodnikatel“ (tj. nepodnikající fyzická osoba), budou jí přístupové údaje do nově zřízené datové schránky doručeny do datové schránky nepodnikající fyzické osoby. Pokud si novopečený držitel datové schránky přístupové údaje k nově zřízené datové schránce ve stanovené lhůtě nevyzvedne, ztratí je nebo získá podezření na jejich odcizení či jiné zneužití, může požádat o vydání nových, čímž budou „staré“ přístupové údaje automaticky zneplatněny.

Pověřené osoby a administrátoři

Ke každé datové schránce má prvotní přístup tzv. oprávněná osoba, jenž disponuje veškerými dispozičními právy bez jakýchkoliv omezení. U datových schránek fyzických osob je oprávněnou osobou vždy dotyčná fyzická osoba. U datových schránek právnických osob je oprávněnou osobou naopak člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro kterou byla datová schránka zřízena.

Jelikož oprávněná osoba v praxi mnohdy nebude mít prostor na obsluhování datové schránky, může zřídit přístupová oprávnění k datové schránce dalším osobám, kterými mohou být například administrativní pracovníci nebo asistenti. Tyto další osoby mohou být ustanoveny buď jako tzv. pověřené osoby, mající přístup k vymezenému obsahu, funkcím a oprávněním v datové schránce za účelem její obsluhy, nebo tzv. administrátoři, kteří mají nad rámec uvedeného ještě možnost ustanovovat další pověřené osoby. Pověřené osoby i administrátoři mohou disponovat oprávněními, jako např. čtení a stahování přijatých běžných zpráv nebo zpráv určených do vlastních rukou, posílání a čtení odeslaných zpráv, zobrazování historie zpráv, stahování doručenek, mazání zpráv uložených v datovém trezoru atd. Tato práva jim pak mohou být oprávněnou osobou selektivně předělována či odebírána dle potřeby.

Závěrem

Datové schránky slouží jako velice efektivní nástroj pro zabezpečenou elektronickou komunikaci, který zjednodušuje celou řadu životních situací. Zejména s ohledem na doručování písemností vůči orgánům veřejné správy, které za předpokladu jejich doručení prostřednictvím datové schránky není nutné ani samostatně podepisovat odesílatelem, který tak nemusí disponovat např. zaručeným elektronickým podpisem. Ve srovnání s klasickým listinným doručováním je doručování písemností datovou schránkou i mezi soukromými osobami o poznání jednoduší, rychlejší, bezpečnější a v neposlední řadě také výrazně levnější.