Registr smluv v praxi - II. Zdroj: Jiří Šebesta, Právní prostor

Registr smluv v praxi - II.

Druhá část příspěvku Mgr. Martina Fadrného představuje praktický a stručný manuál, jak správně postupovat při procesu zveřejňovaní smluv v registru.

Mgr. Martin Fadrný

Mgr. Martin Fadrný

advokát, Frank Bold advokáti s. r. o.

Mgr. Martin Fadrný

advokát, Frank Bold advokáti s. r. o.

Zkusme nyní nabídnout nějaký praktický recept, tedy promítnout rizika uvedená v předchozí části článku do způsobu uzavírání smluv. Představme si, že přicházíme do práce a budeme postupovat podle jednoduché metodiky. V prvé řadě si položme otázku, zda vůbec máme v ruce smlouvu. Typická věc, kterou slýcháme všude, kde školíme, je otázka objednávek. Ačkoli se řada subjektů domnívá, že objednávky nejsou řešeny smluvně a do registru nepatří, není tomu tak. Pohybujeme-li se v režimu zákona, uzavíráme klasickou smlouvu a všechny požadavky zákona o registru na ni dopadají. Pokud například činím objednávku v hodnotě nad 50 000,- Kč, uzavírám tím smlouvu, a není proto možné, aby dodavatel objednávku jen tak přivezl. Je potřeba, aby dodavatel na objednávku emailem písemně odpověděl a podepsal se a vznikla tak písemná smlouva, kterou mohu v registru zveřejnit. Dalším problémem jsou rámcové smlouvy, kde je potřeba si uvědomit, že i poté se uzavírají dílčí realizační smlouvy, které je potřeba do registru vložit. Pokud jde o dodatky ke smlouvám, i tyto se musí posuzovat. Jednoduše bych řekl, že pakliže je v registru smluv smlouva, měly by se do registru vkládat i její dodatky. Spoléhat na to, že posléze úspěšně vyargumentuji, že se jednalo o kumulativní novaci a nikoli privativní, a nepatřila tak do registru, je poměrně zrádný terén. Prakticky doporučuji vždy vložit ke smlouvě do registru též dodatek.

Máme-li v ruce smlouvu, můžeme udělat druhý krok. Je potřeba se zeptat, zda na smlouvu dopadají výjimky z povinnosti zveřejnění. Z ust. § 3 zákona o registru smluv lze udělat praktický seznam výjimek, které ze zákona vyplývají. Výjimky lze různě řadit, avšak přílišnou logiku mezi nimi nehledejme. Povězme si k některým pár slov.

  • Z registru vypadávají smlouvy s fyzickými osobami, tedy pakliže se nejedná o smlouvu s fyzickou osobou podnikatelem nebo o nakládání s nemovitostí, pak v registru smlouva nemá co dělat.
  • Výjimka v zákoně dále říká, že se nezveřejňují smlouvy, jejíchž stranou je tzv. malá obec. Tedy uzavíráte-li smlouvu s mateřskou školkou, musíte sami bádat, z jaké obce pochází. V případě, že se zveřejní smlouva s danou menší obcí, není třeba se nijak bát, neboť tento subjekt zveřejněním zřejmě nikterak nepoškodíme.
  • Další typickou výjimkou jsou smlouvy uzavřené na burzách. Jelikož se nepodařilo vymyslet návaznost účinnosti smlouvy na přechod vlastnického práva příklepem kladívka, učinila se takovým smlouvám výjimka.
  • Zmínit lze rovněž adhezní smlouvy, které mohou hodně užívat městské nebo státní firmy. Výjimka byla v podstatě ušita na situaci, kdy městská vodárna uzavírá s velkým množstvím právnických osob (klientů) smlouvy na dodávky vody. Celou smluvní agendu tak lze zařadit do výjimky. Cílem zákonodárce zde bylo, aby se smlouvy na tyto komodity nezveřejňovaly.
  • Dalším příkladem z katalogu výjimek je to první, co si u smluv ověřujeme, tedy cena a hodnota. Představme si situaci, kdy se v Praze prodává nádraží za symbolickou cenu 1,- Kč. Je otázka, jak tato smlouva na zákon o registru dopadne. Zákon říká v § 3 odst. 2 písm. i), že do registru se nemusí dávat smlouvy, jejichž hodnota je nižší než 50 000,- Kč bez DPH. Co je ale hodnota? Pakliže je smlouva za symbolickou cenu, pak ale i v tomto případě se smlouva o prodeji nádraží do registru bude muset zapsat, neboť hodnota této smlouvy bude pravděpodobně nad 50 000,- Kč. Pokud jde o tzv. metadata, sem řadíme 3 alternativy: cenu, hodnotu nebo lze zaškrtnout „nelze určit“. Co do algoritmu je proto prvním krokem otázka, zda má smlouva hodnotu vyšší než 50 000,- Kč. Druhým krokem pak směřuje otázka na cenu. Je-li smlouva na cenu, uvedeme cenu, pakliže nikoli, je potřeba si nastavit hodnotu smlouvy. Nelze-li hodnotu uvést či zjistit, lze vyplnit položku „nelze určit“. Zákon o registru nám další vodítka neudává. Jako vodítko lze užít zákon o oceňování majetku nebo například i občanský zákoník, který hovoří o ceně obvyklé, není-li smlouva na peněžní plnění. Osobně bych doporučil o tomto příliš nehloubat, nezadávat například znalecké posudky na hodnotu předmětu, pro účely předpisu podle mého názoru postačuje definovat si cenu obvyklou a tuto uvést do registru. Uveďme si typický příklad: smlouva na opakující se plnění, například pronájem s právnickou osobu na dobu neurčitou s měsíčním nájmem ve výši 5 000,- Kč. Na začátku nevíme, zda smlouva dosáhne hodnoty 50 000,- Kč, její hodnotu bychom si na začátku mohli určovat několika způsoby. Doporučuji si říci, že pravděpodobně hodnota smlouvy přesáhne částku 50 000,- Kč, neboť je uzavřena na dobu neurčitou a já nemohu vyloučit, že tuto částku nepřeroste, čili smlouvu bych zveřejnil. Jakou cenu však do registru uvést? Podle mě by rozhodně nemohlo být špatně uvést výši měsíčního nájmu. Mohu se ale také řídit zákonem o oceňování majetku, podle nějž se v tomto případě postupuje podle pětiletého období trvání vztahu. Mohu rovněž uvést, že cenu nelze určit, což ale podle mého názoru už není příliš správné. O výjimkách však příliš nebádejme, doporučil bych spíše smlouvy zveřejňovat, pakliže by hrozilo, že argumentaci ve prospěch nezveřejnění nebudeme moci ustát.

Vraťme se zpět k algoritmu. Poté, co dospějeme k závěru o nutnosti zveřejnit smlouvu, ve třetím kroku je potřeba si uvědomit, že ze smlouvy nesmí jít ven nic, co by podle zákona č. 106 na žádost neprošlo. Typicky se jedná o obchodní tajemství, osobní údaje a další chráněné informace. Můžeme chránit obchodní tajemství své i protistrany. Podle § 504 OZ je jedním z definičních znaků obchodního tajemství, že „zajišťuje odpovídajícím způsobem jejich utajení“. Pakliže nám tedy druhá strana nesdělí, že něco ve smlouvě je jejím obchodním tajemstvím, a my tuto informaci zveřejníme, máme díky občanskému zákoníku dobrý argument pro to, že smluvní strana ochranu nezajišťuje. Obchodní tajemství lze nalézt i v metadatech. Zákon počítá s tím, že obchodní společnosti, které jsou na trhu s určitou komoditou (např. odpady), pak ve chvíli, kdy by tato společnost publikovala v registru smluv, od koho a za kolik nakupuje odpad, pak by tím v podstatě zveřejnila svou obchodní strategii. Přesně na tuto situaci pamatuje § 5 odst. 6 zákona o registru, který říká, že tyto subjekty si mohou i v metadatech chránit dlouhodobě informace o ceně či protistraně, je-li to ve svém souhrnu obchodním tajemstvím. Pokud bych si tedy naopak dělal smlouvu na catering nebo si kupoval ředitelské auto či stavěl halu, pak by se asi o obchodní tajemství nejednalo. V tomto ohledu je zajímavé se podívat do judikatury, co obchodním tajemstvím je a naopak není.

Kontraktační proces si můžeme zjednodušit tím, že budeme uzavírat ve smlouvách různé doložky o zveřejňování, které učiníme pravidelnou součástí smlouvy. Domnívám se, že tyto doložky či články smlouvy mohou fungovat jako filtr. Můžeme si jako součást formulářové smlouvy vložit ustanovení o tom, že smlouva tak, jak je uzavřena, může být rovněž zveřejněna, neboť neobsahuje osobní údaje ani obchodní tajemství. Nepřistoupí-li na to druhá strana, můžeme uzavřít doložku a výslovně identifikovat, co jsou osobní údaje či obchodní tajemství a jiné chráněné informace tak, abychom to ve smlouvě měli výslovně napsáno a následné zveřejnění bylo toliko mechanická práce a nikoli složitá právní úvaha o tom, co ve smlouvě je obchodním tajemstvím a co nikoli. Budeme-li tedy uzavírat formulářové smlouvy obsahující takovou doložku, bude praxe fungovat tak, že se smlouvy budou zveřejňovat tak, jak jsou. Ve druhé skupině by pak byly smlouvy obsahující obchodní tajemství s tím, že přímo v těchto smlouvách bude uvedeno, co tím obchodním tajemstvím je a nesmí se zveřejnit. Domnívám se, že je to mnohem lepší postup, než po uzavření smlouvy bádat nad tím, co je obchodním tajemstvím.

Zveřejnění smluv

Jak se smlouvy zveřejňují? Je potřeba zveřejnit tzv. metadata smlouvy, tzn. kdy, s kým, za kolik a předmět smlouvy. Podle § 5 je rovněž povinností zveřejnit strojově čitelný text smlouvy. Pokud jde o procesní úhel pohledu, je dobré si uvědomit několik skutečností. Zákon neříká, která smluvní strana by měla smlouvu zveřejnit, proto je užitečné si tuto povinnost přímo ve smlouvě či doložce ujednat, tj. ujednat, která strana tak učiní. Je to užitečné už proto, abychom si zajistili, že na konci smluvního procesu budeme mít strojově čitelnou smlouvu. Domluvíme-li se, že smlouva je uzavřena tak, aby jedna část byla určena pro vytištění a podpis a druhá část na mechanické oddělení chráněných informací a zveřejnění, je to ten nejjednodušší postup. Pokud jde o znečitelnění informací ze smlouvy, rozhodně nevhodné by bylo text začerňovat. Následně je potřeba vyplnit formulář a tento odeslat, opravovat, ačkoli v tomto ohledu jsou různé názory na to, co lze opravovat a nikoli. Nicméně aby bylo možno smlouvu po uplynutí 3 měsíců od zveřejnění opravovat, je nutné mít smlouvu zveřejněnou alespoň ve formě metadat. Ve lhůtě 3 měsíců od zveřejnění lze opravovat cokoli.

Nejčastější chybou je patrně nesprávný formát smlouvy, tedy formát, v němž smlouva není strojově čitelná. Obávám se, že soudy, které by smlouvu posuzovaly, by tento nedostatek mohly považovat za nesplnění podmínky zveřejnění. Dalším nedostatkem bývají chybějící metadata či chybně uvedený předmět smlouvy. Z něj by mělo alespoň genericky plynout, čeho se smlouva týká.

Zveřejněním smlouvy je splněno jen zdánlivě. Můžeme smlouvu zveřejnit podle zákona o registru, nicméně stále může existovat povinnost zveřejnit smlouvu i podle jiných právních předpisů, typicky na profilu zadavatele. Nepostačí, je-li smlouva zveřejněna na profilu zadavatele, ale nikoli již v registru smluv. I tato smlouva bude neplatná a neúčinná. Je nezbytné si rovněž pohlídat, zda dílčí předpis, podle nějž smlouvu zveřejňujeme, neobsahuje další požadavky na zveřejnění (například kratší lhůta pro zveřejnění smlouvy).

Závěrem

Lze shrnout nejdůležitější body zákona o registru: účinnost smlouvy, platnost smlouvy, sankce v podobě návratu bezdůvodného obohacení. Pokud jde o metodiku, doporučuji začít shora uvedenými doložkami, tj. uvést do smluv doložku, která umožní vložit smlouvu do registru v takové podobě, v jaké je, případně specifikovat obchodní tajemství a jiné chráněné údaje. Jednoduše si tak učinit filtr. Dále je potřeba si uvědomit, že i dodatky, objednávky a realizační smlouvy se posuzují jako smlouvy, a je proto nutno vyřešit, zda se musejí zveřejnit v registru. Dále je nutné zabývat se výjimkami z registru, ať už jde o osoby, ceny atp. Na otázku, co ze smlouvy nepatří do registru, odpovídá v zásadě zákon č. 106, tedy například výpočet jednotkových cen, osobní údaje, obchodní tajemství. Pokud jde o samotný vklad smlouvy do registru, je vhodné se s druhou smluvní stranou hned na začátku dohodnout, kdo bude držitelem strojově čitelného textu a ujednat si, kdo smlouvu zveřejní. I v registru se dá zařídit, že člověku, který ze smlouvy plní, dojde informace, že smlouva je v registru zveřejněna, čili že je účinná a strana může plnit bez obav.  


Konference Právo ve veřejné správě 2016

Dne 8. listopadu 2016 se v Brně konal již 5. ročník odborné konference Právo ve veřejné správě. Konference tematicky navazuje na odborný kongres PRÁVNÍ PROSTOR a je určena pro zástupce z řad státní správy a samosprávy. Letos vystoupilo 6 přednášejících odborníků z oblasti právní praxe i teorie. Pořadatelem byl právní informační systém CODEXIS pod mediální patronací právního portálu Právní prostor.cz. Více na http://www.pvvs.cz/.

veřejný registr smluv konference právo ve veřejné správě

Líbil se vám náš článek? Ohodnoťte ho, prosím.

Diskuze k článku 0 komentářů

Všechny komentáře se zobrazí po vstupu do diskuze

Vstoupit do diskuze

Nejoblíbenější články